Lorsque vous passez à Clock comme partenaire de connectivité de Booking.com, les réservations existantes créées manuellement ou via votre ancien fournisseur nécessitent une attention particulière. Si un client modifie ou annule l'une de ces réservations via Booking.com, la mise à jour peut ne pas se comporter comme prévu dans Clock.
Cet article explique ce qui se passe, les risques encourus et la meilleure façon de gérer ces situations.
Téléchargement des réservations futures
Lorsque vous activez la connexion, l'équipe d'assistance Clock PMS+ télécharge toutes les réservations actuellement prévues depuis votre compte Booking.com (c'est-à-dire les réservations créées avant l'activation).
Toutes les réservations téléchargées apparaîtront dans la Boîte de réception de la connexion en tant que réservations ignorées. Nous vous recommandons de les importer afin d'éviter les problèmes décrits dans la section « Qu'arrive-t-il lorsqu'un client modifie une réservation qui n'a pas été créée via la connexion Booking.com de Clock ? ».
Important : ces réservations n'incluront aucune information relative à la carte de crédit. Si vous avez accès à ces informations, vous devrez ajouter manuellement les détails de la carte à chaque réservation.
Pendant l'activation, l'équipe d'assistance Clock PMS+ peut vous aider si vous avez des questions concernant ces réservations. Si les mêmes réservations existent déjà dans Clock PMS+ (qu'elles aient été créées manuellement ou via un autre gestionnaire de canaux), elles doivent être annulées. Veillez à transférer toutes les informations pertinentes, telles que :
- Notes internes
- Tâches à faire
- Frais de folio
- Paiements
Après l'importation, vérifiez chaque réservation pour confirmer tous les détails (nom du client, type de chambre, dates, prix) et informez-nous si vous constatez des anomalies.
Traitement des factures pour les paiements anticipés provenant de réservations existantes
Nous vous suggérons deux approches principales. Si votre cas ne peut être résolu à l'aide de l'une de ces approches, veuillez consulter l'équipe d'assistance Clock PMS+ pour un examen individuel.
Annuler ou corriger entièrement et réémettre
- Annulez ou corrigez entièrement le paiement anticipé de l'ancienne réservation.
- Ajoutez le paiement anticipé en tant que nouvelle entrée dans la réservation nouvellement importée.
Conserver la facture d'origine :
- Conservez la facture du paiement anticipé dans l'ancienne réservation.
- Assurez-vous que l'ancienne réservation porte le même numéro de référence* que la nouvelle réservation importée.
*Cela vous permettra de retrouver facilement l'ancienne réservation dans le système lorsque vous devrez traiter l'acompte (voir ci-dessous).
Étapes :
- Ouvrez l'ancienne réservation.
- Modifiez son statut de « Annulé » à « Prévu ».
- Utilisez l'acompte comme nécessaire. Vous trouverez plus d'informations ICI.
- Une fois le paiement traité, remettez l'ancienne réservation au statut Annulé.
Cette méthode vous permet de conserver la facture d'origine tout en utilisant l'acompte pour la nouvelle réservation du client.
Qu'arrive-t-il lorsqu'un client modifie une réservation qui n'a pas été créée via la connexion Booking.com de Clock ?
Si une réservation a été :
- Créée manuellement dans Clock
- Importée via un autre partenaire de connectivité (par ex., avant de passer à Clock)
Clock ne la reconnaîtra pas comme étant liée à Booking.com lorsqu'un client modifiera la réservation.
Dans ce cas :
- Clock PMS+ traitera la modification comme une nouvelle réservation et en créera une. En cas d'annulation, la nouvelle réservation sera immédiatement annulée s'il y a suffisamment d'informations disponibles dans la communication XML. Dans le cas contraire, l'annulation restera dans votre boîte de réception sans être importée.
- La réservation originale restera dans votre système inchangée.
- Si la disponibilité est limitée, vous pouvez voir un avertissement de surréservation - il ne s'agit pas d'une véritable surréservation, mais du résultat de deux réservations actives simultanément.
Note : Cette situation de réservations dupliquées en raison de modifications apportées par les clients ne se produira que temporairement - pendant la période où votre système contient encore des réservations Booking.com qui n'ont pas été créées à l'origine par le biais de la connexion directe Clock. Une fois que toutes ces réservations auront été complétées, annulées ou remplacées (par exemple, par un transfert complet de Booking.com), toutes les modifications et annulations futures seront automatiquement traitées.