Nos articles précédents ont décrit comment vous pouvez recréer vos forfaits d'événements comme des modèles prêts à l'emploi dans Clock PMS+. Le fait de les avoir comme modèles réduira considérablement le temps nécessaire pour ajouter toutes les activités et tous les frais à vos nouveaux événements, tout en vous aidant à éviter les erreurs. Cet article vous montrera comment vous pouvez utiliser ces modèles.
Utilisation de vos modèles d'événements
Pour utiliser l'un de vos modèles, créez d'abord l'événement. Ensuite, naviguez vers le Planning d'activité, sélectionnez le bouton 'Modèles' et sélectionnez la date de l'événement pour lequel vous souhaitez créer des activités.
Note: Les modèles contiennent toujours des activités pour un seul jour. Si vous devez utiliser un modèle pour plusieurs jours, suivez les mêmes étapes pour chaque date.
Recherchez le modèle souhaité et cliquez dessus.
La fenêtre suivante affichera toutes les activités qui seront créées par le biais du modèle.
- Par défaut, toutes les activités sont sélectionnées pour être créées. Vous pouvez choisir d'en désélectionner certaines en utilisant la boîte de sélection (1).
- L'icône (2) indique si cette activité est une activité de restauration ou de salle de réunion.
- L'heure de début et la durée définies dans le modèle (3) sont chargées. Vous avez la possibilité de les modifier.
- Le nombre de PAX est repris de celui paramétré dans l'Événement (4). Vous pouvez le modifier si nécessaire pour chaque activité (par exemple, si tous les participants ne déjeunent pas).
- Vous verrez si un type d'activité est défini pour cette activité dans le modèle (5). Vous pouvez le modifier si nécessaire.
- Vous verrez si un style de mise en place est défini pour cette activité dans le modèle (6). Vous pouvez le modifier si nécessaire.
- La sélection dans la colonne emplacement (7) est 'Auto' ou les salles de réunion/restaurants. Lorsque vous choisissez 'Auto' :
- si vous avez une salle de réunion/restaurant spécifique sélectionnée dans le modèle, le système tentera d'attribuer l'activité à cet endroit. S'il est occupé, vous verrez un message d'erreur et vous devrez sélectionner un autre emplacement (ou déplacer l'autre activité vers un autre emplacement)
- si vous n'avez pas sélectionné un emplacement spécifique dans le modèle, le système tentera d'allouer l'activité à une salle de réunion/restaurant disponible pouvant accueillir le nombre de PAX. En outre, le style de mise en place (s'il est défini dans le modèle) sera également pris en considération lors de l'attribution automatique.
Résultat de l'utilisation d'un modèle
Lorsque l'on utilise un modèle, plusieurs choses se produisent:
- Les activités du modèle seront créées pour les espaces, pour la durée spécifiée.
- Les informations disponibles seront automatiquement ajoutées aux activités:
- nombre de PAX;
- Type d'activité (si sélectionné dans le modèle)
- Style de mise en place (si sélectionné dans le modèle ou spécifié lors de la création);
- Description (si ajoutée dans le modèle, visible dans les documents destinés aux visiteurs);
- Description pour le personnel (si ajoutée dans le modèle, visible dans les fiches de fonction);
- Les frais (si ajoutés dans le modèle) seront automatiquement inscrits dans le folio de l'événement. Ceux qui sont marqués dans le modèle comme 'Par client' seront multipliés par le nombre de PAX.