В предишните ни статии обяснихме как можете да пресъздадете вашите пакетни мероприятия като готови шаблони в Clock PMS+. Тези шаблони значително ще намалят времето, необходимо за добавяне на всички дейности и начисления към новите мероприятия, като същевременно ще помогнат за предотвратяване на грешките. Тази статия ще демонстрира как можете да използвате тези шаблони.
Използване на вашите шаблони за мероприятия
За да използвате някой от своите шаблони, първо създайте мероприятието. След това преминете към Календара на дейностите, изберете бутона „Шаблони“ и изберете датата на събитието, за което искате да създадете дейности.
Забележка: Шаблоните винаги съдържат дейности за един ден. Ако ви е необходим шаблон за няколко дни, следвайте същите стъпки, като настройвате датата в календара всеки път.
Потърсете желания шаблон и кликнете върху него. Следващият прозорец ще покаже всички дейности, които ще бъдат създадени чрез шаблона.
- По подразбиране всички дейности са избрани за създаване. Можете да изберете да не създавате някои от тях чрез полето за избор (1).
- Иконата (2) показва дали тази дейност е кетъринг или такава за зала за мероприятие.
- Началният час и продължителността, зададени в шаблона (3), се зареждат. Имате възможност да ги промените.
- Броят на PAX (участници) се взема от зададения в мероприятието (4). Можете да го промените, ако е необходимо за всяка дейност (например ако не всички участници ще обядват).
- Ще видите дали в шаблона (5) е зададен тип дейност за тази дейност. Можете да го промените, ако е необходимо.
- Ще видите дали има зададена подредба на зала за тази дейност в шаблона (6). Можете да я промените, ако е необходимо.
- Възможностите в колоната "Локация" (7) са "Автоматично" или залите за мероприятия/ресторантите. Когато е "Автоматично":
- Ако имате избрана конкретна зала за мероприятие/ресторант в шаблона, системата ще се опита да разпредели дейността на това място. Ако е заето, ще видите съобщение за грешка и ще трябва да изберете друга локация (или да преместите другата дейност към различна локация).
- Ако не сте избрали конкретна локация в шаблона, системата ще се опита да разпредели дейността в налична зала за мероприятия/ресторант, която може да побере броя на лицата (PAX). Освен това, подредбата на зала (ако такава е зададена в шаблона) също ще бъде взета под внимание при автоматичното разпределение.
- Ако имате избрана конкретна зала за мероприятие/ресторант в шаблона, системата ще се опита да разпредели дейността на това място. Ако е заето, ще видите съобщение за грешка и ще трябва да изберете друга локация (или да преместите другата дейност към различна локация).
Резултат от използването на шаблона
При използване на шаблон ще се случат няколко неща:
- Дейностите от шаблона ще бъдат създадени за локациите и за определената продължителност;
- Наличната информация ще бъде автоматично добавена към дейностите:
- Броят на PAX;
- Тип на дейността (ако е избран в шаблона);
- Подредба на зала (ако е избрана в шаблона или зададен при създаване);
- Описание (ако е добавено в шаблона, видимо в документи за гости);
- Описание за персонала (ако е добавено в шаблона, видимо в функционалните листи);
- Начисления (ако са добавени в шаблона) ще бъдат автоматично добавени към фолиото на мероприятието. Тези, отбелязани в шаблона като "На човек", ще бъдат умножени по броя на PAX.