Les événements sont souvent accompagnés d'un hébergement pour les participants. Comme il s'agit généralement de grands groupes, l'organisation prend plus de temps et la confirmation du nombre exact de chambres nécessaires n'est pas immédiate.
Sur la page principale de l'événement, la section Blocs permet de créer des blocs de chambres. Selon leur statut ou celui de l'événement, ces blocs peuvent affecter ou réduire la disponibilité de l'hôtel.
Important: La fonction Blocs est particulièrement utile pour gérer les grands groupes qui souhaitent séjourner dans votre propriété et qui n'organisent pas d’événement, par exemple pour les allotements des Tours Opérateurs ou les Tours Séries.
En outre, vous pouvez associer des tarifs aux blocs de chambres, afin de générer une offre complète. Vous pouvez également associer un code permettant aux organisateurs/participants de réserver eux-mêmes une chambre du bloc par l'intermédiaire de BookDirect (WBE).
Créer un bloc
Pour créer un bloc, cliquez sur le bouton "Ajouter" dans la section "Blocs" de la page de l'événement.
Pour créer un bloc:
- sélectionnez pour quel type de chambre vous souhaitez créer un Bloc.
- Il vous sera ensuite demandé de sélectionner les dates pour lesquelles vous souhaitez bloquer ces chambres. Trois options s'offrent à vous :
Linéaire
Reprend automatiquement les dates de l’événement et applique le bloc pour chaque jour de l’événement pour le type de chambre sélectionné. Une fois que vous avez sélectionné Linéaire, il vous sera demandé d'indiquer le nombre de chambres à bloquer et si vous souhaitez définir un nombre de jours avant expiration du bloc.
Périodes
Vous pouvez saisir une ou plusieurs périodes pour lesquelles vous souhaitez bloquer des chambres. Ces périodes doivent être comprises dans la période de l'événement que vous avez créé. Cette option est extrêmement utile pour créer des blocs dans le cadre d'allotements de tour opérateurs ou de Tour Series. Vous pouvez facilement bloquer des chambres pour plusieurs périodes au sein d'un même bloc/événement.
Une fois que vous aurez sélectionné "Périodes", il vous sera demandé de sélectionner la ou les périodes, de saisir le nombre de chambres à bloquer pour chaque période et de définir des Jours limites spécifiques à chaque période.
En outre, vous pouvez copier les périodes que vous avez ajoutées et les coller dans un autre bloc - par exemple lorsque vous créez des blocs pour un autre type de chambre.
Jours
Vous pouvez bloquer un nombre différent de chambres pour chaque jour de l’événement. Une fois que vous aurez sélectionné "Jours", vous verrez une liste avec chaque jour de l’événement.
Nous avons ajouté quelques outils pour vous aider à ajouter les blocs plus facilement, en particulier dans le cas d'événements de longue durée :
- Date (1) et Passer à la date (2) - vous pouvez modifier la date de début de la liste.
- Mise à jour en masse (3) - ajoutez le nombre de chambres bloquées pour toute la période chargée dans la liste.
Détails supplémentaires du bloc
Outre la création d'un bloc et sa conversion en réservation, le module Bloc offre également des fonctions plus avancées. Quel que soit le mode utilisé pour appliquer un bloc (Linéaire, Périodes, Jours), l'écran suivant s'affiche avant la finalisation du bloc :
- Nom (1) - vous pouvez saisir un nom pour le bloc. Ce nom est utilisé uniquement à des fins d'information interne.
- Code (2) - saisissez un code pour le bloc. Vous pouvez fournir ce code à l'organisateur/aux participants et ils peuvent l'utiliser pour créer eux-mêmes des réservations à partir du bloc par le biais de BookDirect (WBE). Pour en savoir plus, cliquez ici.
Note: Actuellement, chaque bloc doit avoir un code unique. L'utilisation du même code pour plusieurs blocs n'est pas possible pour le moment.
- Description (3) - vous pouvez ajouter une description supplémentaire à usage interne qui sera visible dans la ligne du bloc lui-même.
- Tarif (4) - sélectionnez un tarif attribué au bloc. En sélectionnant un tarif dans un bloc, vous pourrez :
- permettre aux organisateurs/participants de réserver eux-mêmes des blocs sur BookDirect (WBE) en combinaison avec le code (2)
- disposer d'une estimation des revenus attendus dans le rapport Prévisions d'occupation, CA et progression.
- être en mesure de générer une offre incluant le prix des chambres
- de gagner du temps lors de la conversion manuelle des blocs en réservations, car ces informations seront automatiquement transférées dans la réservation.
- Prix manuel / Devise (5) - Si vous avez convenu d'un tarif spécifique pour un groupe de chambres qui n'est pas disponible dans le tarif affiché, vous pouvez appliquer un tarif manuel. Ce tarif manuel remplacera alors le tarif standard sélectionné.
- Adultes/enfants par chambre (6) - indiquez le nombre d'adultes et d'enfants pour ce type de chambre et cette combinaison tarifaire.
- Statut (7) - vous pouvez modifier le statut du bloc pour qu'il soit " En option " ou " Annulé ".
Important: Différents blocs peuvent avoir des différents statuts. Par exemple, un bloc pour les chambre double peut être actif, tandis qu'un bloc pour les Suites peut être optionnel.
Important: Les blocs marqués comme "Optionnel" ne diminueront pas la disponibilité des types de chambre. De plus, si le statut de l'événement global est "Optionnel" ou "Allotement", les blocs ne peuvent être désignés que comme "Optionnel".
Résultat
Techniquement, c'est tout ce dont vous avez besoin pour créer un bloc. Il vous suffit de cliquer sur Enregistrer et tant que le statut du bloc est "Actif", le nombre correspondant de chambres sera retiré de la disponibilité et réservé pour cet événement.
Les blocs pour chaque type de chambre sont indiqués dans les prévisions d'occupation.
Jours avant expiration et Date d'option
Pour une meilleure gestion des blocs inutilisés, vous pouvez définir un nombre de jours avant relâche ou une date d'option. Cela permettra de libérer automatiquement ces blocs et de les rendre disponibles à la vente. Vous trouverez cette option dans la section « Bloc » de la page de l'événement.
Jours avant expiration
Avec les Jours avant expiration, vous définissez essentiellement une période de libération pour tous les blocs. Facultatif.
Par exemple :
- Date de début de l’événement : 10 mars. Durée : 3 Jours.
- Jours avant expiration : 7
- Le 4 mars, les blocs de chambres non utilisés (non convertis) pour le 10 mars seront libérés.
- Le 5 mars, les blocs de chambres non utilisés (non convertis) pour le 11 mars seront libérés.
- Le 6 mars, les chambres non utilisées (non converties) pour le 12 mars seront libérées.
Remarque : Cela permet de fixer des Jours avant expiration pour tous les blocs et pour toutes les périodes. Par ailleurs, chaque bloc/période peut avoir une période de validation différente. Par exemple, les blocs en période de haute saison peuvent avoir une période de validation plus courte.
 |  |
Date d'option
La date d'option est une date à laquelle les blocs de chambres bloquées seront libérés automatiquement. Facultatif.
Blocs supplémentaires pour le même type de chambre
Il est souvent nécessaire d'avoir deux blocs pour le même type de chambre. Par exemple, l'organisateur peut vouloir une offre/un bloc pour plusieurs chambres DBL à un prix/tarif de 2 PAX et plusieurs autres à un prix/tarif de 1 PAX, ce qui signifie que vous devez ajouter un bloc supplémentaire pour les DBL avec le prix/tarif/code de 1 PAX. Pour l'ajouter, suivez la même procédure que pour l'ajout du bloc et sélectionnez simplement un tarif différent ou appliquez un prix manuel.
Visualisation sur la page de l’événement
Tous les blocs (actifs et optionnels) seront visibles dans la section Blocs de la page de l'événement.
- Si l’événement dure 5 jours (4 nuits), le tableau de pick-up des blocs pour l’événement sera à jour et visible. En outre, vous pouvez toujours ouvrir le tableau de pick-up des blocs pour l’événement en cliquant sur le bouton "calendrier" (1) :
- Si l’événement est plus long, les blocs s'afficheront sous forme de liste :
En outre, vous disposez de liens rapides pour ouvrir le rapport de pick-up des blocs (x2), créer des réservations ou consulter les informations relatives aux réservations des chambres de l'événement.
Lorsque vous sélectionnez "Réservations liées", toutes les réservations liées à l'événement sont répertoriées et vous pouvez les ouvrir individuellement (1) ou les charger pour les fonctions groupées (2) (par exemple, Check-in, Check-out, Annuler, etc.).
Vous savez maintenant comment créer des blocs, appliquer des tarifs et des codes, etc. N'oubliez pas de lire également Conversion des blocs en réservations pour savoir comment convertir les blocs en réservations et comment les clients peuvent réserver eux-mêmes. Un autre article - Documents & Emails, pour voir comment les informations sur les blocs sont représentées dans les documents relatifs à l'événement (à la fois internes et destinés aux clients).