Lightspeed K-series

Introduction

L'intégration entre Clock PMS+ et Lightspeed K-series vous permet des opérations plus intelligentes et plus rapides. Elle complétera un cercle complet d'opérations automatisées et connectées en vous permettant de transférer vers des folios de réservation ou de société et d'avoir le contrôle des informations qui sont transférées.

L'interface prend en charge les fonctions suivantes:

1. Transfert de charges vers le PMS+:

• Vous pouvez transférer des charges vers un Folio de réservation:
• Vous pouvez transférer des charges vers des folios de société.
• Vous pouvez transférer des charges vers des folios d'événements.
• Grâce à la mise en œuvre d'une interface unique, vous pouvez utiliser le même champ de recherche dans LightSpeed pour trouver des clients (par nom ou par numéro de chambre), des sociétés acceptant les transferts de charges et des événements enregistrés, ce qui facilite grandement les transferts.

2. Transfert quotidien de revenus (facultatif).

• Cette fonction vous permet de générer des rapports de revenus consolidés pour votre hôtel et vos départements F&B.
• Toutes les charges qui n'ont pas été transférées vers un folio de chambre (par exemple, qui ont été payées en espèces/carte au point de vente) peuvent être transférées vers un compte Clock POS spécialement configuré dans le cadre de votre abonnement Clock PMS+.

• En outre, vous pouvez activer le transfert des paiements, afin qu'ils soient également inclus dans les rapports de Clock PMS+. Vous pouvez inclure ou exclure les revenus et les paiements générés par Lightspeed, qui ne sont pas encore transférés à l'hôtel, en incluant simplement le compte POS mentionné dans vos rapports avec votre/vos compte(s) Clock PMS+.

Configurations

Dans la série K de Lightspeed

Vous devez configurer un type de paiement spécial dans Lightspeed ou éditer un type de paiement existant (si vous avez connecté Lightspeed à votre PMS précédent) avec les informations suivantes:

• Naviguez vers le menu Configuration->Réglages->Méthodes de paiement.

• Créez un nouveau type de paiement ou modifiez un type existant avec les informations suivantes:
  • Type de méthode de paiement: sélectionnez 'Charger sur la chambre' (PAS le PMS).
  • Serveur PMS: sélectionnez 'Autre'

Dans Clock PMS+

• Naviguez vers le menu Réglages->Tous les réglages->AppConnector->Lightspeed (K-series)
• Connectez-vous à votre Lightspeed 'Business', en suivant les instructions et en entrant vos identifiants Lightspeed.

• Une fois connecté et autorisé, ajoutez votre (vos) site(s) "Business" (1).

• Une fois le(s) établissement(s) ajouté(s), utilisez l'icône en forme de crayon pour modifier la configuration (2).

• Canal des tâches (4) - sélectionnez un canal de tâches auquel seront attribués tous les messages automatiques concernant la connexion.
• Imprimer le texte dans les charges importées (5) -
  • Numéro de facture (par défaut): Le texte d'impression des frais transférés/importés comprendra le nom de l'établissement configuré, suivi du numéro de facture (par exemple, "Restaurant italien/#A123"). Cette option permet de regrouper les éléments par numéro de facture pour une impression compacte, ce qui permet d'obtenir une facture client plus courte.
  • Vide: Cette option laisse le texte d'impression vide, ce qui permet d'afficher chaque article séparément sur la facture, même avec l'option d'impression compacte.
• Transfert vers une société/un événement (6) - activez cette option si vous souhaitez autoriser les transferts vers des sociétés et/ou des événements.
• Afficher tous les folios de réservation (7) - activez cette option si vous souhaitez afficher tous les dossiers de réservation ouverts lors d'un transfert depuis LS.
• Une fois cela fait, cliquez sur " mapping de configuration de facturation" pour compléter la configuration des éléments.
• Une fois la configuration terminée, veillez à activer le transfert de données (3).

Mapping de configuration de facturation

Le “groupe comptable” de la série K de Lightspeed est utilisé pour la configuration. Mettez en correspondance les groupes comptables Lightspeed avec leurs groupes et catégories de revenus Clock PMS+ respectifs.

- Mapping de facturation par défaut - champ obligatoire. Les sélections seront utilisées en cas de transfert d'éléments provenant de groupes comptables non configurés.
- Pourboires - champ obligatoire. Sélectionnez un groupe de revenus et une catégorie pour les pourboires transférés.
- Copier les paramètres d'une autre configuration - dans le cas où vous exploitez plusieurs établissements et que vous les connectez tous à Clock PMS+, vous avez la possibilité de copier les paramètres de configuration de l'un à l'autre pour gagner du temps.

Transfert de fin de journée et mapping des types de paiement

Si vous souhaitez utiliser la fonction de transfert de fin de journée et avoir un rapport consolidé dans Clock PMS+ pour tous les revenus des hôtels et des points de vente, cliquez sur le bouton 'Transfert de fin de journée' à ce moment-là, vous verrez les paramètres suivants:

• Transfert de fin de journée (1) - activer si vous souhaitez utiliser la fonctionnalité.
• Compte POS (2) - Cliquez sur le bouton pour créer le compte spécial Clock POS auquel les revenus quotidiens de LS seront transférés, nécessaire pour le reporting consolidé. Pendant ce processus, vous pouvez configurer la première date de revenu (passée ou future) pour le transfert.
• Transférer les pourboires (3) - Cela permettra de transférer les pourboires vers les folios de l'hôtel ;
• Transfert de paiement (4) - Utilisez cette option, si les paiements doivent être transférés à la fin de la journée.
• Société (5) - sélectionnez un profil de société pour spécifier les informations de facturation du folio vers lequel l'intégralité des revenus quotidiens sera transférée. 

Si vous recevrez également des informations de paiement de Lightspeed, vous devrez également compléter le mapping du type de paiement. Il vous suffit de cliquer sur “Mapping des types de paiement” et de compléter le mapping.

Le mode de paiement ACCOUNTS_RECEIVABLE est utilisé lorsqu'une facture n'est pas clôturée à la fin de la journée. Le montant est alors transféré pour le jour suivant et il est inclus dans le transfert de fin de journée. Ces paiements ne sont pas liés à un numéro de facture.

Voici comment ils se présentent dans le rapport d'activité quotidien de Lightspeed:

• Une facture d'une valeur de 17,50 a été reportée au lendemain parce qu'elle n'a pas été clôturée :

• Le jour suivant, lorsque la facture est payée, elle apparaît avec une valeur négative de -17,50 :

Particularités de la connexion

- Les pourboires sont transférés avec 0 taxe.
- Si des réductions sont appliquées dans Lightspeed, le prix réduit de l'article ou des articles sera transféré.
- Les quantités d'articles peuvent initialement différer en cas de paiements mixtes pour la facture dans Lightspeed - par exemple, 1x3 EUR de café a 1 EUR payé en espèces et 2 EUR transférés dans la chambre. Dans cette situation, 0,67x 3 EUR (2,01 EUR) seront transférés sur la facture de la chambre, tandis que 0,33x 3 EUR (0,99 EUR) seront transférés lors du transfert de fin de journée. Cela permet de s'assurer que les quantités et les valeurs sont indiquées correctement.
- Si vous réouvrez ou annulez une facture transférée (dans Annuler), elle est à nouveau transférée vers Clock PMS+ avec des valeurs opposées.
- Si le type de paiement chez K series est configuré avec Type de méthode de paiement: Property Management System K series simulera le transfert vers la chambre sans le faire réellement, ce qui peut entraîner des pertes de revenus ! Attention !
- Avant que les données de fin de journée ne soient importées dans Clock POS, un contrôle est effectué pour vérifier si le jour ouvrable est indiqué comme terminé dans LightSpeed. Voici un article très utile qui explique comment le jour ouvrable est correctement ouvert/fermé dans Lightspeed K-series.

Résolution de problèmes

Journal

En raison des spécificités des systèmes, dans certains cas, il peut y avoir un écart dans les transferts. Cela se produit principalement dans le cas où un appareil Lightspeed (tablette) n'a pas rapporté les ventes au serveur au moment où nous (Clock) tirons les informations pour les revenus quotidiens.

Clock récupère les informations quelque temps après la clôture de la journée dans Lightspeed. Si, à ce moment-là, l'appareil n'a pas signalé ses ventes au serveur de Lightspeed, les revenus générés par cet appareil n'apparaîtront pas dans Clock.

Dans ce cas, allez à l'écran des paramètres de Lightspeed dans Clock PMS+ et appuyez sur le bouton "Journal".

Vous verrez s'il y a un transfert de revenu quotidien qui n'est pas traité en raison de données marquées comme incomplètes dans Lightspeed. Vous avez deux options:

• Forcer la synchronisation - utilisez cette option dans le cas où l'appareil qui n'a pas signalé ses ventes au serveur ne pourra pas du tout le faire. Cela peut être dû au fait que l'appareil est en panne. Les données seront marquées comme complètes et le transfert de fin de journée sera effectué, sans les ventes de l'appareil en panne.
• Synchronisation manuelle - utilisez cette option pour extraire les ventes de cet appareil une fois qu'il est de nouveau en ligne.
• JSON - utilisez cette option pour extraire la charge utile du message en vue d'un dépannage ultérieur par les équipes d'assistance.

Désactivation de la connexion

Si à l'avenir vous avez besoin de désactiver la connexion entre Clock PMS+ et Lightspeed Série K, veuillez suivre les étapes strictement dans l'ordre:

• accéder à votre compte LS K-series et modifier le type de paiement que vous utilisez pour la connexion avec Clock PMS+.
• Modifiez la sélection du serveur PMS. Pour que l'intégration fonctionne, vous devez sélectionner Serveur PMS-> Autre. Veuillez le changer pour quelque chose d'autre.

• naviguez jusqu'aux paramètres de Clock PMS+ pour K-series et désactivez le transfert de données.