Поддържани трансакционни модели
Този документ обяснява как експортният файл за счетоводство на Clock представя хотелската дейност съгласно два индустриални стандартни модела за признаване. Той избягва специфична за системата терминология и се фокусира върху това какви данни се експортират, кога се признават приходите и как да се съгласуват надолу по веригата във вашата счетоводна или ERP система.
Модели за признаване
Начислена база (признаване при предоставяне на услугата)
- Какво означава това: Приходите се признават на датите, на които се потребяват услугите (например всяка нощувка, денят на спа процедурата, моментът на късно напускане и т.н.).
- Кога се появява в експорта: На календарните дати, когато е изпълнено задължението за изпълнение. Многодневните престои се разделят на нощувки. Корекциите се отразяват на датата на промяната с офсет ред—реверсираща/коригираща операция, която отменя първоначалната сума за датата на услугата и презаписва коригираната сума на съответната дата. Пример: ако предходна нощувка, осчетоводена на €100, бъде променена на €110 на 15 октомври, експортът от 15 октомври ще включва −€100 (офсет) и +€110 (корекция) за тази нощувка; общите суми за предходния ден остават непокътнати.
- Какво включва експортът:
- Редове за приходи с детайлност до датата на услугата с нетни приходи, данъчна ставка, сума на данъка и данъчен код, където е приложимо.
- Съпоставена сметка от Главната книга и разходен център за всеки ред за приходи
- Плащанията, включително платежни средства (карта, пари в брой, банков превод, ваучери и т.н.), са изброени за всеки ред на плащане със съпоставяне на сметка от Главната книга.
- Предварителни / авансови плащания → записани като депозити (депозитна книга/пасив), а не като приходи.
- При отворени плащания по фолио → намаляване на гост сметката (неплатено салдо).
- При закрити плащания по фактури → намаляване на вземанията (A/R).
- Дневната промяна на депозита (ΔDeposit) се експортира за всяка финансова дата (като се спазва крайният срок на деня). Конвенция за знаците: a) + Сума, когато е получен депозит/аванс (пари в брой → депозитната книга се увеличава). б) − Сума, когато депозитът е консумиран/освободен/приложен (намаляване на депозитната книга)
- Типична употреба: Организации, следващи строги политики за начисляване, периодични приключвания, приведени в съответствие с датите на престой, управленско счетоводство и анализ на ефективността.
База на фактуриране (признаване при закриване/издаване на фолиото/фактурата)
- Какво означава това: Приходите се признават, когато фолиото на гост/компания е затворено или е издадена фактура—т.е. когато документът стане правен запис на продажбата.
- Кога се появява в експорта: На датата на закриване/издаване на документа.
- Какво включва експортът (два стила на изход):
- Стил на записване в дневника — обобщава затворените документи за периода в балансирани дневникови редове по счетоводна категория/данък/плащане (подходящо за обобщаващо записване).
- Стил на сметки & фактури — един набор от редове на отделен документ с данни за длъжника (клиент, адрес, данъчен номер), позиции, данъци и плащания (подходящ за допълнителна книга на вземанията в ERP).
- Типична употреба: Законови режими и работни процеси, които са съсредоточени върху фактури/фолиа, вземания, притежавани от ERP, електронно фактуриране или опростено ежедневно осчетоводяване.
Процес на интегриране & настройка
Общи принципи
- Адаптиран към вашия счетоводен софтуер: Преди стартиране експортът ще бъде конфигуриран така, че да съответства на изискванията за импортиране на вашия конкретен счетоводен/ERP пакет и версия (ред на колоните, задължителни полета, разделители/кодиране, данъчни кодове, G/L съпоставяне, идентификатори на документи).
- Основан на стандартен модел: Независимо от целевата система, експортът винаги ще се основава на един от трансакционните модели за признаване, описани по-горе—или начислена база (признаване по дата на услугата), или база на фактуриране (признаване по дата на документа).
- Изход и получаване: Предоставеният резултат е текстов файл (напр. CSV), който ще получавате по имейл по дневен график или ще генерирате по заявка за определен период. След това потребител във вашата организация импортира файла в счетоводния софтуер чрез стандартната му функция за импортиране.
Обичайният процес на внедряване
Ето типичният процес за конфигуриране и внедряване на стандартния експорт за счетоводство:
- Предварителен анализ & примерен файл: Започваме с искане на пример за формата на експортния файл, изискван от вашата конкретна счетоводна или ERP система. Моля, изпратете ни този примерен файл, за да можем да извършим предварителен анализ на структурата, задължителните полета и изискванията за импортиране.
- Сесия за QA на съдържанието на файла: В повечето случаи е необходима кратка онлайн Q&A (въпроси и отговори) сесия, по време на която ще зададем въпроси относно структурата и съдържанието на файла. Ако не сте напълно уверени в техническите изисквания, силно се препоръчва да включите представител от екипа за поддръжка на финансовата система, в която ще бъде импортиран файлът.
- Разработване и конфигуриране: Ние ще разработим необходимите експортни файлове въз основа на договорения формат. Едновременно с това вие ще конфигурирате вашата Clock система съгласно инструкциите, които ще получите по време на или веднага след QA сесията (стъпка 2).
- Тестване и активиране: След като разработката приключи, ние ще активираме опцията за експортиране във вашия акаунт, което ще ви позволи да тествате импортирането и интегрирането на файла с вашия счетоводен софтуер.
- Прецизиране и окончателни настройки: След тестването ще внесем всички необходими окончателни корекции и фини настройки в експортните файлове, за да гарантираме безпроблемна интеграция и пълно съответствие с изискванията на вашата система..