Facturation électronique PEPPOL via la passerelle billit.eu

Introduction

Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) est un réseau standardisé conçu pour l'échange sécurisé et efficace de documents électroniques, tels que les factures et les commandes. Développé à l'origine pour être utilisé dans toute l'Europe, Peppol est de plus en plus adopté par des pays en dehors du continent, devenant ainsi un leader mondial de la facturation électronique et de l'approvisionnement numérique.

Le réseau Peppol prend en charge tous les types de transactions—B2C (Business to Consumer), B2B (Business to Business) et B2G (Business to Government)—en fonction des exigences légales locales.

Comment fonctionne le réseau Peppol

Peppol fonctionne selon un modèle à quatre coins. Dans cette structure, chaque partenaire commercial (expéditeur et destinataire) se connecte au réseau par l'intermédiaire d'un point d'accès Peppol (AP) certifié - passerelle. Lorsqu'un document est envoyé, il passe en toute sécurité par l'AP de l'expéditeur, traverse le réseau Peppol et est délivré par l'AP du destinataire à son système de gestion. Ce modèle garantit l'interopérabilité, la sécurité et la standardisation au-delà des frontières et des systèmes.

Préparez votre compte Billit

Comme nous l'avons déjà mentionné, l'envoi de documents via le réseau PEPPOL nécessite l'utilisation d'une passerelle PEPPOL. À cette fin, nous avons choisi de travailler avec l'un des principaux fournisseurs de passerelles PEPPOL — Billit.eu.

Pour envoyer des documents, vous aurez besoin d'un compte Billit, que vous pouvez créer immédiatement ici :

Une fois votre compte Billit prêt, voici les détails dont vous aurez besoin pour les configurations de Clock Hospitality Cloud.

Connectez-vous à votre compte Billit

• Clé API. Récupérez votre clé API comme indiqué ci-dessous :

• Party ID. Récupérez votre Party ID comme indiqué ci-dessous :

Activation

Activez l'intégration depuis AppConnector (Paramètres > AppConnector) sous la catégorie "e-Invoicing".

Une fois l'intégration activée, ouvrez les Paramètres.

• Active - Sélectionnez si l'interface doit être active et envoyer des documents.
• API Key - Collez ici votre clé API Billit.
• Party ID - Collez ici votre Party ID Billit.
• Identifier type map - La section Identifiants du destinataire sert à configurer le ou les identifiants qui identifient de manière unique le destinataire de la facture au sein du réseau PEPPOL (ou d'un autre réseau de facturation électronique pris en charge). Ces identifiants permettent au réseau de déterminer où la facture électronique doit être délivrée. Vous pouvez configurer un ou plusieurs identifiants, tels que KVK, OIN, TVA, et d'autres. Si plusieurs identifiants sont configurés, tous les identifiants disponibles sont inclus dans le document, ce qui permet au réseau de réception de sélectionner automatiquement celui qui convient en fonction de ses règles de priorité. Cela permet également la livraison de documents en dehors du réseau PEPPOL (par exemple, vers Chorus Pro en France), prenant en charge les exigences de facturation électronique spécifiques à chaque pays. 

• Add charge source  (Ajouter la source des charges) - Activez cette option pour ajouter la source des charges de la facture. La source contient le plus souvent les détails de la réservation, y compris la période de séjour et le client principal ;
• Mode compact- Sélectionnez le niveau de détail de la vue du document PEPPOL :
  • Mode compact désactivé – Chaque charge est exportée séparément. ;
  • Mode compact activé – Les charges sont groupées de manière analogue à la vue compacte des folios :
    • regroupement par % de taxe et print_text ;
    • lorsque print_text est manquant, le champ de texte est utilisé ;
    • comme PEPPOL requiert un champ de quantité (qty), il est toujours soumis avec une valeur de 1.
• Types de documents - Sélectionnez les types de documents qui doivent être envoyés via PEPPOL / e-Invoicing. Si les folios clôturés sans type de document (option Clôturer en tant que Folio) doivent être exportés, activez "Envoyer les documents du folio ?" ;

Utilisation

Une fois configuré, vous pouvez envoyer vos documents à leurs destinataires.

Les documents sont traités par lots toutes les heures. Les documents suivants seront traités :

• Le document doit être clôturé avec un type de document activé dans les configurations.
• Le ou les champs d'identifiant configurés pour le client doivent être remplis. C'est ainsi que vous configurez quels clients recevront des factures électroniques et lesquels non.
• Un aperçu des documents traités ainsi que leur statut (succès ou échec) sont disponibles dans les journaux d'audit (Paramètres -> AppConnector -> PEPPOL and eInvoice connectivity with Billit.eu > Paramètres > logs).
• La valeur du Numéro de commande  du folio de clôture est exportée en tant que Référence vers PEPPOL. Ce champ est souvent utilisé par les clients pour valider le document.
• Les détails de la personne de contact de la société sont exportés – Prénom et Nom de la section Informations de contact. Ces informations aident les grandes organisations à identifier le service à partir duquel la dépense a été effectuée.
• Les remarques du folio sont exportées en tant que Commentaires dans le document PEPPOL. Elles contiennent souvent des informations importantes qui doivent parvenir au client.
• Texte d'impression des frais - Lorsque le texte d'impression des frais est ajouté, il est exporté en tant que nom de frais.