Електронно фактуриране през PEPPOL чрез портала billit.eu

Въведение

Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) е стандартизирана мрежа, създадена за сигурен и ефективен обмен на електронни документи, като например фактури и поръчки. Първоначално разработена за използване в рамките на Европа, Peppol все по-често се приема от държави извън континента, превръщайки се в глобален лидер в електронното фактуриране и дигиталните обществени поръчки.

Мрежата Peppol поддържа всички видове трансакции—B2C (Business to Consumer), B2B (Business to Business) и B2G (Business to Government)—в зависимост от местните законови изисквания.

Как работи мрежата Peppol

Peppol работи по модел с четири ъгъла. При тази структура всеки търговски партньор (изпращач и получател) се свързва с мрежата чрез сертифицирана Peppol точка за достъп (AP) - портал. Когато даден документ се изпраща, той преминава сигурно през AP на изпращача, през мрежата Peppol и се доставя от AP на получателя до неговата бизнес система. Този модел осигурява оперативна съвместимост, сигурност и стандартизация между различните държави и системи.

Подгответе вашия Billit профил

Както вече споменахме, изпращането на документи през мрежата PEPPOL изисква използването на PEPPOL портал. За тази цел избрахме да работим с един от водещите доставчици на PEPPOL портали — Billit.eu.

За да изпращате документи, ще ви е необходим профил в Billit, който можете да създадете веднага тук:

След като профилът ви в Billit е готов, ето данните, които ще ви трябват от него за настройките в Clock Hospitality Cloud.

Влезте в своя Billit профил

• API Key (API ключ). Вземете своя API ключ, както е показано по-долу:

• Party ID. Вземете своето Party ID, както е показано по-долу:

Активация

Активирайте интеграцията от AppConnector (Настройки > AppConnector) в категория "e-Invoicing" (Електронно фактуриране).

След като интеграцията е активирана, отворете Настройки.

• Active - Изберете дали интерфейсът да бъде активен и да изпраща документи.
• API key - Поставете тук вашия Billit API ключ.
• Party ID - Поставете тук вашият Billit Party ID.
• Identifier type map - Секцията Идентификатори на получателя се използва за конфигуриране на идентификатора(ите), които уникално идентифицират получателя на фактурата в мрежата PEPPOL (или друга поддържана мрежа за електронно фактуриране). Тези идентификатори позволяват на мрежата да определи къде трябва да бъде доставена електронната фактура. Можете да конфигурирате един или повече идентификатори, като например KVK, OIN, VAT и други. Ако са конфигурирани няколко идентификатора, всички налични идентификатори се включват в документа, което позволява на приемащата мрежа автоматично да избере подходящия въз основа на своите правила за приоритет. Това също така позволява доставка на документи извън мрежата PEPPOL (например до Chorus Pro във Франция), поддържайки специфичните изисквания за електронно фактуриране на съответната държава. 

• Add charge source (Добавяне на източник на начисленията) - Разрешете го, за да добавите източника на начисленията за фактурата. Източникът най-често съдържа подробности за резервацията, включително периода на престой и основния гост;
• Compact mode (Компактен режим) - Изберете колко детайлен да бъде изгледът на PEPPOL документа:
  • Compact mode disabled (Деактивиран компактен режим) – Всяко начисление се експортира отделно.;
  • Compact mode enabled (Активиран компактен режим) – Начисленията се групират аналогично на компактния изглед на фолиата:
    • групиране по % данък и print_text (текст за печат);
    • когато липсва print_text, се използва текстовото поле;
    • тъй като PEPPOL изисква поле за количество (qty), то винаги се подава със стойност 1.
• Document types (Типове документи) - Изберете типовете документи, които трябва да се изпращат чрез PEPPOL / e-Invoicing. Ако фолиата, затворени без тип документ (опция Затвори като фолио), трябва да се експортират, разрешете "Send folio documents?" (Изпращане на фолио документи?);

Употреба

След като сте направили настройките, можете да изпратите вашите документи на техните получатели.

Документите се обработват на партиди на всеки час. Ще бъдат обработени следните документи:

• Документът трябва да бъде затворен с тип документ, разрешен в настройките.
• Настроеното(ите) поле(та) за идентификатор на клиента трябва да бъде попълнено. По този начин конфигурирате кои клиенти ще получават електронни фактури и кои не.
• Преглед на обработените документи, както и техният статус (успешен или не), са налични в Одит лог (Настройки -> AppConnector -> PEPPOL и eInvoice свързаност с Billit.eu > Настройки > Логове).
• Стойността на Номер на поръчка за покупка (Purchase Order Number) от затварящото се фолио се експортира като Референция към PEPPOL. Това поле често се използва от клиентите за валидиране на документа.
• Данните за лице за контакт на фирмата се експортират – Собствено име и Фамилия от секцията Информация за контакт. Тази информация помага на големите организации да идентифицират отдела, от който е направен разходът.
• Забележките към фолиото се експортират като Коментари в документа PEPPOL. Те често съдържат важна информация, която трябва да стигне до клиента.
• Текст за печат на начислението - Когато е добавен текст за печат на начислението, той ще бъде експортиран като име на начислението.