Импорт на Гости/ Руминг Листи

Функционални възможности

За този модул използвахме иновативен и уникален подход, за да предоставим мощен инструмент, който да помага на хотела да обработва с лекота групи от всякакъв размер. Това не е просто "импорт" от структуриран файл. Това е интерактивен помощник, обхващащ процеса по обработка на данни, получени от организатора на групата, до създаването на резервациите. 

Ето и обобщение на функциите, които модулът включва:

• Работи с всякакви входни формати: pdf, doc, txt, xls, email и т.н. - всичко, от което може да копирате текст;
• В реално време системата показва как "разбира" разпределението на гостите по стаи, още докато редактирате входните данни;
• Запазва оригиналните описания от списъка с гости като забележки, за да ги използвате в следващите стъпки;
• Работи с различен брой имена на гостите, в зависимост от входните данни;
• Може да разпознае обръщенията към гостите;
• Може да укажете дали гостите са възрастни или деца, както и възрастта на децата;
• Може да разбере референтният номер и дата на всяка резервация;
• Пренася автоматично информация от Компанията, Мероприятието и Блока, за да не я попълвате ръчно;
• Дава информация за остатъка от блокираните стаи в реално време, докато разпределяте стаите по блоковете;
• Дава възможност да редактирате всички полета преди импорта;
• Дава възможност за междинно записване и четене към/от прикачен файл към мероприятието преди финалния импорт.

Работа с модул "Импорт на Гости/ Руминг Листи"

Функционалността за импорт на Руминг листи е създадена да работи от една страна като самостоятелна функция, а от друга в комбинация с модул Мероприятия, за да улесни процеса по създаване на резервации, на база списъци с имена на гости. Обработката на един Гост/Руминг лист, преминава в три стъпки:

1. Подготовка на текста на Гост/Руминг листа, така че да бъде разделен по Стаи.
2. Разпределение на Стаите по Блокове (ако има такива в Мероприятието).
3. Допълване на останалите полета по резервацията, Преглед и Създаване на резервациите.

Подготовка на текста на Гост/Руминг листа.

Отворете екрана за импорт. Ако списъкът на гостите е свързан с конкретно Мероприятието, натиснете бутона "Гости / Руминг лист - импорт" в неговата Блок секцията или за самостоятелен списък с гости, достъпете функцията от менюто за навигация - секцията Резервации.

Началото е просто. Отворете файла съдържащ Гост/Руминг листа, който сте получили от вашият партньор, копирайте съдържанието му и го поставете в полето в ляво (1).

В реално време ще видите в дясната част (2) как системата е "разбрала" файла.

Следвайте няколко прости правила, за да разпределите гостите по стаи, както и да може системата да извлече максимално много информация, без да се налага ръчно въвеждане:

• Изберете форматът на името, както и дали въведения списък включва обръщения.
• Поставете имената на гостите в началото на реда.
• Сложните имена, съставени от много части, трябва да бъдат свързани с "_", която ще бъде премахната автоматично след импорта. Пример: "Adria van der Berg" > "Adria van_der_Berg".
• Текстът, въведен след имената на гостите, се използва като забележка.
• За да разделите гостите по стаи, използвайте празен ред.
• '@' в началото на реда маркира госта като дете, а числото задава детската възраст ( @ , @2 , @10). За да направите бърза промяна и да маркирате госта като дете, кликнете върху червения бутон "Възрастен", от списъка в дясно (2).
• '-' в началото на реда маркира текста като забележка и го пренася на следващите стъпки.
• За да извлечете Референтен номер и Дата, поставете '#' преди номера на резервацията и '/' преди датата. (#BO23-12345/01.01.2024)

За допълнително улеснение при подготовката на стаите, сме добавили няколко бързи функции - бутоните над редактора в лявата част.

• Изберете с какви данни за гостите разполагате - обръщение, брой и подредба на имената (3);
• Бутон за бързо премахване на празните редове (4) в целият текст;
• Бутон за бързо разделените на избраните редове по един гост (5) в стая;
• Бутон за бързо разпределение на избраните редове по двама госта (6) в стая;
• Бутон за бързо слепване на избраните имена (7), ако са от няколко думи "von der Leyen" -> "von_der_Leyen".

Всички зададени или пропуснати данни тук, могат да бъдат попълнени на последната стъпка. След като приключите с обработката на списъка и разпределението на гостите по стаи, продължете към следваща стъпка.

Разпределение на Стаите по Блокове

На тази стъпка ще определите Компанията, Агента, Мероприятието (8)  и Блоковете (9), с които са свързани резервациите. Ако сте започнали процеса от конкретно Мероприятие, тези данни вече са избрани.

Ако мероприятието има блокове, може да изберете кои стаи към кой блок се отнасят. За целта от списъка вляво селектирайте стаите и след това кликнете върху Блока, с който искате да ги свържете.

Докато разпределяте блоковете, виждате за всеки блок - броя на блокираните оставащи стаи, които се намалят, докато свързвате стаите с блоковете. Тези цифри са обобщени и показват минимума от стаите на блока за целият период. В определени ситуации, тези обобщени цифри може да не са достатъчно точни - например ако резервирате няколко последователни периода, в които стаите не се застъпват. В такива ситуации може да ползвате детайлният изглед на справка Използвани Блокове, към която сме добавили бърз линк.

На база какво сте избрали на тази стъпка, системата ще попълни автоматично следните полета за бъдещите резервации:

• Периода - от Мероприятието;
• Типа стая - от Блока;
• Тарифата и ръчната цена - от Блока;
• Гаранционната политика и Храните - от Тарифата на Блока;
• Цвят, Разходен център и Маркетинг Сегментации - от Мероприятието;
• Трансферно фолио - от Мероприятието, ако е избрано "Трансферно Фолио по подразбиране".

Допълване на останалите полета по резервацията и Преглед

На тази последна стъпка, имате възможност да прегледате всички резервации, които ще бъдат създадени. Също така може да промените всички автоматично попълнени данни или да допълните нови.

В таблицата с резервациите, в хедъра ще забележите че за определени колони има бутон за редакция (10). Ако го изберете, ще може да попълните данните за гостите или резервацията директно в таблицата.

Също така, може да ползвате екрана за масово попълване:

• В таблицата изберете редовете, чиито данни искате да актуализирате и кликнете бутона за редакция (11) горе вляво.
• Във формата за редакция, попълнете стойности за полетата, които желаете да коригирате. За да изтриете съдържанието на вече попълнено поле, изберете бутона с иконата за изтриване (14) вдясно от него.
• За да приложите промените, потвърдете с бутон "Обнови".

Ето и никои интересни функции, които може да използвате в екрана за масово попълване:

• Освен резервации за стаи, може да създавате и резервации за гости без престой в хотела - от формата за редакция, изберете чек бокса "Изисква се ресурс стая" (12) на позиция "Не".
• Може да забраните импортирането на дадени стаи, ако прецените, че не трябва да се създават резервации за тях - изберете полето "Не импортирай" (15) на "Да".
• И накрая още една интересна функция - "Отдели доп.гости при настаняване"(13). Знаем, че в доста ситуации се налага да ползвате функцията "споделяне" на стая, при която две резервации се настаняват в една стая. Активирайте полето, за да отбележите, че допълнителните гости ще бъдат отделени в самостоятелна резервация, при настаняване.

Междинен запис на Руминг листа

Ако обработвате много дълъг списък с имена и подготовката му за импорт изисква повече време, на последна стъпка имате възможност да запишете Руминг листа, до където сте го обработили, за да може по-късно да продължите от същото място. Опцията е налична в случаите, когато импортът се инициира от конкретно Мероприятие.

•  За да запишете текущия списък, използвайте бутон "Запиши като" (16) . Системата ще ви предложи име на файла, в което ще отбележи дата и час на записа. Просто потвърдете и списъкът ще бъде запазен като прикачен файл към Мероприятието.
• За да заредите запазения Руминг лист, отворете екран "Импорт на Гости/ Руминг Листи" през Мероприятието, придвижете се до стъпка 3 и изберете бутон "Зареди.." (17).  Изберете файла от списъка и потвърдете.

Импорт на Руминг листа

Когато сте попълнили всички необходими данни за резервациите, може да изпълните импорта. Изберете бутон "Импорт" в горния десен ъгъл и потвърдете, за да стартира процеса.

В реално време виждате как върви обработката на Руминг листа и създаването на резервациите. Системата ще създаде резервации за всички стаи, за които са попълнени необходимите данни. Възникнали грешки при импорт ще бъдат показани в екрана. След като процесът приключи, системата ще изведе статистика за броя обработени стаи, създадени резервации и възникнали грешки. Използвайте бутон "Отвори в разширено търсене" (18), за да достъпите списъка с новосъздадените резервации.