Utilisation des codes événement et du bloc
Le principal avantage de l'utilisation des codes codes est que vous pouvez créer des blocages des chambres pour un événement ou une réservation de groupe et permettre aux organisateurs/clients de créer eux-mêmes des réservations via le moteur de réservation en ligne (WBE) à l'aide du code. Les réservations sont alors attribuées automatiquement à l'événement/la réservation de groupe et une unité est sélectionnée dans le bloc.
Pour activer cette fonctionnalité, vous devez procéder comme suit :
- assurez-vous d'avoir activé le champ 'Montrer le code du bloc' et/ou 'Afficher le code d'événement' dans les paramètres WBE . Plus d'informations ICI.
- créez un bloc dans un événement et définissez les paramètres suivants :
- sélectionnez un tarif qui sera associé au bloc
- facultativement, entrez un prix manuel - ce prix remplacera le prix du tarif sélectionné si le prix convenu est spécifique et n'est disponible dans aucun de vos tarifs
- En option indiquez le nombre d'adultes et d'enfants concernés par ce bloc
Ensuite, vous devez appliquer le code. Vous avez 2 options :
Code de l'événement
Le code de l'événement peut être appliqué lors de la création de l'événement ou via la section Blocs d'un événement existant.
Le code de l'événement s'appliquera à tous les blocs définis dans l'événement, sauf si un code du bloc est également appliqué.
Code du bloc
Le code du bloc peut être appliqué à un bloc spécifique. Deux blocs ne peuvent pas avoir le même code.
Pour les deux types de code, vous pouvez utiliser le bouton « Générer » et le système générera un code numérique. Vous pouvez également définir vos propres codes. Il n'y a AUCUNE restriction quant au fait que le code doit être uniquement numérique.
Application des deux codes
Veuillez noter que vous pouvez appliquer un code d'événement et un code du bloc pour certains blocs.
Exemple d'utilisation conjointe des deux codes :
Nous avons un événement dans lequel quatre blocs sont créés :
- Chambre double pour 1 client nommé « Single Use »
- Chambre double pour 2 clients nommée « Double Use »
- TRPL – chambres pour trois clients
- 1 chambre double pour l'organisateur, sans frais
Vous appliquez un code événement. Grâce à ce code unique, les clients pourront réserver tous les blocs. Dans notre exemple, cependant, nous avons un bloc pour l'organisateur qui ne doit pas être accessible à tous les clients car il est gratuit. Nous introduisons donc un code du bloc distinct uniquement pour ce bloc.
Que se passe-t-il dans ce cas ?
- Le code de l'événement peut être utilisé pour réserver les trois blocs pour lesquels aucun code du bloc n'a été attribué.
- Le quatrième bloc (pour l'organisateur) ne sera accessible qu'à l'aide de son code spécifique.
Une fois que tout est prêt, vous pouvez fournir le ou les codes aux organisateurs de l'événement/du groupe et leur demander de créer eux-mêmes les réservations via le WBE. Ces réservations seront automatiquement associées à l'événement et prélevées sur le bloc. Sur le WBE, seul le tarif associé au code du bloc qu'ils ont saisi leur sera proposé.
Exemples d'utilisation des codes du bloc :
- un événement avec des blocages des chambres pour lesquels l'organisateur peut réserver les chambres via le WBE.
- une réservation de groupe importante pour laquelle vous avez utilisé des blocages des chambres afin de réserver des chambres. L'organisateur peut réserver les chambres via le WBE, ce qui vous évite d'avoir à envoyer constamment des emails, à modifier sans cesse les rooming lists et à créer manuellement les réservations.
- vous travaillez avec des sociétés ou des voyagistes pour lesquels vous avez des contingents stricts et avez utilisé des blocages des chambres pour réserver les unités. À l'aide d'un ou plusieurs codes du bloc, la société/le voyagiste peut réserver lui-même des chambres à partir de son allocation via le WBE.