Clock PMS+ поддържа няколко вида статуси на резервацията. Всеки един от тях индикира определена нейна характеристика. Чрез тях лесно може да филтрирате и разграничите различните видове резервации. Можете да ги използвате и за да автоматизирате някои процеси.
Статус на потвърждение
Статусът указва дали към госта или контактното лице за резервацията е изпратен имейл за потвърждение. Резервациите, създадени през BookDirect (ОРС), постъпват със статус “Потвърдена”. Всички останали резервации могат да бъдат потвърдени по следния начин:
- Като изпратите потвърдителен имейл чрез бутон “Потвърждение” в екрана за преглед на резервацията или чрез функционален бутон “Потвърждение” в екраните за търсене на резервации;
- Като отбележите резервацията като потвърдена (в случаите когато е потвърдена по друг начин). За целта използвайте опциите, описани в предходната точка, но вместо да изпратите имейл, изберете опция “Потвърдете!”.
Статусът на потвърждение може да се използва при:
- Настройка на автоматичните имейли през Гест мейлър;
- Като допълнителен филтър в Разширеното търсене на резервации.
Статус на гаранция
Гаранционният статус е маркер, който показа дали за резервацията са изпълнени условията за гарантиране. Промяна на статуса може да се направи:
- Ръчно - потребител отбелязва резервацията като гарантирана:
- чрез промяна на статуса при редакция на резервацията чрез отметка “Гарантирана” (под поле “Гаранционна политика”)
или
- чрез функционален бутон Гаранция->Направи гарантирана в екраните за търсене на резервации.
- Автоматично гарантиране се изпълнява в следните случаи, при условие че за резервацията са изпълнени условията по избраната гаранционна политика:
- Резервации, постъпили през BookDirect (ОРС), които не са с банкова гаранция, са автоматично гарантирани;
- Резервации, постъпили през канални мениджъри, които работят в комбинация с платежен оператор;
- Резервации, постъпили през канални мениджъри, които не работят в комбинация с платежни оператори, се гарантират автоматично, при условие че в резервацията има записани данни за кредитна карта;
- Гостът сам гарантира резервацията си през Мy Booking Portal (Персонален портал на госта);
- Задачите за автоматични плащания могат да отбележат резервация като гарантирана;
- Токенизация на карта в резервацията.
Гаранционният статус на резервацията може да се използва:
- При настройка на задачите за автоматични плащания;
- При конфигуриране на автоматичните съобщения през Guest Mailer;
- Ясно разграничаване на резервациите в монитор “Календар на стаите”;
- Сегментиране на данните в справките;
- Справка “Резервации, очакващи гарантиране“ - за проследяване на сроковете за гаранция;
- За допълнително филтриране на резервациите в Разширеното търсене на резервации.
Статус на настаняване
Освен маркер дали е настанена, статусът индикира и дали резервацията е валидна. Валидните резервации имат един от следните статуси:
- Очаквана - всички нови резервации се създават с този статус. Независимо от текущия статус на резервацията (включително невалидна), тя винаги може да бъде възстановена със статус “Очаквана”. За целта отворете резервацията за преглед и изберете бутон Функции->Направи-Очаквана;
- Настанена - резервации, отбелязани като настанени в хотела. За да промените статуса на “Настанена”, е нужно резервацията да има разпределен номер на стая. Вижте как се настаняват резервации;
- Изпратена - индикира, че гостът е напуснал хотела. Само “Настанени” резервации могат да бъдат отбелязани като изпратени. Гостът може сам да отбележи, че е отпътувал, през Мy Booking Portal (Персонален портал на госта) или вижте как се изпраща резервация в Clock PMS+.
Невалидните резервации може да имат един от двата статуса:
- Анулирана - използвайте в случаите, когато гостът е отказал резервацията си. За да отбележите резервация като анулирана:
- отворете резервацията за преглед и изберете бутон Функции->Анулирай резервацията
или
- през екраните за търсене на резервации, в режим на обработка на множество резервации, използвайте функционален бутон Анулирай резервацията->Анулирай резервацията.
- Непристигнала - използвайте в случаите, когато гостите по Очаквана резервация просто не са се явили. За да промените статуса:
- отворете резервацията за преглед и изберете бутон Функции->Непристигнала
или
- през екраните за търсене на резервации, в режим на обработка на множество резервации, използвайте функционален бутон Анулирай резервацията->Непристигнали.
Двата статуса могат да се приложат за всяка валидна резервация, което води до прилагането на политиката за анулиране (ако има такава избрана за резервацията).
Статусите на настаняване може да използвате за:
- Конфигуриране на автоматичните съобщения през Guest Mailer;
- Филтриране на резервациите в Разширеното търсене;
- Да разграничите различните валидни резервации в монитор "Календар на стаите";
- Филтриране на резултатите в справка “Резервации по сегменти”.
