Експортът към ЕСТИ е разработен, за да автоматизира прехвърлянето на данни за регистрираните туристи към Единната система за туристическа информация. Експортът е реализиран посредством CSV файл, който следва ежедневно да бъде създаван и импортиран в платформата на ЕСТИ.
Настройка
За да се генерира коректен файл първо е необходимо да заложите вашият идентификатор, предоставен от ЕСТИ при регистрацията на мястото за настаняване. Препоръчваме ви да не го въвеждате ръчно, а да го копирате от платформата на ЕСТИ и след това да го поставите в Clock PMS+.
- От менюто за навигация изберете Справки->Всички справки->Локализации->Единна система за туристическа информация - ЕСТИ;
Ако за първи път отваряте екрана, директно ще ви се зареди формата за въвеждане на настройките. Ако имате направена конфигурация, но искате да я промените, преминете в таб "Настройки".
- Поставете идентификатора в поле "AccomodationPlaceUin";
- Ако НЕ желаете да експортирате данни за цена на нощувката, в поле "Експорт на цени" изберете стойност "Деактивиран";
- Потвърдете настройките с бутон "Запиши", в горния десен ъгъл.
Няколко обекта за настаняване в един PMS акaунт
Възможно е помещенията във вашия хотел да са регистрирани като няколко обекта за настаняване в ЕСТИ. Например ако имате стаи с две различни категории, за които в платформата на ЕСТИ имате регистрирани две места за настаняване с два различни идентификатора. Ето как да заложите тези идентификатори в Clock PMS+:
- Отворете настройките и в поле "AccomodationPlaceUin"(1) поставете идентификатора, към който попадат по-големият брой от стаи на вашия хотел;
- Кликнете върху линка "Стаи AccomodationPlaceUin"(2) - ще видите пълен списък на стаите. В реда на всяка стая може да поставите идентификатора, към който стаята е регистрирана в ЕСТИ. Тук опишете само тези стаи, които са изключение и не спадат към идентификатора, който поставихте в поле "AccomodationPlaceUin"(1) за целия хотел.
- Запишете всички настройки.
Документи за самоличност
Настройката "Документи за самоличност - кодове"(3) ви дава възможност да направите съответствия между типовете документи, използвани в адресните карти на гостите и приеманите от ЕСТИ стойности. Тази опция е изключително полезна за тези от вас, които използват автоматизирано попълване на данните за гостите посредством четец или скенер на документи, понеже различните издатели на документи е възможно да използват различни кодове.
За да настроите съответствията:
- Изберете настройката “Документи за самоличност - кодове”, за да се заредят кодовете за типовете документи, поддъражни от ЕСТИ (DRL, ICA, PAS);
- Срещу всеки един от поддържаните типове документи, попълнете кодовете, които смятате за идентични. За да въведете няколко кода за един тип документ, добавете необходимия брой редове с бутон “+” .
- Накрая запишете всички настройки.
След като сте направили тези минимални настройки, може да изпълните експорт на данни и да генерирате файл за импорт в платформата на ЕСТИ.
Експорт на данни
Нашият съвет е да експортирате данните в деня след датата на пристигане на резервациите. По този начин ще сте сигурни, че всички гости от предходния ден вече са настанени и техните регистрационни карти са обработени.
За да генерирате експорта:
- От менюто за навигация изберете Справки->Всички справки->Локализации->Единна система за туристическа информация - ЕСТИ;
- Въведете начална и крайна дата на периода, за който искате да експортирате данни. Ако искате да експортирате данни само за един ден, просто въведете една и съща начална и крайна дата за периода;
- За да създадете експортен файл изберете бутон "Експорт"(5). Системата автоматично ще назначи име на експортния файл, което съответства на периода, който експортирате.
Вашият експортен файл е готов за импорт в платформата на ЕСТИ.
Важно: НЕ отваряйте експортния файл, за да го прегледате или коригирате. Това може да повреди формата на данните, при което файлът може да бъде отхвърлен от платформата на ЕСТИ или да бъдат импортирани грешни данни.
Съвет: Може да прегледате данните преди да генерирате файла като използвате бутон "Търси"(4). Проверете дали всички изискуеми полета са попълнени в регистрационните карти на гостите. Ако откриете пропуски, коригирайте данните преди да генерирате експортния файл.
Таб "Справка"
В таб "Справка" ще намерите хронологогия на всички изпълнени експорти. Чрез бутон "Потвърди качването", в края на всеки ред, бихте могли да отбележите дали данните от файла са импортирани успешно в платформата на ЕСТИ. По-този начин ще имате по-добра проследяемост на трансфера на данни.
Как работи експортът
Ето какво трябва да имате предвид за данните, които попадат в експортния файл:
- Включват се регистрационни карти на гости само от настанени и изпратени резервации;
- Експортират се данни както за нови регистрации, така и актуализации към вече съществуващи регистрационни карти;
- В зададения период попадат всички нови регистрационни карти на гости, чиято дата на пристигане попада в периода на експорта;
- Включват се актуализации, направени в периода, на регистрационни карти на гости, чиято датата на пристигане е НЕ по-стара от 30 дни от крайната дата на експортирания период;
- Не се експортират регистрационни карти, които попадат в периода, но за тях НЕ е избрана отметката "В хотелския регистър";
- Не се експортират анулации на регистрационни карти, породени от изтриване на регистрационна карта или анулация на резервация.