С тази статия стартираме поредица от материали, които ще ви помогнат да организирате правилно процеса по обработка на резервации от Туроператори чрез инструментите на Clock PMS.
Първата тема, която ще разгледаме е да изясним модела, по който ще се разпределят и фактурират услугите на резервациите на конкретния туроператор. Изключително важно е правилно да дефинирате и конфигурирате тези правила, тъй като това ще ви гарантира:
- автоматично съдаване на фолиата и коректно разпределяне на начисленията между тях;
- елиминиране на нуждата от ръчно преместване на начисленията;
- гарантиране на коректно фактуриране на услугите.
Важно: Не въвеждайте резервациите на туроператора, ако моделът за разпределяне на начисленията не е ясно дефиниран и конфигуриран. В противен случай ще се наложи ръчна обработка на начисленията.
Анализ на модела на работа
При работа с Туроператори, в повечето случаи моделът е следният:
- пакетните услуги (нощувка и изхранване) са предварително договорени и се фактурират към туроператора;
- допълнителните услуги се заплащат от госта на място
За да бъде този модел прилаган автоматично за резервациите на туроператора, е необходимо да бъдат дефинирани конкретни правила, които в Clock се наричат Рутери на начисления.
За да конфигурирате правилно вашите рутери, е нужно да си отговорите на няколко въпроса. Всеки отговор на въпросите по-долу, ще ви помогне да настроите правилата за автоматично рутиране.
Какви типовете услуги предоставяте на гостите на конкретния Туроператор
Избройте всички услуги, които ще се начисляват.
Например:
- Нощувки
- Изхранване (закуска, HB, FB и др.)
- Туристически данък
- Допълнителни услуги (СПА услуги, паркинг и др.)
Кой е платеца за всяка услуга
За всяка услуга отговорете на въпроса "Кой я заплаща?".
Например:
- Туроператор - заплаща нощувка, закуска и вечеря;
- Гост - заплаща допълнителни услуги, консумирани на място.
Платецът определя към кое фолио се начислява услугата – към фолио на Туроператора или на Госта.
Дефинирайте дали има изключения
Проверете дали има услуги, които не следват основното правило.
Наример:
- Всички услуги са за туроператора, освен СПА;
- Туристическият данък винаги се заплаща от госта.
Изключенията, ако има такива, трябва да бъдат ясно дефинирани, тъй като ще изискват отделни правила с по-висок приоритет.
Как се групират начисленията за фактуриране
Определете как ще се групират начисленията за издаване на документи.
Например:
- Туроператор:
- по дати на пристигане,
- по дати на заминаване,
- по ваучери
- самостоятелно фолио за всяка резервация;
- Гост :
- всички услуги в основното фолио,
- отделно фолио за специфични услуги (ако е необходимо).
Обобщаване на модела
За по-голяма яснота може да обобщите информацията в таблица.
Например:
Тип начисление | Платец | Къде се начислява | Как се групира |
| Нощувка | Туроператор | Фолио на компания | По дата на пристигане |
| Изхранване | Туроператор | Фолио на компания | По дата на пристигане |
| Туристически данък | Гост | Фолио на резервация | Второ фолио в резервацията |
| Допълнителни услуги | Гост | Фолио на резервация | Основното фолио на резервацията |
След като моделът е ясно дефиниран, той трябва да бъде конфигуриран в системата чрез Рутер за начисления. Целта на този процес е системата да управлява автоматично начисленията.
Ако се налага ръчно преместване на начисления след това, моделът не е правилно дефиниран.
Важно: За да се активират автоматично рутерите при създаване на резервациите, се уверете, че в настройките на резервационните полета, за поле „Рутиране на начисления“, е зададена стойност по подразбиране „Автоматично“.
Повече информация как да конфигурирате рутерите ще намерите в статията Настройка на правила за автоматично рутиране на начисления.
Готови примерни настройки ще намерите в статията Примерни конфигурации на правила за рутиране.