Както при всяка операция и продажба, документацията е голяма част от процеса. Важно е да имате пълни и коректни документи, за да бъде вашият персонал и обект подготвен от една страна, и да имате всичко, което сте обсъдили и договорили с организаторите, потвърдено в писмена форма, от друга.
По подразбиране, в Clock PMS+ имате 3 типа документи, които можете да използвате, всеки с предварително конфигуриран шаблон. Можете да прегледате всеки от документите от бутона „Печат“ на страницата на мероприятието:
Забележка: Наличните документи използват готовия за ползване шаблон по подразбиране (създаден от Clock PMS+). Имате възможност да създадете свои персонализирани шаблони на документите и също така да направите промени преди изпращането им до клиента/отдела. Вижте повече информация за това по-долу.
Function Sheet
Function sheet е предназначен за вътрешната организация на мероприятието. Оформлението е добре структурирано, като всеки ден от мероприятието е на отделна страница. По този начин е по-лесно да видите задачите за съответната дата. Освен това съдържа цялата информация за мероприятието, резервациите на зала за мероприятия и кетъринг дейностите, формирайки пълен източник на информация за вашия персонал.
Banquet Event Order
Banquet Event Order (BEO) е предназначен за целите на комуникацията с клиентите. Съдържа цени, калкулации и суми. За по-голямо удобство на клиента, той е реализиран като представяне на мероприятието като цяло. BEO може да се разглежда като оферта за мероприятието, която можете да изпратите на организатора. Основно предимство на BEO е, че съдържа ценообразуване за хотелските стаи (ако има приложена тарифа/цена към блока).
Info Invoice
Info Invoice е подобен на BEO, но в по-компактен формат. Въпреки това, не съдържа ценообразуване на стаите.
Секция Документи и Имейли
Тази секция може да се използва за няколко цели:
- генериране на оферта (BEO) и изпращане до организатора за преглед и евентуално подпис и плащане на депозит (ако използвате приложението за онлайн потвърждение на мероприятие);
- генериране на Function sheet и изпращане, например до вашия мениджър на мероприятия/отдел;
- генериране на всички други имейли, които сте създали за мероприятия (вижте по-долу) и изпращане до организатора, запазвайки архив на изпратените имейли на страницата на мероприятието;
- документиране и съхранение (дори без изпращане на клиента) на всяка стъпка от преговорите с клиента, предоставяйки ви история на това как се променяха изискванията/цените/условията на мероприятието по време на преговорите;
- добавяне на прикачени файлове и връзки, свързани с мероприятието.
За да генерирате документ, просто кликнете бутона „+“, изберете шаблона, който искате да генерирате/изпратите (ще бъдат предложени както готовите за ползване, така и вашите персонализирани шаблони), и езика, на който трябва да бъде генериран шаблона.
Забележка: Готовите за ползване шаблони са преведени за редица езици (български, холандски, френски, немски, италиански, руски, испански и други). Ако използвате персонализирани, трябва да се уверите, че сте ги създали за всеки език, който ще използвате.
След като преминете към следващата стъпка, ще можете да добавите контактната информация на лицето, за което е предназначен документът. След като кликнете „Създай“, документът ще бъде генериран с цялата информация. Можете да направите промени в шаблона на този етап - кликнете бутона за редактиране и ще можете да редактирате документа, неговия обект (за изпращане по имейл) и да добавите вътрешно описание за персонала. След като се уверите, че всичко е правилно, кликнете върху „Запази“.
Забележка: Ако имате „Контактно лице“ прикрепено към мероприятието, неговите данни ще се попълнят автоматично тук.
Следващият екран ще ви покаже окончателния документ, контактни данни, вътрешно описание и други. Можете да го изпратите по имейл до организатора, да го редактирате, да го отпечатате или просто да го съхраните вътрешно като информация.
Персонализирани шаблони
Имате гъвкавостта да създавате всички видове различни съобщения/документи, свързани с мероприятия, които можете да използвате вътрешно или също за комуникация с организаторите. Те могат да бъдат просто персонализирани версии на нашите готови за ползване документи - BEO и Function sheets или напълно различни шаблони, които отговарят на вашите нужди.
За да създадете персонализирани документи, навигирайте до менюто Настройки-> Всички настройки-> секция Мероприятия -> Шаблони за документи на мероприятия.
- Добави „+“ (1) - изберете, за да добавите нов шаблон;
- Име (2) - въведете име за шаблона (вътрешно);
- Редактор (3) - изберете кой редактор ще използвате за създаване на шаблона. Препоръчваме да използвате Stripo - „Visual Builder“, тъй като е мощен и удобен за потребителя инструмент за създаване на шаблони (вижте повече информация по-долу). „Традиционния редактор“ изисква HTML и опит с кодиране.
- Езици (4) - ще видите всеки език, който сте добавили в Clock PMS+ и можете да създадете шаблон за всеки език;
- Тема (5) - въведете тема на имейла, която ще се използва при изпращане;
- Текст на съобщение (6) - кликнете върху „Текст на съобщение“, за да започнете създаването на вашия шаблон.
- Примери (7) - кликнете, за да видите готови примери на шаблони;
- Приложете ваши дизайнерски примери (8) - можете да намерите HTML код на два документа, които можете да използвате както във Visual Builder, така и в традиционния редактор.
- Пълни структурни примери (9) - допълнителни примери на документи, които обаче може да се използват само в plain_text редактора.