Ако вашият хотел разполага със зали за мероприятия и конферентни зали, можете да ги създадете в Clock PMS+, за да ги резервирате лесно и да имате календар, в който ясно да виждате тяхната наличност.
Важно: Моля, обърнете внимание, че за да създавате зали за мероприятия и да управлявате техните резервации, трябва да имате включено MICE разширение във вашия абонамент. Моля, свържете се с нас на [email protected] или с вашия търговски представител, ако желаете да го добавите.
Създаване на зали за мероприятия
За да създадете зали за мероприятия, отидете на менюто Настройки-> Всички Настройки-> Мероприятия-> Зала мероприятия и кликнете върху бутона '+' (1).
- Име (2) - въведете име на залата за мероприятия. Това име е видимо и за функциите, насочени към гостите.
- Описание за персонала (3) - въведете вътрешно описание за тази зала за мероприятия. Описанието е видимо в Календар Дейности.
- Мин. / Макс. PAX (4) - въведете минималния и максималния брой хора, които могат да се поберат в залата.
- Сортиране (5) - подредете залите за мероприятия по предпочитан ред в календара за зали за мероприятия.
- Площ (размер) (6) - въведете размера на заседателната зала. Използва се за информационни цели в календара на заседателните зали и за изчисляване на KPI/статистики в отчетите. По подразбиране мерната единица е квадратен метър (m2). Можете да промените мерната единица от менюто Настройки -> Всички настройки -> Мероприятия -> Общи.
- Активно от/до (7) - задаване на дата „Активно от“ при създаване на залата. Залата няма да бъде активна преди тази дата. Използвайте датата „Активно до“, за да архивирате залата, да я скриете от списъците и да я изключите като обект от лицензирането.
Компонентни зали за мероприятия
Компонентните зали за мероприятия позволяват да комбинирате няколко отделни заседателни зали в по-голямо, гъвкаво пространство за събития. Това е полезно за провеждане на по-големи мероприятия, като същевременно се запазва възможността за използване на залите поотделно, когато е необходимо.
Конфигурация:
- Отидете на Настройки -> Всички настройки -> MICE -> Зала мероприятия. Създайте нова компонентна зала за мероприятия и избройте съществуващите стаи, от които тя се състои. При резервиране всички включени стаи ще бъдат блокирани, за да се предотвратят двойни резервации.
Важно: Ако вече имате създадени резервации за зала за мероприятия за отделните стаи, които съставляват композитна зала за мероприятия, композитната зала няма да се появи веднага като заета. За да се уверите, че тя е блокирана в календара, отидете в резервацията за зала за мероприятия и изберете отново залата. Това ще актуализира наличността на композитните зали за мероприятия и ще предотврати конфликти при планирането..
Как системата управлява наличността?
- Резервация на отделна стая: Автоматично блокира всички композитни зали, които я включват.
Пример: Ако е резервирана стая Conf 1, системата ще блокира Conf 1+2 и Conf 1+2+3. Свободните стаи ще бъдат Conf 2, Conf 3 и Conf 2+3.
- Резервиране на композитна зала: По-сложно, тъй като се блокират както отделните стаи, от които се състои, така и други композитни зали, които включват тези отделни стаи.
Пример: Резервацията на Conf 1+2 ще блокира Conf 1 и Conf 2, но също и Conf 2+3 и Conf 1+2+3. Единствената свободна стая ще бъде Conf 3.
Визуални индикатори в календара
- Директните резервации се появяват в плътни цветове.
- Непряко блокираните стаи се появяват в сянка.
- Кликването върху някой от тях ще покаже съответната резервация.
Мин / Макс PAX за дадена подредба
След като залата за мероприятия е създадена, можете да настроите Мин. / Макс. PAX в зависимост от подредбата на залата. Например, когато подредбата е Театър, максималният брой хора може да бъде 100, докато при заседателна зала може да бъде 60.
За да го настроите, кликнете върху иконката с моливче в колоната "Капацитет":
В изскачащия прозорец добавете толкова редове, колкото са ви необходими, въведете Мин. / Макс. PAX и изберете подредбата на зала, за която се отнасят.
Това помага на системата да разпредели дейността според конкретната подредба към зали за мероприятия, които могат поберат съответния брой участници.