След като вече знаете как се отразяват начисления и плащания във фолио, сега ще разгледаме как се издава окончателният документ. Документ може да издадете като приключите фолиото. Ето как да направите това:
Документ на гост
Както вече знаете фолио на резервация, най лесно ще намерите като отворите резервацията за преглед. Намерете фолиото в секция “Тарифи и фолиа”. Ако НЕ се налагат корекции по съществуващите начисления или данните за неговия получател, може да приключите фолиото директно от тук:
- Чрез бутоните за плащания (1) може да добавете плащане, ако фолиото е небалансирано. Бутон "Кредитна карта" е предназначен за регистриране на картови плащания през платежен оператор;
- Приключете фолиото с бутон “Затвори”(3). Системата ще ви предложи да изберете измежду възможните видове документи, които са настроени;
- Изберете вида на документа и сте готови;
ИЛИ
- Отворете (2) фолиото за преглед;
- В секция “Получател” (4) може да промени данните на получателя на фолиото. С бутон “Редактиране” (5) може да коригирате данните на текущия, а с бутон “Промени” (6) да изберете нов;
- Ако е нужно, добавете плащане в секция “Плащания”;
- Ако са нужни корекции по начисленията, направете ги преди да приключите фолиото;
- Когато сте готови приключете фолиото през бутон "Затвори фолио" (7), като просто изберете вида на документа, който искате да издадете;
- Ще видите формат на документа за отпечатване, при нужда може да го разпечатате.
Забележка: В приключени фолиа не могат да бъдат правени промени по начисленията. Не е възможна и смяна на Получателя, позволена е само редакция на данните на съществуващия. Единствено е разрешено добавяне на плащания.
Документ на Фирма
Ако фолио е създадено към профил на Компания, тя автоматично е избрана като негов получател. Ако обаче фолиото е на резервация, за да издадете документ на фирма е нужно, преди да приключите фолиото, да смените неговия получател. Ето как да направите това:
- Отворете фолиото за преглед;
- За да изберете нов получател, кликнете върху бутон “Промени” (6) в реда на получателя;
- Ако в секция "Предложения" (8) виждате компанията, просто я изберете;
- Ако не я намирате в списъка с предложения, първо проверете дали данни за тази компания вече са налични. Изберете бутон "Търси"(9) и след това изберете "Компании". Най-бързо ще направите проверка като въведете идентификационния номер на компанията, може да я потърсите и по име;
- Ако данни за компанията липсват в системата, изберете бутон "Нова Компания"(10), за да я добавите. Попълнете необходимите полета и потвърдете с бутон "Създай и Избери" (11) .
- Следвайте познатите стъпки, за да добавите плащане във фолиото.
- Приключете фолиото през бутон"Затвори фолио" (7);
Съвет: За да спестите време при въвеждане данните за нова компания, може да използвате опцията за автоматичното им изтегляне чрез нейния ДДС номер. Функцията е валидна само за компании, регистрирани в държави членове на ЕС.
Документ на Външен клиент
Вече споменахме, че фолиата на Външни клиенти са предвидени за случаите, когато трябва да начислите услуги и издадете документ на лице, което не е гост на хотела. За да добавите фолио:
- От менюто за навигация изберете Други Функционалности->Външни клиенти;
- Използвайте бутон "Добави фолио", за да създадете ново фолио;
- Отразете начисленията и плащанията във фолиото по познатия ви начин;
- Преди да издадете документа, ако се налага може да промените получателя, по начина описан по-горе;
- Приключете фолиото по описания по-горе начин.