Важна стъпка от обработката на резервациите от туроператор е издаването на финалните фактури. За да бъде процесът коректен, е необходимо да се съобразят няколко ключови момента:
- коректност на сумите за всяка резервация;
- правилно групиране на начисленията във фолиата;
- прилагане на договорените отстъпки (ако има такива);
- приспадане на предплатените аванси;
- издаване на финалната фактура.
В тази статия ще разгледаме всяка стъпка от процеса. Спазването им ще ви гарантира коректно фактуриране и ще минимизира необходимостта от последващи корекции по издадените документи.
Проверка на сумите по резервациите
Първата стъпка е да се уверите, че сумите по резервациите са коректно изчислени. За целта използвайте справка „Начисления от резервации по фолиа на компания“.
Изпълнете справката със следните филтри:
- Компания – изберете профила на туроператора;
- Групирай по – изберете Пристигане или Заминаване, според датата, по която ще се групират фактурите;
- От / До дата – задайте датата или периода, за който се отнасят резервациите;
- Фолио статус – изберете Отворени фолиа.
След това изпълнете справката.
В списъка резервациите са групирани по дата на пристигане или заминаване. За всяка резервация ще видите основната информация, необходима за проверка на цената:
- номер и дата на ваучера;
- брой нощувки;
- вид и брой гости;
- тип на резервираната стая;
- пансион;
- обща сума на резервацията.
Проверете внимателно резервациите в групата. Ако откриете разминаване, отворете резервацията чрез клик върху нейния номер и направете необходимите корекции.
Едва след като се уверите, че сумите за всички резервации са коректни, преминете към следващата стъпка.
Групиране на начисленията
Ако рутерите на начисления са конфигурирани коректно, според модела на фактуриране, системата автоматично ще разпредели начисленията в правилните фолиа. Въпреки това е препоръчително да направите проверка преди да пристъпите към фактуриране.
Нека разгледаме следния пример: моделът на фактуриране е по дати на пристигане и в рутера е заложено начисленията да се групират във фолиа на компанията по дата на пристигане.
Проверка на разпределението
За да проверите как са разпределени начисленията за конкретно пристигане:
- Използвайте справка „Начисления от резервации по фолиа на компания“;
- В поле Групирай по изберете Пристигане;
- В поле От / До дата задайте конкретната дата на пристигане;
- В поле Фолио статус изберете Отворени фолиа;
- Изпълнете справката.
След зареждане на справката обърнете внимание в колко фолиа са разпределени начисленията. Ако виждате повече от едно фолио, начисленията не са обединени.
В този случай:
- Отворете резервацията (чрез клик върху нейния номер), която не е в правилното фолио;
- Изпълнете функцията „Рутирай начисленията отново“.
При необходимост повторете стъпките за всички резервации, чиито начисления не са в правилното фолио. След това изпълнете отново справката, за да се уверите, че всички начисления са обединени в едно фолио.
Проверка на съдържанието на фолиото
След като се уверите, че начисленията са събрани в едно фолио, проверете дали във фолиото няма начисления от друга група.
- От справката вижте общата сума за пристигането, което ще фактурирате;
- Кликнете върху номера на фолиото, за да го отворите;
- Сравнете сумата на начисленията във фолиото със сумата от справката.
- Ако има разминаване:
- Ако сумата е по-висока - вероятно във фолиото има резервации, които не принадлежат към групата, която ще фактурирате. Разпечатайте фолиото в изглед „По резервации“ и прегледайте списъка. След като идентифицирате тези резервации, изпълнете за тях функцията „Рутирай начисленията отново“;
- Ако сумата е по-ниска – проверете дали е приложена отстъпка по договора (вижте следващата стъпка).
След като се уверите, че сумата във фолиото отговаря на общата сума за групата, продължете към следващата стъпка.
Прилагане на отстъпка по договор (такса маркетинг)
Ако в условията на туроператорския договор е предвидена допълнителна търговска отстъпка, тя следва да бъде конфигурирана предварително.
Когато тази отстъпка трябва да се прилага към всяка фактура, тя трябва да бъде включена във фирмения договор. В този случай отстъпката ще се начислява автоматично към всяко фолио и от вас не се изискват допълнителни действия, освен да проверите дали е приложена коректно.
Допълнителна информация за отстъпките ще намерите в следните статии:
- Отстъпки - как да ги настроите;
- Фирмени договори - как да ги конфигурирате и добавите отстъпки към тях;
- Как да прилагаме предварително дефинирани Отстъпки;
Ръчно прилагане на отстъпка
Ако условията за прилагане на отстъпката са специфични (например зависят от допълнителни договорки), тя не следва да бъде включена във фирмения договор. В тези случаи отстъпката се прилага ръчно за конкретното фолио.
За да добавите отстъпка:
- Отворете фолиото;
- В секция „Начисления“, на ред „Отстъпки“, изберете бутона за редакция;
- От списъка изберете съответната отстъпка и потвърдете с бутон „Добави“.
Отстъпка, добавена по този начин, е валидна само за конкретното фолио, в което е приложена.
Приспадане на авансово платена сума
Последната стъпка преди приключване на фолиото е да приспаднете предплатения аванс, ако има такъв.
За целта използвайте бутон „Приспадане на аванс“ в секция „Начисления“ на фолиото. След това изберете от кой аванс да бъде направено приспадането и посочете сумата, която трябва да се приспадне.
Подробности за процеса ще намерите в статията Консумиране на аванс.
Печат на проформа и приключване на фолиото
След като приключите с проверката на сумите, както и с прилагането на отстъпки и приспадане на аванси (ако има такива), преминете към издаване на документ към туроператора.
Проформа
При необходимост може да изпратите проформа за потвърждение:
- Разпечатайте отвореното фолио в изглед „По резервации“;
- Изпратете документа към туроператора за преглед;
- При нужда може да експортирате разпечатката в PDF формат, за да запазите копие.
Изпращането на проформа преди фактуриране значително намалява необходимостта от последващи корекции.
Финална фактура
Преди да приключите фолиото:
- Уверете се, че крайната сума съвпада с тази от проформата (ако е изпращана);
- При разминаване, прегледайте отново предходните стъпки и коригирайте данните.
След като потвърдите сумите:
- Приключете фолиото и издайте окончателната фактура;
- Най-подходящият изглед за туроператора е „По резервации“,тъй като представя сумите по ваучери;
- За счетоводни цели може да използвате и други налични изгледи (виж статия „Разпечатки на фолиа и опции за групиране на шаблони за начисление“).