Един от важните процеси при обработка на резервациите е тяхното настаняване и коректното попълване на регистрационните карти на гостите.
Настаняване на резервация
За да настаните резервация, трябва да са изпълнени две условия: датата ѝ на пристигане да е настъпила и за резервацията да има разпределена стая.
Ето как да обработите пристигащите за деня резервации:
- Заредете списъка с пристигащите резервации. От менюто за навигация отворете екран “Пристигания” или “В хотела”;
- Използвайте филтрите за търсене в гората част на екрана, за да намерите резервацията, която желаете да настаните;
- Ако резервацията има разпределена стая просто изберете бутон “Настаняване”(1) в нейния ред. В противен случай вижте как да разпределите стая.
За да настаните няколко резервации наведнъж:
- Изберете бутон “Маркирай Няколко” (2), за да превключете режима на работа;
- Маркирайте желаните резервации и изберете бутон “Настаняване” (3) в реда с функционалните бутони.
Настанените резервации ще изчезнат от списъка с Очакваните (4) за деня и ще се покажат в групата на вече Настанените (5).
Ако имате практика да обработвате резервациите през монитор “Календар на стаите”, следвайте стъпките:
- Кликнете върху резервацията за да я отворите за преглед.
- В режим на преглед изберете бутон “Настаняване”, в горната част на екрана.
- При успешно настаняване ще видите промяна в статуса на резервацията от “Очаквана” на “Настанена”.
Забележка: Ако се опитате да настаните резервация в стая, която има Домакински статус: Mръсна , Чисти се и т.н., системата ще ви предупреди, но няма да ви спре, ако искате да завършите настаняването.
Регистрационни карти
Следваща стъпка в процеса на настаняване е обработка на регистрационните карти на гостите.
Попълване на регистрационни карти
Регистрацията може да се извърши по няколко различни начина: гостите могат сами да попълнят своите регистрационни карти през Online check-in или през Персоналния портал на госта. В списъка с пристигащите за деня, обърнете внимание дали за конкретната резервация е отбелязано “Регистрационните карти не са попълнени”. Индикира се с червена икона (6) след името на госта, показваща липсващи важни данни в регистрационната карта. За да попълните данните в регистрационните карти:
- Отворете резервацията за преглед и се придвижете до секция ”Гост”;
- Изберете бутон “Редактиране” (10) в реда на първата регистрационна карта и попълнете данните за първия гост;
- Използвайте бутон “Добави гост” (9) за да добавите регистрационни карти и за останалите гости от резервацията;
- Чрез търсачката проверите дали данни за такъв гост вече съществуват в системата или с бутон “Нов/а” добавете нов профил на гост и попълнете неговите данни.
- Паспортни изображения (12) - ако имате практика да изисквате от гостите снимки на техните документи, тук може да качите изображенията. Ако гостът сам е попълнил регистрационната си карта, от тук може да проверите за наличие на снимка на документа за самоличност.
За да спестите солидно количество време, може да използвате нашата “ID Processor” технология, чрез която може да снимате документа на госта и данните автоматично да се попълнят в неговата регистрационната карта.
Важно: Ако според вашето законодателство се изисква попълване на регистрационна карта за всеки гост, отворете резервацията за преглед и проверете дали броя на попълнените регистрационни карти, съвпада с броя на гостите в резервацията, отбелязан в поле ”Възрастни / Деца”.
Подпис и печат на регистрационни карти
Вече попълнените регистрационни карти, могат да бъдат дигитално подписани от гостите (ако разполагате с устройство с тъчскрийн) и при нужда разпечатани.
Единична регистрационна карта
За да изискате подпис от госта:
- Отворете резервацията за преглед;
- В секция “Гост”, намерете регистрационната карта и изберете бутон “Преглед преди печат” (11);
- Кликнете върху синия бутон “Подпиши” (13) в долната част на регистрационната карта;
- За да разпечатате картата, използвайте бутон “Печат” (14).
Множество регистрационни карти
Може да използвате всеки един от екраните за обработка на резервации - “Пристигания”, “В хотела”- за да заредите резервациите, чиито регистрационни карти желаете да обработите.
- Изберете последния бутон (8) в реда на резервацията или кликнете върху бутон “Маркирай Няколко” (2), за да изведете функционалните бутони;
- Маркирайте желаните резервации и изберете бутон “Регистрационни карти” (7);
- Изберете езика, на който да се визуализират регистрационните карти на маркираните резервации;
- По аналогия на единична регистрационна карта, използвайте бутон “Подпиши” (13), за да изискате подпис от госта, а с бутон “Печат” (14) може да разпечатате картите.