Функционалността за Импорт на Гост/Руминг лист може да се използва както за създаване на резервации, така и за актуализиране на гости в съществуващи. Това значително улеснява работата с групи и спестява солидно количество време при тяхната обработка.
Има два основни сценария, които можете да използвате:
- Да използвате оригиналния руминг лист, който сте получили, и ръчно да свържете стаите от него с резервациите в системата.
- Да изготвите шаблон на руминг лист, в който присъстват номерата на резервациите. Шаблонът може да бъде попълнен с имената на гостите от вас или от ваш партньор. При работа с такъв шаблон, свързването се извършва автоматично, тъй като системата разпознава резервациите и добавя гостите към тях.
Импорт на гости към съществуващи резервации
Процесът стартира с избора на самите резервации, от екраните за търсене или екрана на Мероприятието.
- От екраните за търсене на резервации(новите) -> изберете резервациите -> Масови функции (•••) -> Отвори -> Гости / Руминг лист - импорт.
От екрана на Мероприятие, от секцията Блок, изберете Гости/Руминг лист - импорт (Обнови) - това ще намери резервациите, свързани с Мероприятието и ще ги избере за импорт екрана.
- Екранът на Гост / Руминг лист ще се отвори. В заглавието му ще видите "( Обнови )", което индикира режима на работа, а в лентата с функциите вдясно, ще видите "Стаи: X / Y". Първото число индикира колко стаи имате в руминг листа, а второто, колко резервации сте избрали. Помага Ви бързо да се ориентирате, дали за всички резервации има гости и обратно.
- Следват двата сценария на работа: "без шаблон" и "с шаблон".
Сценарий "Без шаблон"
След като вече сте селектирали резервациите и сте отворили екран Гости/Руминг лист - импорт (Обнови), при работа без шаблон, следвайте стъпките:
- Копирайте и поставете съдържанието на гост/руминг листа, получен от вашият партньор.
- Оформете стаите и гостите, ползвайки познатите правила. Напомняме, че в долната част на екрана има помощен текст с най-важните правила при разпознаването на руминг листа.
- След като сте готови, преминете на следващата стъпка.
- Свържете стаите от Руминг Листа с Резервациите. Изберете една стая от гост листа вляво и съответната резервация вдясно. По същият начин свържете и останалите стаи с Резервациите. След като сте готови, продължете към финалната стъпка.
Сценарий "С шаблон"
Ако сте избрали опцията да работите с шаблон на Гости/Руминг лист, след като селектирате резервациите и достъпите екран Гости/Руминг лист - импорт (Обнови), следвайте стъпките:
- От лентата с бутоните изберете последният - "Генерирай шаблон с данни от избраните резервации".
- Най-важното в този шаблон е, че съдържа самите номера на резервациите за всяка стая.
- Може да го изпратите на вашия партньор (Компанията/Агента), който да попълни в него имената на гостите или Вие да попълните имената на гостите в него. Когато сте готови продължете към следващата стъпка.
- Понеже в Гост/Руминг листа присъстват номерата на резервациите, системата автоматично открива съответствията и свързва руминг листа с резервациите. Автоматичното свързване работи по два номера: номер на резервацията и референтен номер. Тоест, дори в руминг листа да има само референтни номера, стемата отново ще ги свърже автоматично.
- Прегледайте дали има несвързани резервации и продължете към финалната стъпка.
Финална стъпка
- Тук може да прегледате финалният вариант на резервациите и гостите към тях.
- Може да редактирате имената, а ако откриете разминавания, може да добавите или премахнете гости.
- Понеже във финалната стъпка пълноценно може да редактирате всички гости, може да използвате стъпката и като екран за редакция. Тогава процесът ще изглежда така:
- На първа стъпка изберете "Генерирай шаблон с данни от избраните резервации";
- Отидете направо на финалната стъпка и попълнете гостите във формата, ако така е по-удобно за Вас.
- Когато сте готови запишете промените.
Какво ще направи системата?
Системата ще "изравни" гостите в резервациите със зададеният от вас Гост листа. Това означава, че:
- Ще се актуализират имената на основният гост;
- Ако в резервацията има още създадени гости, те също ще се актуализират;
- Липсващите гости ще бъдат добавени към резервацията;
- Ако в резервацията има повече гости, отколкото в Гост листа - излишните ще бъдат премахнати.