Актуализация Clock (10 юни 2026)

Нови функционалности

Автоматично обединяване на Гост профили

Добавихме нова функционалност, чиято основна цел е драстично да намали броя на дублираните профили и в крайна сметка да направи базата данни с профили на гости действително полезна.

Макар задачата да изглежда проста, зад нея стои сериозно предизвикателство, което изисква много внимателен и балансиран подход. Трудността произтича от факта, че данните за гостите често не са пълни и на практика няма нито една характеристика, която еднозначно да докаже, че два профила принадлежат на един и същи човек. Например много хора имат еднакви имена, като това често се среща дори в рамките на един и същи град. Дори имейл адресът, който обикновено се приема за съвременен идентификатор, невинаги е надежден – онлайн платформите и операционните системи могат да го скриват или заменят, често се използват общи или служебни имейл адреси, а не са рядкост и резервации, направени от името на близък или познат, тоест с чужд имейл адрес.

Нашият алгоритъм е съобразен и с друга особеност, характерна за хотелиерския сектор – данните за гостите често се получават с минимален набор от информация, а понякога дори без никакви данни. Впоследствие информацията се допълва чрез редакции, руминг листи, Online check-in, Киоск или на рецепция. Поради тази специфика традиционните решения, при които профилът се проверява единствено при създаването му, не функционират ефективно в хотелската индустрия.

Нашето решение отчита всички тези особености и извършва постоянна и динамична оценка на профилите, за да открива потенциални съвпадения. Откритите съвпадения се анализират чрез сложен алгоритъм, който определя степента на достоверност. В зависимост от резултата системата може автоматично да обедини профилите (при висока оценка) или да предложи ръчен преглед и обединяване (при средна оценка).

Ето повече детайли за новата функционалност:

• Функцията има три режима: изключена, включена в режим „ръчно обединяване“ и включена в режим „автоматично обединяване“. По подразбиране функцията е изключена.
• Когато е включена, функцията динамично следи профилите. При създаване на нов профил или при промяна в съществуващ профил тя търси сходни профили и оценява вероятността за съвпадение. Това постоянно „сканиране“ на цялата база данни с профили гарантира, че профилите ще бъдат обединени във възможно най-ранния момент, когато има достатъчно сигурност, че принадлежат на един и същи човек.
• Оценка на съвпадението. Това е най-деликатната част от процеса. При нея се вземат предвид наличните данни за името на госта, имейл адреса, телефонния номер, държавата, града, пощенския код, номера на паспорта и ЕГН. Съвпадението само на едно поле не е достатъчно. Чрез система за определяне на вероятността и оценка на всички налични данни се изчислява крайна оценка за вероятността от съвпадение. В зависимост от тази оценка профилите се класифицират като такива с „висока вероятност“, „средна вероятност“ или „ниска вероятност“ за съвпадение. Съвпаденията с ниска вероятност се отхвърлят, а тези със средна и висока вероятност преминават към следващата стъпка.
• Автоматично обединяване. Ако функцията е включена в режим „автоматично обединяване“, профилите с „висока вероятност“ се обединяват автоматично от системата. Тези със „средна вероятност“ остават за ръчен преглед и евентуално обединяване от потребител.
• Ръчно обединяване. Намерените предложения със „средна вероятност“ и „висока вероятност“ се показват в специален екран, където могат да бъдат прегледани едно по едно. След преглед потребителят може да приеме предложението и да обедини профилите или да го отхвърли и да премине към следващото предложение.
• Двата режима ви дават възможност първо да включите ръчния режим, да проверите работата на алгоритъма и след това да преминете към автоматичен режим.
• Самите предложения се променят динамично. Ако не бъдат приети или отхвърлени от потребителя, системата ще ги преоцени при промяна в данните на свързаните профили. Това означава, че е възможно да попаднете на предложение, което вече не е актуално, което е нормално предвид динамиката на създаването и премахването на предложения. В такъв случай ще получите съобщение, че предложението вече не е налично, ако се опитате да обедините профилите.
• Можете да активирате новата функционалност в режим на автоматично или ръчно обединяване от меню Настройки→ Всички настройки→ Гост профили→ Гост профили - обединяване. 

  В полето "Предложения за обединяване на Гост профили" изберете "Да", а в полето "Автоматично обединяване на Гости профили"  изберете "Да" за автоматичен режим или "Не"за ръчен режим. След това запишете промените.

Ето и няколко реални сценария, които показват как нашият подход е съобразен със спецификите на хотелската индустрия:

• Да приемем, че даден гост вече е отсядал при вас и разполагате с неговия личен имейл адрес.
• Получавате нова резервация от Booking.com или друг OTA канал.
• Повечето OTA канали маскират имейл адресите на клиентите, за да ограничат директната комуникация с тях.
• Чрез новата функционалност за маркиране на „маскирани“ имейл адреси системата „знае“, че съответният профил не съдържа личен имейл адрес. 

Какви са ползите от това и как функцията за обединяване на профили може да ви помогне?

• При преминаване през Online check-in, от госта ще бъде изискан личен имейл адрес. Това се прави за всички гости с маскирани имейл адреси. Повече информация можете да намерите по-надолу в лога на промените.
• След предоставянето на личния имейл адрес системата автоматично ще открие съвпадение със съществуващия профил с „висока вероятност“ (две съвпадащи имена и имейл адрес са достатъчни за такава оценка) и двата профила ще бъдат обединени автоматично.
• На практика системата може да се задейства още преди онлайн настаняването. Например, ако двата профила имат еднакви телефонни номера, но различни имейл адреси, те ще бъдат предложени за ръчно обединяване още при създаването на резервацията. Така, ако преглеждате предложенията за обединяване периодично (например веднъж дневно), дублирането на профили може да бъде предотвратено във възможно най-ранен етап.
• Нека разгледаме и най-благоприятния сценарий. Гостът прави нова резервация през WBE с личния си имейл адрес. В този случай, когато разполагаме с личен имейл адрес, системата ще открие съвпадението незабавно и автоматично ще обедини двата профила (при активирана настройка за автоматично обединяване) още в самото начало. Така ще разполагате с информация за лоялните си гости възможно най-рано.

Обединяване на профили

Какво представлява процесът по обединяване на два профила? Ето повече информация за начина, по който функционира обединяването на профили:

• Автоматично обединяване. Системата избира по-новия профил, като приема, че информацията в него е най-актуална, и прехвърля липсващите данни от по-стария профил. Имейл адресът се обработва по специален начин, като се отчита дали е „маскиран“ или личен, като приоритет винаги има личният имейл адрес.
• Ръчно обединяване. При ръчно обединяване вие избирате кой профил да бъде запазен като основен и разполагате с контрол върху всяко поле поотделно. За всяко поле можете да посочите коя стойност да бъде запазена – от единия или от другия профил.
• След обединяването всички резервации, запитвания за резервации и друга информация, свързана с профилите, се пренасочват към новия обединен профил. Информацията за броя посещения на госта също се актуализира, както и статистиката за всички резервации в профила.
• За да видите предложенията за обединяване, от менюто за навигация изберете Резервации→ Предложения за обединяване на Гост профили. Ще видите най-новото предложение за обединяване. Ако сте активирали автоматично обединяване, тук ще се показват само предложенията със „средна вероятност“, тъй като тези с „висока вероятност“ се обработват автоматично от системата. Разгледайте предложението и изберете дали да го отхвърлите, или да обедините профилите – чрез бързо (автоматично) или ръчно обединяване. При ръчно обединяване първо изберете кой профил да бъде основен. В следващия екран посочете стойностите за отделните полета и потвърдете действието.

• От същия екран, чрез линка „Списък“ (след заглавието), можете да отворите списъка с всички генерирани предложения, да видите техните статуси, данните за гостите, както и потребителите, извършили ръчните обединявания.

Реална консумация на храненията

Желаете да знаете колко закуски сте продали и колко от тях реално са били консумирани в ресторанта? Вече имаме решение на този въпрос, без да е необходимо да отбелязвате консумацията на хартия или да поддържате Excel таблици. Всичко вече може да се управлява електронно.

С новата функционалност можете:

• Бързо да проверявате в ресторанта за кои хранения е заплатила всяка стая.
• Да отбелязвате колко гости от дадена стая са присъствали на конкретното хранене.
• Да регистрирате гостите само като брой, без да ги притеснявате с въпроси за номера на стаята.
• Да следите в реално време броя на заявените хранения, явилите се гости и гостите, които все още не са се явили, което улеснява планирането и управлението на изнасянето на храната.
• Да получавате обобщена информация по дати и периоди за заявените и реално консумираните хранения (справка "Изхранване - обобщено").

Как функционира модулът:

• За да достъпите функцията, от менюто за навигация, изберете Други функционалности→ Използвано изхранване.
• Използването на функционалността е защитено с ново право "Използвано Изхранване: Достъп". Това право ви позволява да предоставите ограничен достъп до функцията на служители от ресторанта. На следващ етап ще добавим директен достъп и от ПОС системата, за да улесним работата на ресторантския персонал. До тогава можете да предоставите директен линк към функцията. Потребителите от ресторанта трябва да имат достъп до съответните хотели и минимум правото "Използвано Изхранване: Достъп".
• В екрана ще видите следните полета:
  • Хотел – списък с хотелите, до които текущият потребител има достъп.
  • Ресторант – ако използвате повече от един ресторант, изберете ресторанта, за който ще отчитате консумацията. Ако не използвате отделни ресторанти, оставете полето празно.
  • Изхранване – изберете храненето, за което ще отчитате консумацията.
  • Стая – системата може да функционира по два начина:
    • Отчитане по стая – ако питате гостите за номера на стаята им, въведете началото на името или номера на стаята и я изберете от списъка. Ще видите колко гости от стаята са заплатили за избраното хранене (чрез пакет или допълнително начислени хранения), както и дали вече е регистрирана консумация за тази стая. Ще видите и ресторанта, избран в резервацията, което е полезно, ако прилагате разпределение на гостите по ресторанти. Чрез бързите бутони можете да коригирате броя на гостите, които влизат в ресторанта (по подразбиране се предлага броят по резервация), след което натиснете бутона „+“. След това можете да въведете следващата стая. 
    • Отчитане без избор на стая – ако не желаете да питате гостите за номера на стаята им, но искате да отчитате реалната консумация, просто изберете броя на влизащите гости чрез бързите бутони. Ако гостите са повече от 4 (максималния брой, наличен в бързите бутони), можете да въведете броя им ръчно в свободното поле. Натиснете бутона „+“, за да регистрирате консумацията. 
• Тотал – във втория таб (Тотал) можете да получите информация за избрания хотел, ресторант и вид изхранване: колко гости са регистрирани и колко остават от общия им брой. Наличен е и бутон за опресняване на данните. Тази информация ще ви помогне при планирането и управлението на изнасянето на храната.

Маскирани имейл адреси на гостите

Голяма част от резервациите, получени чрез OTA каналите, пристигат с „маскиран“ имейл адрес на госта. По този начин не получавате директен достъп до контактните данни на госта, а цялата комуникация преминава през OTA канала, където може да бъде модифицирана или филтрирана. Това често води до затруднена комуникация, по-ниско качество на обслужване и пропуснати възможности за директен контакт с гостите.

За да адресираме този проблем, разработихме решение, състоящо се от три основни компонента:

• Системата разпознава кои имейл адреси са маскирани и кои са лични.
• Системата търси личен имейл адрес от предишни престои на госта.
• Онлайн настаняването изисква предоставяне на личен имейл адрес.

Разпознаване на маскирани имейл адреси

За да може системата да различава маскираните от личните имейл адреси, използваме настройката "Имейлът на госта е маскиран", добавена с предишна актуализация.

Настройката се намира в конфигурацията на използвания от вас канален мениджър, в секцията за мапинг на компаниите. Там е добавена отметка, чрез която се указва дали резервациите от конкретна компания или канал пристигат с маскирани имейл адреси. За директния Booking.com канал е налична отделна настройка в конфигурацията на самия канал.

Напомняме, че по подразбиране настройката е активирана, което означава, че всички имейл адреси, получени от каналите, се маркират като маскирани. Ако определени канали изпращат реалните имейл адреси на гостите, е необходимо настройката да бъде изключена за тях.

Чрез тази настройка всички импортирани резервации и свързаните с тях имейл адреси може да се маркират като „маскирани“.

Търсене на личен имейл адрес от предишни престои

Чрез новата функционалност за предложения за обединяване на профили (описана по-горе) системата може да открие предишни престои на същия гост, при които вече разполагате с негов личен имейл адрес.

Тъй като имейл адресите в двата профила са различни, системата няма автоматично да ги обедини, но ще създаде предложение за обединяване. При самото обединяване личните имейл адреси имат по-висок приоритет от маскираните, което означава, че личният имейл адрес ще бъде запазен.

По този начин за гостите с предишни посещения ще разполагате с личния им имейл адрес още в ранните етапи на обработка на резервацията.

Изискване на личен имейл адрес при онлайн настаняване

Когато гостът посещава хотела за първи път, най-подходящият момент за събиране на личен имейл адрес е процесът по Online check-in.

Приложението Online check-in отчита дали имейл адресът в профила е маркиран като маскиран. Ако това е така, гостът ще бъде изрично помолен да предостави личен имейл адрес по време на регистрацията.

Това минимално усилие от страна на госта създава директен канал за комуникация между хотела и клиента, което улеснява комуникацията и подобрява обслужването при бъдещи посещения.

За това поведение не е необходима допълнителна настройка в модула за Online check-in.

Други подобрения

• Тарифи и заетост – Кодове за Отстъпка, Кодове Активация и ръчен Рутер на начисления. Добавихме нови полета в екран "Тарифи и заетост",  свързани с ценообразуването и фактурирането на резервациите. По този начин можете да подготвите резервациите по-пълно още при създаването им и да избегнете последващи редакции.

  Няма промяна в начина на добавяне на продукти в кошницата. След като добавите продуктите, отворете кошницата. Можете да редактирате полетата за всички продукти едновременно чрез бутона "Редактиране - Всички" или поотделно чрез бутона "Редактиране" срещу всеки продукт.

  • Кодове за Отстъпка – вече можете да задавате кодове за отстъпка директно при създаването на резервациите. Кодът се взема предвид при изчисляването на цената в кошницата, като веднага виждате крайната цена с отстъпката. Отстъпката се отразява и върху размера на изискуемия депозит, когато такъв е необходим. С тази промяна разширяваме възможностите за използване на кодовете за отстъпки и при индивидуални резервации, като правим тяхното прилагане удобно както за единични, така и за множество резервации. Ако не сте запознати с възможностите на кодовете за отстъпки, можете да научите повече ТУК.
  • Кодове Активация – активационните кодове са част от функционалността на Туроператорските договори и представляват инструмент за ценообразуване на различни пакетни предложения – СПА, ски, голф и други специализирани оферти. Вече можете да използвате активационни кодове директно в екрана "Тарифи и заетост" и да ги задавате преди създаването на резервациите. Те се отразяват върху цените в реално време.

    При задаване на активационни кодове за отделни редове кодовете се зареждат от договора, свързан с тарифата на съответния ред.

    Забележка: Имайте предвид, че при редакция на всички резервации в кошницата чрез "Редактиране - Всички", активационните кодове се зареждат от договора, свързан с първата резервация. Поради това, ако използвате активационни кодове, не смесвайте резервации от различни договори в една операция.

  • Ръчен Рутер на начисления  – чрез това поле можете да промените рутирането по подразбиране за резервацията, използвайки новите Рутери на начисления. Рутерите са мощен инструмент за автоматизация на фактурирането. Ако все още не ги използвате, можете да научите повече за различните сценарии на приложение ТУК.

• Рождени дни на гостите. Добавихме бърз достъп до информация за рождените дни на гостите, настанени в хотела. Можете да избирате дата на справката и да преглеждате рождените дни за днес, утре или друга избрана дата. Новата справка е достъпна от менюто със справки или директно от менюто за навигация Справки→ Рождени дни.

  Забележка: Достъпът до справката изисква правото "Достъп до лични данни".

• Колона „Изхранване“ в екраните Пристигащи, Заминаващи и В хотела. В екраните Пристигащи, Заминаващи и В хотела добавихме нова колона, показваща избраното хранене за всяка резервация. Информацията се визуализира в съкратен вид чрез първата буква на съответното хранене.
• Клиентски дисплей – добавени данни от регистрационната карта. Разширихме информацията, която се показва на Клиентския дисплей. До момента при подписване на регистрационната карта гостът виждаше единствено хотелската политика, която приема. Вече се визуализират и данните от регистрационната карта – име, адрес и други данни на госта, така че информацията да може да бъде прегледана преди подписване.

  Показваните полета са същите като тези в регистрационната карта и се определят от настройките за видимост на полетата за госта, по-конкретно от групата "Разпечатка".

  Напомняме, че чрез Клиентския дисплей можете да преминете към изцяло електронни регистрационни карти. Приложението може да бъде използвано безплатно на всеки таблет на рецепция.

  За повече информация се свържете с нашия екип по поддръжка.

• Лог на промените по блоковете. Към лога на промените на мероприятията добавихме и информация за промените по блоковете. В лога вече можете да проследявате промени в статуса на блока, тарифата, ръчните цени, броя блокирани стаи.

  Съществува една особеност при проследяването на блокираните стаи:

  • За блокове от тип "Цял период" и "Периоди" промените се проследяват изцяло.
  • За блокове от тип "Дни" промените в броя блокирани стаи не се проследяват по технически причини.

Препоръчваме използването на типовете "Цял период" и "Периоди", тъй като са по-нови и по-оптимизирани.

• Канални мениджъри. При изграждане на мапинга на тарифите вече се визуализира ясно, когато дадена тарифа е спряна, като това е обозначено непосредствено след името ѝ.
• Справка „Начисления от резервации по фолиа на компания“. Към номера на фолиото вече се показва и неговото име, което улеснява разпознаването и работата със справката.
• ПОС. В разпечатката на тотала при вариант „печат на два реда“ добавихме информация за приложимата ставка на ДДС към всеки ред.

Отстранени конфликти

• Екран "Пристигащи" - при разпределение на стая, в определени случаи стаята не се визуализираше, докато екранът не бъде опреснен.
• Таксите за анулация не се рутираха коректно от новите Рутери за начисления.
• При дублиране на фолио се копираше и причината за анулиране, което не е коректно поведение.
• Добавянето на елемент към Тарифен пакет неправилно изискваше правото "Начисления: Създаване".
• Рутери за начисления -  беше възможно изтриването на рутер, въпреки че той се използваше в активна резервация.
• При създаване на компания, ако потребителят не разполагаше с правото "Компания: Създаване, Редакция на име", системата не показваше ясно съобщение за грешка.
• Booking.com – при актуализация на резервация системата създаваше нови профили за госта и лицето за контакт, при всяка промяна, което водеше до създаване на дублирани профили.

Интеграции

• Gastronovi – оптимизиран е обменът на информация между двете системи за по-плавна и надеждна работа на интеграцията.
• Lightspeed K Series – подобрена е обработката на продажби без избрана маса, което осигурява по-безпроблемен трансфер на данни към Clock PMS.
• Private Analytics – допълнително е оптимизиран експортът на данни към Google BigQuery, с цел по-висока ефективност и по-бърза обработка на информацията.
• Clock API – добавена е нова API функционалност, която позволява създаването на множество начисления към резервация с една заявка. Повече информация е налична в API документацията.
• Salto KS – подобрена е синхронизацията на ключалките. Вече се зареждат всички налични устройства, включително тези, конфигурирани в режим Easy Office Mode, което осигурява по-пълна и по-точна информация в системата.