Този инструмент автоматизира процеса на месечно фактуриране, като значително намалява нуждата от ръчни операции. Модулът открива начисленията за избран период във фолиата на Гости или Компании, прехвърля ги в ново фолио, затваря го с подходящ документ и – при възможност – извършва автоматично плащане с кредитна карта.
Основните казуси, за които ще ви бъде от помощ са следните:
- Дългосрочни престои: Ако фактурирате дългосрочните гости с цена на нощувка, може да ползвате тази функционалност. В този случай, резервацията е за дълъг период, а в основното фолио на госта имате начисления за всеки ден, спрямо тарифата му. Може лесно и бързо да фактурирате всички подобни резервации за даден месец.
- Компании с договори за месечно фактуриране: Ако имате договори с Компании, които са чести гости и фактурирате нощувките и услугите, ползвани в миналият месец, този инструмент може да ви помогне да автоматизирате процеса.
Първа стъпка
За да може да използвате този инструмент, първо трябва да обозначите Резервациите, Компаниите и Мероприятията, които подлежат на месечно фактуриране. В Резервацията, Компанията и Мероприятието е добавено поле "Месечно фактуриране". В него изберете на какъв принцип ще фактурирате:
- "Следващ месец" - ако ще фактурирате начисленията за идният месец - например за дългосрочните резервации.
- "Минал месец" - ако фактурирате начисленията за вече изминалия месец - например за договорите с Компания.
Втора стъпка
Когато настъпи първо число от месеца (или друго число от месеца, в което фактурирате) и е време за издаване на фактурите, отворете екрана за месечно фактуриране. От менюто за навигацията -> Други функционалности -> Месечно фактуриране.
- Изберете групата клиенти която ще фактурирате - например "Следващ месец". Ако ползвате и двата модела ("Следващ месец" и "Минал месец") за различни клиенти, фактурирането ще стане на две отделни стъпки, за всяка група от клиенти.
- Изберете Периода, който ще фактурирате. В случая - следващия месец, но периода може да бъде всякакъв.
- Например ако, освен нощувките, текущо начислявате услуги по сметките на тези клиенти, изберете началото на миналият месец и краят на следващият. Така в една фактура ще съберете нощувките за следващият месец и услугите от текущият.
- Ако искате отделна фактура за нощувките за следващият месец и отделна за услугите от текущият - изпълнете месечното фактуриране на две стъпки - веднъж за следващият месец и веднъж за миналият.
- В екрана ще видите всички Резервации, Компании и Мероприятия, за които има избрано "Месечно фактуриране", съответстващо на филтъра - в случая "Следващ месец", и които имат отворени начисления за избраният период. Ще видите и сумите на начисленията.
- Изберете всички Резервации, Компании и Мероприятия, които желаете да фактурирате. Може да ползвате "Избери всички" или да ги избирате една по една. Когато сте готови, продължете, за да започне процесът по фактуриране, като изберете типа документ, който ще издадете.
Какво ще направи системата:
- Намиране на начисленията: За всяка избрана резервация/компания/мероприятие, системата ще намери всички отворени начисления в избраният период, като търси във всичкит отворени фолиа. Избраният период филтрира начисленията по дата на начислението. Тези начисления съответстват на сумата, която сте видели в екрана за всяка резервация/компания/мероприятие.
- Ново фолио: Ще създаде ново фолио за съответната резервация/компания/мероприятие. Името на фолиото съответства на избраният период на фактуриране.
- Трансфериране: Намерените начисления ще бъдат трансферирани в това ново фолио.
- Закриване: Фолиото ще бъде закрито с избраният тип документ.
- Изпращане по имейл на документа: Затвореното фолио ще бъде изпратено на имейла на клиента. За да стане това, трябва в настройките на документите да има избран имейл шаблон: Всички настройки -> Документи -> Автоматичен имейл при приключване на фолио.
- Автоматично плащане: Ако в Резервацията/Компанията/Мероприятието има активна кредитна карта, която не е ОТА, ще се инициира плащане на баланса на документа. Тази функционалност изисква да ползвате платежен оператор, който позволява транзакции, инициирани от търговеца.
- Изпращане по емайл за плащането: При успешно плащане, клиентът ще получи автоматично известие по имейл, съдържащо детайли за плащането.
Не е необходимо да изчаквате системата да обработи всички фолиа. Можете спокойно да затворите екрана и да продължите с други задачи – процесът по фактуриране вече е задействан и се изпълнява във фонов режим.
Проследяване на задачите по фактуриране
Всички задачи по автоматично затваряне и плащане на фолиата, ще откриете в страница Архив. Тук може да проследите прогреса по всяка задача. За повече детайли използвайте бутон "Отвори", в края на реда.
Ще се отвори нов екран, където да следите статуса на всяка отделна задача за фактуриране. Натиснете бутона "Опресни", за да опресните статуса на задачите.
По всяко време може да отворите "Архива", за да се уверите, че всички задачи са приключени успешно.
