От изключителна важност за безпроблемната обработка на резервациите по туроператорски договор е да бъдат създадени правилно. За тази цел използвайте монитор “Тарифи и заетост”. Винаги стартирайте въвеждането на резервациите от този екран. По този начин ще минимизирате ръчното попълване на голяма част от полетата на резервацията, ще намалите възможността от допускане на грешки и ще ускорите процеса по въвеждане. Повече информация за създаването на резервации и самия монитор може да намерите в статиите “Как да създадем нова резервация” и “Монитор Тарифи и заетост”. Ето как да процедирате с този тип резервации:
Подготовка за въвеждане
За да обработите по-лесно списъците с постъпили резервации:
- Разпределете наличните резервации по дати на пристигане;
- Групирайте ги според резервирания продукт (комбинация от тип помещение и пансион);
- В рамките на даден продукт, подредете резервациите по продължителност на престоя (7, 14, 21 дневен престой);
Стартирайте въвеждането
- Отворете монитор "Тарифи и заетост", от менюто за навигация изберете Свободни стаи->Тарифи и заетост;
- Въведете параметрите на резервацията (1) (период, брой гости, възрасти на децата, ако има такива);
- В поле Компания (2) изберете Туроператора (ТО);
- Заредете съответните продукти;
- Изберете продукт, който отговаря на ваучера на госта (комбинация от тип стая и пансион) (3) и преминете към създаване на резервацията.
Създаване на резервации
Всички параметри, въведени в монитор “Тарифи и заетост” автоматично се попълват във формата на резервацията: период, брой на гостите, възрасти на децата (ако има), тип на стаята, пансион, тарифа. ТО автоматично е избран в поле “Компания”.
Единична резервация
Ако искате да създадете една резервация допишете още:
- Име на основния гост (4) на резервацията;
- Попълнете данните за ваучера в полета “референтен номер” и “референтна дата” (5) (датата се използва за изчисляване на намаленията за ранно записване);
- Запишете резервацията с бутон “Създай"(7).
Множество резервации
За да създадете множество резервации с еднакви параметри:
- Запишете с бутон “Създай няколко” (6);
- Въведете броя на резервациите, които искате да създадете и потвърдете с бутон “Запиши и копирай”;
- Изберете бутон “Редактиране”, за да въведете детайли за всяка от резервациите;
- Чрез бутон “Колони”(9) изведете необходимите полета на екран - Възрастни, Деца, Възраст на децата, Референтен номер, Референтна дата, Собствено име, Фамилия (веднъж заредени списъкът с полета ще бъде избран при следващо влизане в екрана);
- На отделен ред ще видите всяка от записаните резервации. Попълнете конкретните данни за: брой гости (възрастни и деца), възраст на децата, референтен номер и дата, име на основния гост ;
- Потвърдете промените с бутон “Запиши” (11).
Преизчислете резервациите
След като запишете детайлите за всяка от създадените резервации, задължително преизчислете техните цени:
- Изберете бутон “Отвори в разширено търсене” (10);
- Маркирайте всички резервации (използвайте бутон "Маркирай всички", над списъка) и изберете бутон Тарифа->Начисли тарифата отново.
Проверка на въведените резервации
Най-удобният екран за обработка на резервациите на конкретен ТО е “Разширено търсене на резервации”. Екранът предоставя необходимите филтри за да съставите различни списъци от резервации, групирани по Компания, Дата на пристигане, Референтна (ваучер) дата и др. Отворете екрана от менюто за навигация Резервация->Разширено търсене на резервации:
- Изберете бутон “Колони” за да изведете на екран тези полета, които са важни за вашия одит (референтен номер и дата, тип стая на пристигане, тарифа, пансион, брой възрастни и деца, възраст на децата). Веднъж избрани полетата ще са налични при следващо използване на екрана.
- Използвайте нужните филтри и заредете списъка с резервации, които искате да проверите;
- Ако се налагат промени може да:
- Отворите конкретната резервация за преглед и редакция;
- Използвате някоя от масовите функции, намиращи се над списъка;
- Отворите множество резервации за редакция.
Справка "Начисления от резервации на компания по референция"
Чрез справката може да генерирате списък на всички резервации на дадена Компания, групирани по Пристигания/Заминавания и Референтен номер (ваучер).
- Ще намерите информация за основни детайли на всяка резервация и сумата на начисленията, породени от тарифата. Начисленията се показват, независимо от фолиото, в което се намират, във валута на фолиото.
- Можете да филтрирате резултатите по дата на Пристигане или Заминаване, както и да комбинирате с Референтна дата. Така лесно бихте могли да намерите конкретна група резервации и да извлечете информация за дължимите суми по ранни записвания за конкретен Туроператор.
- Имате директна връзка към всяка резервация, като кликнете върху нейния номер може да я отворите за преглед и редакция.
