Гаранционни политики

Гаранционните политики са много важен елемент за правилното и автоматизирано функциониране на Clock PMS+, както и вашите операции като цяло. Гаранционните политики в Clock PMS+ се използват за:

• Калкулирането на изискуемите авансови плащания, ако има такива
• Определяне на това как резервациите да бъдат платени в BookDirect (ОРС)
• Да позволите на гостите да гарантират своята резервация в портала MyBooking portal (Личния портал)
• Прилагането на автоматично изчисляване и начисляване на такси при анулиране
• Информирането на гостите относно условията за гарантиране и анулиране на резервацията
• За филтрирането на резервации в някои функционалности на Clock PMS+ (Платежен автопилот; Гест мейлър)
• Информиране относно просрочен срок за гарантиране на резервация (виж 'Срок за гарантиране' по-долу)

Специфики

• Резервациите, създадени в BookDirect (ОРС) са автоматично гарантирани, като за завършване на резервацията гостите трябва да покрият условията на гаранционната политика (например, да предоставят данни на карта или заедно с предоставените данни и да платят).
• Единственият път, когато резервация, създадена в BookDirect (ОРС), няма да бъде гарантирана е, ако резервацията е създадена при политика, която позволява банков превод (банкова гаранция). Потребителят ще трябва ръчно да маркира резервацията като гарантирана, когато изискуемата сума е преведена по вашата банкова сметка от госта.
• Резервации от OTA-та (създадени от каналния мениджър) ще бъдат автоматично гарантирани, ако са налични картови данни  (събрани и изпратени към нас от ОТА-та). Моля, обърнете внимание, че мнозинството от резервациите през ОТА-та съдържат картови данни.
• Гостите с негарантирани резервации могат да гарантират своята резервация през портала MyBooking (Личния портал). За целта гаранционната политика трябва да предлага платежни услуги през поддържан оператор. Ако не  използвате поддържан платежен оператор, използвайте услугата за плащане с кредитна карта, за да можете поне да събирате картови данни през Портала.
• Ако използвате Автоматични плащания, гаранционните политики могат да играят жизненоважна роля в зададените от вас платежни задачи. Например, ако една от политиките е: 20% плащане по време на резервацията, а остатъкът следва да се плати 2 дни преди пристигане, може да зададете платежна задача, която  2 дни преди пристигане ще таксува само резервациите на тази политика с оставащите  80%.
• Ръчно създадените резервации не са гарантирани по подразбиране, освен ако не са отбелязани като гарантирани от потребителя, създаващ резервацита.
• Гаранционните политики следва да бъдат свързани с тарифи.

Добавяне / Редактиране на гаранционна политика

Нямате ограничение за броя на създаваните от вас гаранционни политики в Clock PMS+. Всяка от тях може да бъде предназначена за различни случаи.

За да добавите/редактирате гаранционна политика, отидете на Настройки-> Всички настройки->Резервации-> Гаранционна политика-> кликнете върху бутон "+", за да добавите нова или изберете бутона за редакция в началото на съответния ред.

• Име (1) - Посочете името на политиката (например "Гаранционна политика с възстановяване на сумата", 'Гъвкава гаранционна политика', 'Заплащане 30 дни преди пристигане', и т.н.). Името е основно за системни цели. Може да зададете по-ясен текст за вашите гости по-късно от менюто "Общи преводи".
• Приоритет (възходящ) (2) - Една тарифа в Clock PMS+ може да има много сезони с различни гаранционни политики, които се прилагат към тях (например Извън сезона Гъвкава 50% политика; силният сезон има Гъвкава 100%). "Приоритетът' определя коя гаранционна политика ще бъде използвана с приоритет в случаите,  когато резервация се простира в два сезона (например, пристига в слабия сезон, заминава в силния сезон). Въведете числова стойност във възходящ ред (най-високото число има най-голям приоритет).
• Политика при анулиране (3) - Тази функционалност ви позволява да автоматизирате процеса по изчисляване и начисляване на таксите при анулиране. Избраната политика ще бъде приложена в случай на анулиране на резервацията. Повече подробности могат да бъдат намерени в статията Политика при анулиране.
• Не се изисква гаранция (4) - изберете тази опция, ако не се нуждаете от никакъв вид гаранция за резервации, създадени с тази политика за гаранция (без депозит, без данни за карта). На последната стъпка на BookDirect (резервационната система) гостите могат да завършат резервацията си, без да е необходимо да предоставят данни за карта или да плащат депозит.
• Платежни услуги (5) - Изберете кои платежни услуги да приложите към тази политика. Платежните услуги се използват в порталите BookDirect (ОРС) и MyBooking Portal (Личен портал).  Те дефинират как може да бъде финализирана резервация: с онлайн плащане, чрез предоставяне на данни за кредитна карта или чрез офлайн банково плащане:

• Кредитна Карта: Данните на кредитната карта на госта ще бъдат безопасно записани в резервацията. 

• PayPal Express: Гостът ще бъде пренасочен към страница, хоствана от PayPal. Изисква се настроени "PayPal" разширение и интерфейс.
• Worldpay Redirect: Гостът ще бъде пренасочен към страница, хоствана от WorldPay. Изисква се настроени WorldPay разширение и интерфейс.
• Authorize.Net: Гостът ще бъде пренасочен към страница, хоствана от Authorize.net. Изисква се настроени Authorize.net разширение и интерфейс.
• Adyen - Hosted Payment Page (HPP) - НЕ ИЗПОЛЗВАЙТЕ. 
• Персонализирано API за плащания - НЕ ИЗПОЛЗВАЙТЕ.
• Adyen - Tokenize Only - НЕ ИЗПОЛЗВАЙТЕ.
• Adyen - Authorize and Capture - НЕ ИЗПОЛЗВАЙТЕ .
• Adyen - Authorize, Capture and Tokenize - НЕ ИЗПОЛЗВАЙТЕ.
• Банкова гаранция: Резервацията ще бъде създадена без събирането на каквито и да е допълнителни данни от госта. Това е единствената опция, която ще създаде негарантирана резервация, когато резервацията е направена през BookDirect (ОРС).
• Подаръчен ваучер: Позволява на госта да гарантира резервацията, като използва ваучер, закупен от онлайн магазин за подаръчни ваучери.
• Токенизация на кредитна карта/плащане: Тази опция ще използва интерфейсите на платежните оператори в Clock PMS+ (Six Payments, Elavon, Stripe, Adyen v2). Изисква се настройка на интерфейса на съответния оператор.

(Фиксирани + относителни) депозитни суми

Някои от вашите гаранционни политики може да изискват авансово плащане (депозит). Депозитът може да изисква фиксирана и/или относителна сума. Може да използвате едновременно фиксирана и относителна сума или само единият тип от тях (фиксирана или относителна).

• Фиксирана сума на депозит (1) - Посочете фиксираната сума на депозита, която ще бъде използвана за политиката.
• Относителна сума на депозита (2) - Относителната сума на депозита се базира на процент от сумата по резервацията и/или нощувките. Ако и двете са зададени, се прилага по-голямата сума. И двете опции се базират на избраните групи приходи - стаи, пакети, допълнителни услуги и т.н. (2.1).
  • Депозитен процент (2.2) - Процент от сумата по резервацията, идващ от избраните групи приходи.
  • Брой нощувки (2.3) - Тук може да зададете колко нощувки да се броят като депозит. Броят нощувките се калкулира на базата на опцията "Средна дневна цена". Ако е избрана, изискваният депозит ще бъде средната цена на нощувка въз основа на сумата по резервацията. Ако не е избрана, изискваният депозит ще бъде цената на избраните нощувки.

Гаранционен период

Настоящата функционалност се използва само в случаите, когато резервацията е създадена

като негарантирана. Използвайте полетата "Максимален брой дни след създаването на резервацията" и "Мин. дни преди пристигане", за да дефинирате периода след създаването на резервацията и/или периода преди пристигане, в рамките на който резервацията следва да бъде гарантирана.

Ето няколко случая, в които се използва тази функционалност:

1. Случай 1 - Приемате "Банкова гаранция" през BookDirect (ОРС). Както посочихме вече, единственият случай, при който резервация през BookDirect няма да бъде гарантирана е, когато резервацията е направена при политика, която позволява плащане с банков превод (Банкова гаранция). Може да зададете времева рамка, в която гостът следва да направи превод на сумата. Ако не сте получили превода в зададената времева рамка (например 5 дни след създаването на резервацията) и съответно не сте отбелязали резервацията като "Гарантирана", резервацията ще бъде автоматично маркирана като "С изтекъл срок за потвърждаване". Това ще ви покаже, че гостите още не са превели сумата и може да се свържете с тях с оглед завършването на процеса.
2. Случай 2 - Вашата политика изисква картови данни и 50% предварително плащане по време на резервиране. Гостът се обажда по телефона да резервира, но не му е удобно да предостави картови данни по телефона. Вашият служител може да създаде резервацията, да я остави негарантирана и да информира гостите, че имат 5 дни да отидат на  портала MyBooking (достъп, до който могат да получат по имейл, изпратен им от ваш служител) и сигурно и безопасно да предоставят данните и да направят плащането. Ако не са го направили в рамките на 5 дни, резервацията ще бъде отбелязана като "С изтекъл срок за потвърждаване", така че да бъдете информирани за се да свържете с госта.