La funzione di trasferimento degli addebiti di Clock PMS+ vi consente di trasferire gli addebiti da un conto su Clock POS a un conto relativo a una prenotazione su Clock PMS+ oppure a un conto aziendale.
Configurazione
Per poter utilizzare questa funzione, avete prima bisogno di completare i seguenti passaggi:
1. Accedete all'account Clock PMS+ sul quale si desidera trasferire gli addebiti e andate su "Altro" - "Impostazioni" - "Consenti trasferimento degli addebiti", poi selezionate l'account Clock POS e salvate.
Se desiderate poter effettuare una ricerca in base al nome dell'ospite durante il trasferimento dei conti, selezionate l'opzione "Consenti il trasferimento in base al nome dell'ospite" in fondo alla pagina e salvate.
2. La prenotazione a cui verrà trasferito il conto:
- Deve avere abilitata l'opzione "Trasferimento addebiti" (essa è abilitata di default). Potete cambiare questa opzione modificando la prenotazione;
- Deve aver effettuato il check-in;
- Deve avere un periodo di soggiorno che includa la data di calendario corrente;
3. Per i profili aziendali è necessario abilitare l'opzione "Accetta trasferimenti di addebiti" (non è abilitata di default). È possibile modificare questa opzione modificando il profilo aziendale
4. L'utente che sta trasferendo il conto deve:
- Avere accesso all'account Clock POS (non è necessario accedere all'account Clock PMS)
- Deve avere concesso il diritto "Cross Account Transfer" (Trasferimento incrociato)
Utilizzo
Aprite il conto desiderato su Clock POS e cliccate su "Ordine / Pagamento" in cima alla pagina, poi:
- Cliccate su "Seleziona camera" o "Seleziona Azienda" per indicare se il conto va trasferito a una camera o ad un'azienda;
- Selezionate l'hotel desiderato;
- Se si trasferisce un conto a una stanza, potete cercarla e selezionarla da un menu a tendina. In alternativa, potete cercare un ospite per nome, e-mail o telefono (se l'opzione "Consenti il trasferimento per nome dell'ospite" è attivata);
- Se si trasferisce a un'azienda, potete cercarla e selezionarla da un menu a tendina. Poi potete selezionare un conto aperto oppure aggiungerne uno nuovo.
- A questo punto, il conto viene collegato a quello di cui sopra ma non è ancora stato trasferito. Pertanto il conto è ancora attivo su Clock POS e potete aggiungere altri addebiti o eliminarli.
- Se viene selezionata una camera o un'azienda sbagliata, potete deselezionarla cliccando sul tasto azzurro che mostra il nome dell'ospite o dell'azienda e successivamente - "Rimuovi".
- Potete utilizzare il tasto "Firma" prima di trasferire il conto e chiedere all'ospite di firmarlo. La firma verrà trasferita insieme alle voci.
- Usando il suddetto tasto azzurro che mostra il nome dell'ospite o dell'azienda, potete finalizzare il trasferimento del conto. Semplicemente cliccate su "Trasferisci" e il conto sarà chiuso automaticamente su Clock POS usando un tipo di pagamento "Trasferimento incrociato" per l'intero importo.
Per gli addebiti trasferiti su Clock PMS+, il conto corrispondente mostrerà un link al conto Clock POS di origine, come mostrato di seguito:
L'utente di Clock PMS+ non ha bisogno di accedere a Clock POS per visualizzare il conto dal folio.
Il conto viene trasferito a un folio sbagliato, potete annullare il trasferimento. Questo annullamento è possibile solo se il folio della prenotazione o dell'azienda è ancora aperto su Clock PMS+.
