Преди да пристъпите към настаняване на резервациите е нужно да им разпределите стаи. Clock PMS+ поддържа две опции: автоматично и ръчно разпределяне на стаи.
Автоматично разпределение
При автоматичното разпределение системата назначава номера на стаи за резервациите като се съобразява с типа стая, който е резервиран и стаята да бъде свободна за периода на резервацията. Ако в резервацията има избрани някакви предпочитани характеристики за стаята, системата избира тази, която в най-голяма степен покрива предпочитанията на клиента.
Ето как да разпределитe стаи за очакваните резервации през екрани “Пристигания” и “В хотела”:
- За да извикате автоматичното разпределение за определена резервация, просто изберете бутон “Разпредели стая” (1) в нейния ред.
- Ако сте отворили резервацията за преглед, може да извикате автоматичното разпределение през бутон Функции->Задай стая.
- Ако сте отворили резервацията за редакция, използвайте бутон “Задай стая” в ред “Стая на пристигане”.
За да извикате функцията за повече резервации:
- Маркирайте резервациите, за които искате да разпределите стаи;
- Изберете бутон ...->Стая и изберете едната от двете функции "Разпредели стая" или "Разпределение от номер стая" (3). Втората опция позволява избор на стартов или финален номер на стая, спрямо който системата разпределя стаите.
Ръчно разпределение
При ръчното разпределение сами избирате стая за всяка от очакваните резервации. Ето и възможните опции:
- В екрани “Пристигания” и “В хотела” използвайте бутон “...” (2) в реда на резервацията;
- Ако сте отворили резервацията за преглед, използвайте бутон Функции->Задай стая;
- В режим на редакция на резервацията, кликнете върху бутон “...” в ред “Стая на пристигане”.
Независимо от къде ще подходите, ще се зареди екран за избор на стая. Системата ще ви предложи само стаи от резервирания тип, които са свободни за периода на резервацията. Най-отгоре в списъка ще видите стаите, които в максимална степен отговарят на предпочитанията на клиента (отбелязани като характеристики на стаята в самата резервация).
Ако в екрана няма предложения, може да смените типа на търсената стая и да разпределите номер на друг вид помещение.
Важно: Ако изберете стая с тип, различен от резервирания, това няма да промени цената на резервацията. Цената винаги се определя от избраната тарифа или зададената ръчно стойност. Системата разпознава разминаване между типа на стаята и типа, за който е приложена тарифата в резервацията, и го отбелязва като ъпгрейд. В екраните за търсене на резервации тези ъпгрейди са маркирани със стрелка нагоре до номера на стаята.
Премахване на разпределена стая
Може да премахнете разпределените стаи на очакваните резервации по следния начин:
- През екрани “Пристигания” и “В хотела” маркирайте резервациите, чиито стаи искате да премахнете.
- Изберете бутон ...->Стая->Премахни разпределената стая (4);
Деактивиране промяна на стаята
Clock PMS ви дава възможност след като разпределите стая за резервация, да я заключите, така че да не може да бъде променена с друг номер или премахната от резервацията.
- Използвайте някой от екраните за търсене, за да заредите резервациите;
- Маркирайте желаните резервации и изберете бутон ...->Стая->Деактивирай смяна на стаята (5).
В екран “Пристигания” всички резервации, за които смяна на стаята е деактивирана, ще бъдат индикирани с изображение катинар пред номера на стаята.
За да отключите смяна на стаята за резервация:
- Следвайте обичайните стъпки, за да заредите и маркирате желаните резервации;
- Изберете ...->Стая->Позволи смяна на стаята (6).