La fonctionnalité d'importation de liste de clients/Rooming List peut être utilisée à la fois pour créer de nouvelles réservations et pour mettre à jour les clients dans des réservations existantes. Cela facilite grandement la gestion des groupes et permet gagner un temps considérable dans leur traitement.
Deux scénarios principaux sont possibles :
- Utiliser la rooming list originale que vous avez reçue et associer manuellement les chambres qu'elle contient aux réservations existantes dans le système.
- Créer un modèle de rooming list reprenant les numéros de réservation. Le modèle peut être rempli avec les noms des clients, soit par vous, soit par un partenaire. Avec ce type de modèle, l'association se fait automatiquement, car le système reconnaît les réservations et y ajoute les clients.
Importation de liste de Clients / Rooming List dans les réservations existantes
Le processus débute par la sélection des réservations via la recherche avancée ou depuis la page d'un événement.
- Depuis la recherche avancée de réservation (nouvelle interface) -> sélectionner les réservations -> Fonctions groupées (...) -> Ouvrir -> Importation de listes de Clients / Rooming List.
- Depuis la page d'un événement, dans la section Blocs, sélectionnez Importation de listes de Clients / Rooming List ( Mise à jour ) - cela permettra de trouver les réservations associées à l'événement et de les sélectionner pour l'importation.
- La page Importation de listes de Clients / Rooming List s'ouvre. Dans son titre, vous verrez " ( Mise à jour ) " indiquant le mode de fonctionnement, et dans la barre de fonctions à droite, vous verrez " Chambres : X/Y ». Le premier chiffre indique le nombre de chambres que vous avez dans la rooming list, et le second, le nombre de réservations que vous avez sélectionné. Cela permet de vérifier rapidement s’il existe une correspondance complète entre clients et réservations.
- Voici les deux scénarios possibles : « sans modèle » et »avec modèle ».
Scénario « sans modèle »
Après avoir sélectionné les réservations et ouvert l'écran Importation de listes de Clients / Rooming List (Mise à jour), suivez ces étapes si vous travaillez sans modèle :
- Copiez et collez le contenu de la rooming list reçue de votre partenaire.
- Paramètres des chambres et des clients en utilisant les règles habituelles - un rappel des principales règles de reconnaissance des rooming list est disponible en bas de l’écran.
- Une fois cette étape terminée, passez à l'étape suivante.
- Associez les chambres de la rooming list aux réservations. Cliquez sur une chambre dans la liste à gauche, puis sur la réservation correspondante à droite. Répétez l'opération pour chaque chambre. Une fois que vous avez terminé, passez à l'étape finale.
Scénario « avec modèle »
Si vous avez choisi de travailler avec un modèle de liste de Clients/Rooming List, après avoir sélectionné les réservations et accédé à l'écran Importation de listes de Clients / Rooming List (Mise à jour), procédez ainsi :
- Depuis la barre de boutons, cliquez sur le dernier bouton - « Générer un fichier modèle à partir des réservations existantes ».
- Le point essentiel de ce modèle est qu'il contient les numéros de réservation de chaque chambre.
- Vous pouvez ensuite envoyer ce fichier à votre partenaire (Société/Agence) qui remplira les noms des clients ou bien le compléter vous-même. Une fois le fichier complété, passez à l'étape suivante.
- Comme la liste des clients et des chambres contient les numéros de réservation, le système détecte automatiquement les correspondances et établit un lien entre la rooming list et les réservations. L'association automatique fonctionne à partir de deux éléments : le numéro de réservation et le numéro de référence. Ainsi, même si seuls les numéros de référence sont présents, le système pourra réaliser l'association automatiquement.
- Vérifiez s'il reste des réservations non associées, puis passez à l'étape finale.
Dernière étape
À cette étape, vous pouvez consulter la version finale des réservations et des clients associés.
- Vous pouvez modifier les noms des clients, et en cas d'écart constaté, vous pouvez ajouter ou supprimer des clients.
- Comme toutes les informations peuvent être modifiées à cette étape, vous pouvez également l'utiliser directement comme écran de saisie. Dans ce cas :
- Dés la première étape, sélectionnez "Générer un fichier modèle à partir des réservations existantes" ;
- Passez directement à la dernière étape et remplissez le formulaire des clients si cela vous est plus pratique.
- Lorsque vous avez terminé, sauvegardez vos changements.
Que fait le système ?
Le système "équilibre" la liste des clients dans la réservation avec la liste que vous avez définie. Cela signifie que :
- le nom du client principal sera mis à jour
- Les clients supplémentaires déjà créés dans la réservation seront également mis à jour
- les clients manquants seront ajoutés à la réservation
- Si des clients existent en trop par rapport à la liste fournie, ils seront supprimés.