Киоск за самообслужване – Настройка и стъпки за госта
Общ преглед
Киоскът на Clock предоставя гъвкаво решение за обекти, които искат да улеснят пристиганията и заминаванията на гостите, като същевременно намалят натоварването на рецепция. Независимо дали управлявате обект на самообслужване, имате ограничено работно време на рецепцията или просто желаете да предложите на гостите допълнителен начин за настаняване и напускане, Киоскът може да подпомогне вашите операции.
Гостите могат да използват Киоска, за да се идентифицират, да попълнят регистрационни карти, да извършат плащания, да вземат или преиздадат ключ карти за стая и да напуснат самостоятелно.
Киоскът поддържа както гости, които вече са преминали през Online check-in, така и такива, които предпочитат да преминат през целия процес при пристигането си. В зависимост от вашата конфигурация, гостите могат да въведат данните си ръчно или да използват камерата на Киоска, за да сканират своята лична карта или паспорт, позволявайки на Clock да извлече необходимата информация автоматично.
Заедно с Online check-in и Клиентски дисплей, Киоскът предлага гъвкави възможности както за самообслужване, така и за регистрация на гости с помощта на персонала.
Изисквания
За да използвате Киоска, ще са ви необходими:
Съвместимо устройство: Можете да изберете ELO устройство от нашия списък с поддържани устройства или да използвате друг съвместим компютър или таблет.
Скенер за QR кодове (опционално): Ако желаете гостите да идентифицират своите резервации чрез сканиране на QR код, устройството трябва да поддържа съвместим скенер за QR кодове. Скенерът трябва да работи в режим на емулация на клавиатура (keyboard emulator mode), да се свързва към порт на устройството (таблет/компютър) и да предава суровия QR код, без да добавя префикси или други символи. Много модели скенери позволяват конфигуриране на тези настройки.
Камера (опционално): Камерата е необходима, ако желаете да активирате идентификация чрез лични карти или паспорти, включително автоматично разпознаване на документи и извличане на данните за регистрация.
Алтернативни методи за вход: Номер на резервация и ПИН код, както и идентификация по фамилия, могат да бъдат активирани в зависимост от вашата конфигурация.
Конфигуриран Киоск софтуер: Свържете се с нашия екип по поддръжка на clockpms@clock-hs.com, за да организирате конфигурирането на Киоска. Ако използвате ELO устройство, ще е необходимо да предоставите неговия сериен номер.
В зависимост от услугите, които желаете да предлагате, може да е необходим допълнителен хардуер, като например свързан платежен терминал и енкодер за ключ карти.
Съвет: Ако планирате да използвате разпознаване на документи за самоличност, уверете се, че зоната пред Киоска е добре осветена. Избягвайте пряка светлина, която може да предизвика отблясъци или отражения върху личните карти и паспортите, тъй като това може да повлияе на точността на разпознаване.
Как работи?
Киоскът позволява на гостите да намерят своята резервация, да преминат през необходимите стъпки за настаняване, да уредят дължимите плащания и да получат своята ключ карта за стая.
Гостите могат да завършат процеса по регистрация предварително чрез Online check-in или директно на Киоска при пристигане.
Наличните стъпки зависят от конфигурацията на вашия обект, включително методите за вход, изискванията към регистрационните карти, настройките за плащане и свързания хардуер.
1. Преди пристигане – Потвърждение на резервация и QR код
След като бъде създадена резервация, можете да предоставите на госта QR код, който идентифицира неговата резервация.
QR кодът може да бъде включен в имейла за потвърждение на резервацията или във всеки друг имейл, изпратен до госта преди пристигането му.
Прочетете повече за конфигурирането и включването на QR кодове във вашите имейл шаблони ТУК. 
Гостите могат да използват този QR код, за да достъпят своята резервация на Киоска. Като алтернатива, те могат да използват друг активиран метод за идентификация.
2. Идентифициране на госта на Киоска
Когато гостите пристигнат в обекта, те могат да се идентифицират и да открият своята резервация чрез един от конфигурираните методи:
Лична карта или паспорт: Гостите показват своя документ за самоличност пред камерата на Киоска. Clock разпознава документа, извлича името на госта и прави опит да открие съответната резервация.
QR код: Гостите сканират QR кода, получен в техния имейл за потвърждение или друга комуникация.
Номер на резервация и ПИН: Гостите въвеждат своите данни за вход към резервацията.
Фамилия: Гостите могат да намерят своята резервация, като използват своята фамилия, ако този метод е активиран.
Идентификация чрез лична карта или паспорт
Киоскът може да използва документа за самоличност на госта както за откриване на неговата резервация, така и за попълване на данните му за регистрация.
Процесът е лесен:
Гостът се приближава до Киоска, стартира процеса и показва своята лична карта или паспорт пред камерата.
Clock обработва документа и извлича съответната идентификационна информация.
Киоскът прави опит да съпостави името на госта със съществуваща резервация.
След като резервацията бъде идентифицирана, извлечената информация се използва за попълване на регистрационната карта на госта.
Гостът продължава с останалите стъпки за настаняване.
Този метод намалява обема информация, която гостите трябва да въвеждат ръчно, и улеснява процеса по настаняване.
Важно: Ако името в документа за самоличност не съвпада достатъчно точно с името в резервацията за автоматична идентификация, гостът може да използва друг активиран метод за вход, като например QR код, номер на резервация и ПИН или фамилия.
3. Попълване на регистрационни карти
Гостите могат да попълнят своите регистрационни карти предварително чрез Online check-in преди пристигане или директно на Киоска.
В зависимост от вашата конфигурация, Киоскът поддържа два метода за събиране на регистрационни данни:
Ръчно въвеждане: Гостите въвеждат необходимата информация директно на екрана на Киоска.
Разпознаване на документ за самоличност: Гостите показват своята лична карта или паспорт пред камерата, позволявайки на Clock автоматично да извлече и попълни наличната информация.
Тези методи могат да бъдат активирани самостоятелно или заедно, което позволява на гостите да завършат своята регистрация чрез наличните възможности.
Изисквания към регистрационните карти
Можете да конфигурирате колко регистрационни карти трябва да попълнят гостите за дадена резервация.
Възможните опции включват:
Една регистрационна карта на резервация: Само основният гост трябва да попълни регистрационна карта.
Една регистрационна карта на възрастен: Всеки възрастен, включен в резервацията, трябва да предостави своите данни за регистрация.
Една регистрационна карта на гост: За всеки гост, включително децата, трябва да има регистрационна карта.
Проверка за дублиран документ за самоличност
За да спомогне за поддържането на точни данни за гостите, Clock предотвратява използването на един и същ документ за самоличност за регистрация на няколко гости в рамките на една резервация.
Например, ако за резервация се изискват регистрационни карти за двама възрастни, една и съща лична карта не може да се използва за завършване и на двете регистрации.
Това предотвратява ситуации, при които гостите неволно или умишлено предоставят един и същ документ за самоличност за всички в резервацията.
Броят на изискваните регистрационни карти зависи от описаната по-горе конфигурация.
4. Online check-in преди пристигане (Опционално)
Гостите, които предпочитат да завършат своята регистрация преди пристигането си, могат да използват функцията Online check-in на Clock.
Гостите получават линк за Online check-in чрез имейла за потвърждение на резервацията или друга комуникация преди пристигане.
Те отварят линка и попълват изискваните регистрационни карти.
Данните за регистрация могат да бъдат въведени ръчно или извлечени от лична карта или паспорт в зависимост от вашите настройки.
Гостите подписват своите регистрационни карти и приемат приложимите условия на хотела, гаранционни политики и политики при анулиране.
В зависимост от вашите изисквания, може да е необходимо гостите да уредят и дължимите плащания или да предоставят данни за банкова карта.
След като завършат Online check-in, гостите автоматично получават имейл с Hotel Pass, съдържащ техния QR код, който могат да добавят в Apple Wallet или Google Wallet.
Прочетете повече за конфигурирането на шаблона за Hotel Pass ТУК.
На този етап резервацията остава със статус Очаквани, но е маркирана като Online Checked-in.
Когато гостът пристигне, той може да се идентифицира на Киоска и да продължи с останалите стъпки за настаняване.
Забележка: Попълването на Online check-in преди пристигане е опционално. Гостите могат да завършат своята регистрация и директно на Киоска, ако съответната функционалност е активирана.
5. Плащане на Киоска
В зависимост от конфигурацията за плащания на вашия обект, може да се изисква гостите да заплатят дължимите суми преди завършване на настаняването.
Ако се изисква плащане, Киоскът води госта през процеса посредством свързания платежен терминал.
След успешно завършване на плащането гостът може да премине към следващата стъпка.
Важно: Ако гостът има няколко отворени фолиа с дължими начисления, всяко фолио трябва да бъде уредено, за да завърши процесът по настаняване.
6. Разпределяне на стая и издаване на ключ карта
По време на настаняването Clock проверява разпределението на стаите и домакинския статус.
Ако няма разпределена стая: Clock автоматично избира стая от резервирания тип стая, която е свободна за целия престой и е маркирана като чиста.
Ако стаята вече е разпределена: Стаята трябва да е маркирана като чиста, за да може настаняването през Киоска да продължи.
Ако разпределената стая не е чиста: Гостът бива уведомен, че стаята все още не е готова, и трябва да изчака, преди да завърши настаняването.
При обекти, които използват съвместим хардуер за ключ карти, гостите биват подканени да вземат и кодират своята ключ карта за стая чрез свързания енкодер.
След като всички задължителни стъпки са изпълнени, резервацията е настанена и гостът може да се отправи към стаята си.
Преиздаване на ключ карти за стая
Гостите могат да използват Киоска и за да издадат допълнителна ключ карта за стая по време на престоя си.
За да направят това:
Гостът се идентифицира на Киоска чрез активиран метод за вход.
Избира опцията за издаване на ключ карта.
Киоскът го напътства през процеса по кодиране на ключ картата.
Ако по време на престоя гостът е преместен в друга стая, Киоскът може да издаде ключ карта за новоназначената стая.
Това позволява на гостите да получат нова ключ карта, без да се налага съдействие от рецепция.
Самостоятелно напускане
Киоскът може да бъде конфигуриран и така, че да позволи на гостите да извършат напускането си самостоятелно.
Когато е активирано Самостоятелно напускане:
Гостът идентифицира своята резервация на Киоска.
Clock проверява за дължими суми.
Ако се изисква плащане, гостът заплаща сумата посредством свързания платежен терминал.
След като всички дължими суми бъдат платени, гостът завършва процеса по напускане.
Фолиото се закрива автоматично и се изпраща на госта по имейл.
Статусът на резервацията се променя на Изпратена.
Това предоставя на гостите удобен начин за заминаване, като същевременно намалява необходимостта от съдействие от рецепция.