Maintenant que vous savez comment enregistrer des charges et des paiements sur le folio, nous pouvons examiner comment le document final est émis. Le document peut être émis après la fermeture du folio. Voici comment procéder:
Document client
Le moyen le plus simple de trouver un folio de réservation est d'ouvrir la réservation pour édition. Trouvez le folio dans la section "Tarifs et folios". Si AUCUNE correction des charges existantes ou de la facturation aux détails n'est nécessaire, vous pouvez fermer le folio directement à partir d'ici:
- Les boutons de paiement (1) permettent d'ajouter un paiement si le folio n'es pas soldé. Le bouton "Carte de crédit" est destiné à l'enregistrement des paiements par carte via un opérateur de paiement;
- Fermer le folio grâce au bouton " Fermer " (3). Le système vous propose de faire votre choix parmi les types de documents possibles déjà paramétrés;
- Sélectionnez le type de document et le tour est joué;
OU
- Ouvrez (2) le folio pour l'examiner;
- Dans la section 'Facturation à' (4), vous pouvez modifier les détails du destinataire du folio. Grâce au bouton 'Modifier' (5), vous pouvez apporter des corrections aux détails de celui qui est en cours, et grâce au bouton 'Modifier' (6), vous pouvez en sélectionner un nouveau;
- Dans la section " Paiement ", ajoutez un paiement, si nécessaire;
- Si des corrections aux charges sont nécessaires, faites-les avant de fermer le folio;
- Lorsque vous êtes prêt, fermez le folio par le bouton 'Clôturer le folio'(7) en sélectionnant simplement le type de document que vous souhaitez émettre;
- Vous verrez apparaître le format d'impression du document. Vous pouvez l'imprimer via le bouton 'Imprimer' .
Document de société
Si un folio est créé pour un profil société, celle-ci est automatiquement sélectionnée comme destinataire. Cependant, s'il s'agit d'un folio de réservation, il est nécessaire de changer les détails du destinataire de la facturation avant de fermer le folio, afin de pouvoir délivrer un document à la société. Voici comment procéder:
- Ouvrez le folio pour le consulter;
- Pour sélectionner un nouveau destinataire, cliquez sur le bouton " Modifier " (6) dans la ligne Facturation à ;
- Si vous voyez l'entreprise dans la section "Suggestions" (8), il suffit de la sélectionner ;
- Si vous ne la trouvez pas dans la liste des suggestions, vérifiez d'abord s'il existe déjà des données disponibles sur cette entreprise. Cliquez sur le bouton "Recherche"(9) et sélectionnez ensuite "Entreprises". Le moyen le plus rapide de vérifier est de saisir le numéro d'identification de l'entreprise, que vous pouvez rechercher par son nom ;
- Si le système ne contient aucune donnée sur l'entreprise, cliquez sur le bouton "Nouvelle entreprise" (10) pour l'ajouter. Remplissez les champs nécessaires et confirmez en cliquant sur le bouton "Créer et sélectionner" (11).
- Suivez les étapes familières pour ajouter un paiement au folio.
- Fermez le folio à l'aide du bouton 'Clôturer le folio'(7);
Conseil : pour gagner du temps lors de la saisie des données de la nouvelle entreprise, vous pouvez utiliser l'option de récupération automatique par le biais de son numéro de TVA. Cette fonction n'est disponible que pour les entreprises enregistrées dans les pays de l'UE.
Document pour non-résidents
Nous avons déjà mentionné que les folios de non-résidents sont destinés aux cas où vous devez émettre un document à une personne n'étant pas un client de l'hôtel. Pour ajouter le folio:
- Dans le menu de navigation, sélectionnez Autres fonctionnalités->Folios non-résidents;
- Utilisez le bouton " Ajouter un folio " pour créer un nouveau folio;
- Enregistrez les frais et les paiements dans le folio de la manière déjà connue;
- Avant de délivrer le document, si nécessaire, vous pouvez modifier les détails de la Facturation à de la manière décrite ci-dessus;
- Fermez le folio de la manière décrite ci-dessus.