Отчитане на приходите в Clock PMS+

В зависимост от начина на работа на вашия счетоводен отдел, можете да получите два различни набора от справки за приходите в Clock PMS+:

• Справки за начисления - от тях ще получите информация за сумата на услугите, които сте предоставили в разглеждания период;
• Справки за затворени фолиа  - съдържат данни за сумите на фолиата, приключени в разглеждания период;

Справки за Начисленията

Справките за начисления работят на принципа на признаване на приходите ден за ден. 

Ето справките, които следват този принцип и описание на данните, които предоставят:

Справка "Начисления - обобщено"

Основна справка за начисленията, от която ще получите информация за реализираните приходи. Може да използвате справката както за отчитане на резултата от вече изминал период, също и като прогноза за очакваните приходи, на база наличните хотелски резервации и планирани събития за периода. В допълнение, справката позволява да получите обобщени данни за прихода от всички акаунти в абонамента. Ето как работят филтрите:

• Период (1) - задайте периода, за който да се обобщят данните;
• Компания (2) - може да изберете конкретна Компания, така резултатът ще включва само прихода, реализиран от резервациите и събитията на избраната компания;
• Източник (3)- дава възможност да изберете кои начисления да се включат, според техния източник:
  • Прехвърлени - това са начисления, които са добавени в акаунта, за който се изпълнява справката, но те са възникнали в друг акаунт или външна система, например трансферирани от ПОС системата.
  • Непрехвърлени - включват се само начисленията възникнали в избрания акаунт (хотел);
  • Всички - всички начисления (Непрехвърлени+Прехвърлени).
• Групирай по (4) - изисква се поне едно ниво на групиране на начисленията. По подразбиране се групират по Приходна група. Имате възможност да заложите 3 нива на групиране, като избирате между Група приходи, Категория приходи, Описание на начислението и Компания.
• Упълномощени акаунти (5) - изберете за кои акаунти ще се изпълни справката. По подразбиране е избран акаунта, от който справката се изпълнява;

Според групирането, което сте избрали, ще получите различна детайлност на справката. 

• Начислена стойност (6) - стойностите в тази колона са представени във валутата, в която е начислена всяка услуга;
• Нето/ДДС/Бруто (7) - калкулативни колони, изчислени спрямо колона "Начислена стойност", в съответствие с избрания Данъчен режим за акаунта. Сумите са представени във валутата на фолиото, в което са отразени начисленията.

Справка "Начисления по дни, месеци и години - обобщено"

Справката ви дава възможност да съпоставите приходите, реализирани в идентични периоди, но през различни календарни години. Основната част от филтрите са идентични на предходната справка, ето и разликите:

• Дата (8) - изберете дата, към която да се генерира справката;
• Година на сравнение (9)- въведете година за сравнение, ако желаете; 
• Валута (10) - изберете в каква валута да се калкулират стойностите;
• Тип стойности (11) - изберете вид на стойностите - Стойност на начисленията, Нетна стойност, Брутна стойност или Стойност на данъка.

Справката е във формат Ден/Месец/ Година. Да предположим, че сме изпълнили справката за 15.11.2024, ето как се изчислява всяка от колоните спрямо избраната Дата на справката:

• Ден (12) - показва приходът, отчетен в датата, за която се изпълнява справката (15.11.2024). В сравнителната година се показва прихода за същата дата (15.11), в годината за сравнение;
• Месец (13) - показва приходът, отчетен за месеца, в който попада датата на справката, отсечен до конкретната дата (01.11.2024-15.11.2024). Месечните данни в годината за сравнение се калкулират по същия начин (01.11-15.11);
• Година (14) -  показва приходът, отчетен за годината, в която попада датата на справката, отсечен до конкретната дата (01.01.2024-15.11.2024). Годишните данни в годината за сравнение се калкулират по същия начин (01.01-15.11).

Справка "Начисления по сегменти"

Справката ви дава възможност да направите задълбочен анализ на приходите, чрез прилагане на различна сегментация на данните. Част от филтрите са идентични на разгледаните до тук справки, ето как да използвате останалите от тях:

• Дата на (15) - изберете как да се приложи избрания период на справката:
  • Дата на прихода - ще се покажат приходите, отчетени в избрания период;
  • Дата на услугата - ще се покаже сумата на услугите, които се отнасят за избрания период, независимо от това за кой период е отчетен прихода.
• Покажи (16) - изберете на каква периодичност да се обобщят данните - по дати, по седмици, по месеци или общо;
• Показатели (17) - сложете отметки на показателите, които да бъдат включени в справката;
• Сегменти (18) - изберете сегментиране на данните. Изисква се да бъде избран поне един сегмент. Може да комбинирате различни сегменти, според вашите нужди.

Справка "Заетост и начисления"

Справката ви позволява да съпоставите приходите с нивото на заетост на вашия хотел. Може да използвате данните както за анализ на изминали периоди, така и бъдещи такива. Към вече познатите ви филтри, тук са добавени още два:

• Тип стая (19) - позволява да филтрирате данните за приходите и заетостта спрямо конкретен тип стая;
• Гаранция (20) - може да изберете дали данните да се базират на всички резервации или да филтрирате Гарантирани/Негарантирани резервации. Полезен филтър при анализ на данните за бъдещи периоди.

Основното, което трябва да знаете за приходите тук е, че се включват само приходните групи Стаи и Пакети.

Заетост и начисления по дни, месеци и години

Чрез справката можете да съпоставите заетостта и приходите в идентични периоди, но през различни календарни години. Данните са във формат Ден/Месец/Година и се изчисляват по аналогия на справка "Начисления по дни, месеци и години - обобщено".

Справки за приключени Фолиа

Справките за закритите фолиа могат да се използват от фирми, които следват принципа на признаване на приходите на базата на документи. При този счетоводен модел приходите се признават при издаване на фактура за съответните услуги.

Ето справките, които следват този принцип:

Справка "Закрити Фолиа"

Чрез справката ще получите списък на всички фолиа, които са приключени в разглеждания период. Ето какви опции ви предлагат филтрите:

• Услуга/Депозит (21) - може да разделите фолиата на такива за услуги и фолиа за аванси (Депозит) ;
• Основа/Корекция (22) - имате възможност да извадите отделни списъци на издадените корекции в периода - съответно положителни или отрицателни;
• Източник (23) - филтърът има отношение, когато справката се изпълнява за ПОС акаунт:
  • Прехвърлени - дали при приключване, начисленията от фолиото са прехвърлени към фолио в Хотелски акаунт;
  • Непрехвърлени - фолиа, приключени и платени в този акаунт;
• Компания (24)- филтърът ви дава възможност да получите списък само с фолиата, приключени на Компании, на конкретна Компания или пък само фолиата, които не са приключени на Компании;
• Валута (25) - позволява да филтрирате фолиата спрямо тяхната валута;
• Покажи (26) - определя детайлността на справката:
  • Детайли -  ще се покаже съдържанието на всяко фолио; 
  • Обобщение - компактен изглед, който включва информация за получателя, сумата на фолиото, неговият баланс и връзка към резервацията или компанията платец на това фолио.
• Платено (27) - позволява да разделите списъка на Платени и Неплатени фолиа, тоест такива, в които няма плащания или сумата им е недостатъчна;
• Фискализирано (28) - за тези от вас, чиято фискална политика включва и фискализация на документите, може да получите и списък само на фискализираните или нефискализирани документи.
• Валиден/Анулиран (29) - позволява да извадите списък на анулираните документи, като ги филтрирате според тяхната валидност;
• Типове документи (30) - филтърът ви дава възможност да генерирате отделни списъци според вида на издадения документ, например списък само на издадените фактури.

Справка "Данъци"

Чрез справка "Данъци" отново ще получите списък на приключените фолиа, с тази разлика, че не разполагате с толкова опции за филтриране, не можете да изведете цялото съдържание на фолиото, но в детайлния изглед имате подробна информация за получателя на всяко фолио и разбивка на сумите по видове данъци.

Закрити фолиа - обобщено

От тази справка ще получите обобщени данни за услугите, които съдържат фолиата, приключени в периода, като детайлността е до ниво Приходна категория. Данните са групирани по валута на фолиото.  И тук имате по-съкратен списък с филтри. Филтърът "Фолиа по Компании" ви дава възможност да извадите услугите, приключени във фолиа на конкретна Компания.