Екранът „Тарифи и заетост“ е основният инструмент за калкулация, избор на тарифи и създаване на резервации в системата. Той обединява в един процес работата със стаи, активности, допълнителни услуги, клиенти и блокове, като осигурява ясна видимост върху цени, наличности и условия още преди създаването на самата резервация.
В тази статия ще разгледаме как се използва екранът „Тарифи и заетост“ стъпка по стъпка – от избора на клиент и тарифа, през работа с кошницата, до финализиране на резервацията.
Екранът може да бъде отворен от менюто за навигация, като изберете Свободни стаи → Тарифи и заетост (NEW).
Зареждане на цени и наличности
Резервиране на стаи
- Въведете броя на гостите – възрастни и деца. За коректна калкулация на цените за деца е необходимо да посочите тяхната възраст. Ако децата са повече от едно, разделете възрастите със запетая.
- От календара изберете периода, за който искате да направите резервацията.
- Посочете вида на клиента.
Резервация за Индивидуален гост
Изберете една от следните опции:
- Нов гост (1) – ако клиентът резервира за първи път;
- Повторно посещение (2) – ако гостът вече е отсядал при вас. В този случай, за да го откриете, въведете част от неговото име, имейл или телефонен номер и го изберете от списъка.
Заредете цените чрез бутона „Покажи тарифите“(3).
На екрана ще се покажат изчислените цени на различните продукти за избрания период и посочения брой гости. По подразбиране се зареждат тарифите, конфигурирани като „Предпочитани тарифи“.
Резервация за Компания/Мероприятие/Блок
Изберете опцията „Компания / Мероприятие / Група“.
Намерете желаната компания в списъка и я изберете (4).
Системата автоматично ще провери за налични мероприятия на тази компания в зададения период. Ако има такива, те ще бъдат показани под името на компанията (5).
Можете да изберете дали да свържете резервацията:
- само с Компанията, или
- с конкретно Мероприятие.
Ако изберете Мероприятие, системата ще покаже всички налични Блокове за стаи (6), включително опционалните, ако има такива.
След това можете да изберете дали да свържете резервацията с конкретен Блок или само с Мероприятието.
Заредете цените чрез бутона „Покажи тарифи“.
На екрана ще се покажат тарифите, асоциирани с избраната Компания или Блок (ако е избран такъв). Ако няма налични асоциирани тарифи, системата ще зареди тарифите от списъка „Предпочитани тарифи“.
Продукти за резервиране
Списъкът с продуктите е подреден по типове стаи. За всеки тип стая се показва броят на свободните стаи за избрания период.
Продуктите, чиито цени са оцветени в зелено, са налични за резервиране. Продуктите с цени в червено, не са налични.
За да видите подробности за тарифата и условията за резервиране, кликнете върху стрелката до цената.
За да добавите продукт в кошницата, кликнете върху неговата цена. Всеки клик добавя една резервация в кошницата. За всяка добавена резервация се прилагат параметрите, зададени в търсенето – период, брой гости, Компания, Мероприятие и Блок.
Можете да използвате различни параметри на търсене и да добавяте в кошницата различни продукти, включително резервации за Активности, които след това да финализирате наведнъж. Броят на добавените продукти е изписан върху бутона „Кошница“ в горния десен ъгъл, а общата им сума е видима в лентата в горната част на екрана.
Резервиране на Активности
За да превключите в режим за резервиране на активности, изберете втората опция от лентата в горната част на екрана. Подобно на резервациите за стаи, първо е необходимо да въведете параметри за търсене на наличности и цени.
- Посочете броя на гостите и възрастта на децата, ако има такива.
- Изберете датата, за която искате да резервирате активност. За разлика от резервациите за стаи, активностите се резервират само за конкретна дата.
- Посочете типа на клиента, по аналогия с резервациите за стаи.
- Изберете вид активност и на екрана ще се заредят възможните опции с наличните времеви слотове и наличностите за резервиране.
- За да резервирате конкретен слот, кликнете върху него и резервацията ще бъде добавена в кошницата.
Можете да задавате различни параметри и да добавяте в кошницата резервации за различни дати и активности, които да финализирате наведнъж. Броят на добавените продукти се вижда върху бутона „Кошница“, а общата сума на резервациите е видима в лентата в горната част на екрана.
Работа с кошницата и финализиране на резервациите
За да финализирате резервациите, е необходимо да отворите кошницата.
Кликнете върху бутона „Кошница“ в горния десен ъгъл на екрана.
Ще видите всички добавени резервации. За всяка резервация е изчислена крайна цена, а над списъка с резервации са показани общата сума на всички продукти в кошницата и сумата на изискуемия депозит.
Прегледайте внимателно списъка. При нужда можете:
- да премахнете грешно добавена резервация чрез бутона „Х“ в края на нейния ред;
- да се върнете в режим на резервиране, за да добавите нови резервации в кошницата.
Данни за контакт
Преди да създадете резервациите, е необходимо да попълните данни за контакт. Разполагате със следните възможности:
- Лице за контакт (7) – можете да изберете съществуващ профил на гост или да създадете нов профил, който ще бъде записан като лице за контакт към резервациите в кошницата. За търсене в съществуващите профили използвайте бутона с икона „лупа“, а за добавяне на нов профил – бутона „+“. Системата автоматично ще предлага профили, свързани с избраната Компания или Повтарящ се гост.
- Гост (8) – за всяка резервация можете да въведете данни за основния гост. Изпишете данните в полетата, за да създадете нов профил, или използвайте бутона с икона „лупа“, за да потърсите съществуващ профил. Чрез бутона с икона „човече“ можете да изберете и някой от автоматично предложените профили.
Референтни данни
Референтните данни включват референтен номер и референтна дата. Референтният номер служи като групиращ маркер за резервациите, към които е приложен, а референтната дата може да бъде важна за изчисляването на цената (например при отстъпки по ТО договори). Можете да зададете обща референция за всички резервации в кошницата или отделни референтни данни за всяка резервация.
- Обща референция за всички резервации в кошницата - за тази цел използвайте полетата над списъка с резервации (9). Ако оставите полето „Референтен номер“ празно, системата автоматично ще групира всички резервации, създадени наведнъж, и ще им приложи общ референтен номер.
- Референция за всяка резервация поотделно
- Кликнете върху бутона пред полето „Референтен номер“ в началото на списъка;
- За всяка резервация в кошницата ще се покажат отделни полета за референтни данни, като общият референтен номер ще бъде изключен. При активиран режим за референция по резервация автоматично групиране не се извършва, дори ако референтните полета останат празни;
- За да се върнете към режим на обща референция, кликнете отново върху същия бутон.
- Кликнете върху бутона пред полето „Референтен номер“ в началото на списъка;
Създаване на резервациите
След като се уверите, че резервациите в кошницата са добавени коректно и сте попълнили необходимата информация, потвърдете създаването им чрез бутона „Създай резервации“ (10).
Ще се отвори прозорец, в който можете да проследите прогреса по създаване на резервациите. Ако възникне грешка при създаването на някоя резервация, системата ще покаже съобщение. В случаите, в които причината за грешката може да бъде отстранена, използвайте бутона „Опитай отново да създадеш неуспешните“(11), за да ги финализирате.
Успешно създадените резервации можете да прегледате чрез бутона „Отвори в разширено търсене“(12).
