Le camere virtuali consentono di definire le camere (unità) che sono composte da altre camere (unità). Queste ultime sono le cosiddette Camere Componenti. Grazie alle camere virtuali è possibile diversificare i prodotti al fine di soddisfare le richieste dei clienti e incrementare le vendite. Possono essere utilizzate come delle camere normali (unità) in ogni parte del sistema:

Prenotazioni, Tariffe (incluse quelle variabili in base all'occupazione), blocchi di eventi, Sistema di prenotazione online, il portale digitale dell'ospite, Channel Manager, Housekeeping, Report e così via. 


Importante: Prima di passare alle impostazioni della tipologia di camera virtuale, assicuratevi di aver acquisito dimestichezza con le impostazioni e la raccomandazioni riportate di seguito. Se avete delle domande, siete pregati di rivolgervi al team di supporto di Clock PMS+ in anticipo.

Configurazione

Tipologie di camere virtuali

  • Andate su "Impostazioni" - "Tipologie di camere" e cliccate su "Aggiungi Camera Virtuale";
  • Inserite un nome per la tipologia di camera virtuale;
  • Aggiungete una riga per ogni camera che compone la tipologia virtuale. Esempi:
    • Se una camera familiare è composta da due camere doppie (DBL), aggiungete due linee e selezionate DBL per ciascuna di esse.
    • Se una camera è composta da quattro letti, aggiungete quattro linee e selezionate LETTO per ognuna di esse.
    • Se un appartamento di quattro posti letto è composto da una camera DBL e un appartamento con due letti (APP2), aggiungete due linee - una per la DBL e una per APP2.
  • Una tipologia di camera virtuale non può essere costituita da un'altra camera virtuale. Solo le camere standard possono essere impiegate come componenti.


Nota: Vi raccomandiamo di utilizzare i componenti di una stessa tipologia di camera, altrimenti alcuni report potrebbero registrare un maggior numero di notti (siete pregati di consultare la sezione riportata di seguito "Le Camere Virtuali nei Report").


Esempi:
  • 2 camere doppie interconnesse possono essere vendute separatamente o come camera FAM (familiare). La Doppia è un tipo di camera standard, la FAM è una camera virtuale.
  • 4 letti in una sola camera possono essere venduti separatamente o come camera privata. Il letto è un tipo di unità standard, mentre la camera privata è virtuale.
  • 2 piani di una villetta possono essere venduti singolarmente o insieme, come una villa. Il PIANO è l'unità standard, la villa è invece virtuale.


Camere virtuali


Quando creiamo una camera virtuale, è importante verificare se vi sono prenotazioni legate alle camere componenti della camera virtuale in questione. Se così fosse, bisognerebbe aprire le prenotazioni per modificarle e salvarle nuovamente. In questo modo il sistema eviterà un possibile overbooking per quella camera virtuale.


Per creare le camere virtuali:

  • Andate su "Impostazioni" - "Camera" e cliccate su "Inserire Camera virtuale";
  • Selezionate la tipologia della nuova camera virtuale;
  • Compilate i campi come nel caso delle camere standard;
  • Nella sezione "Componenti" selezionate la camera componente per ciascuna riga. Il numero delle righe viene stabilito nelle impostazioni della tipologia virtuale.


Nota:
  • Una camera standard può essere utilizzata come parte di una sola camera virtuale. Per esempio: se la 101 (Camera doppia standard) fa parte di una camera familiare virtuale, essa non può essere impiegata per qualsiasi altra camera virtuale.
  • Attenzione! I componenti di una camera virtuale vengono stabiliti solo una volta al momento della creazione. Una volta salvata, non può essere modificata. Se si dovesse riscontrare un errore nella tipologia di camera o nei suoi componenti, si potrebbe rimuovere la stanza virtuale o - nel caso in cui la rimozione non fosse consentita - eliminare la camera dalle prenotazioni.



Come funzionano le camere virtuali


Quando si stabiliscono delle tipologie virtuali e le relative camere, esse acquisiscono una capacità separata, quindi incrementano la capienza della struttura proprio come farebbero le camere normali. Quando viene prenotata una tipologia di camera virtuale, il sistema prenota in automatico (indirettamente) il numero corrispondente di camere del tipo di componente

La previsione del tasso di occupazione (Occupancy forecast) mostra le tipologie di camere componenti, che vengono prenotate indirettamente, all'interno di tutte le prenotazioni. Esse figurano inoltre separatamente in una riga chiamata "Dalla camera virtuale", ovvero queste sono prenotazioni derivanti da una tipologia virtuale prenotata. 

Quando una categoria di camera componente viene prenotata separatamente, l'occupazione la mostra solo se la disponibilità della tipologia della camera componente è inferiore rispetto a ciò che è necessario per le camere virtuali.



Ecco un esempioDisponiamo di 6 Doppie e 2 Camere Familiari. Ogni FAM è composta da 2 doppie.
  • Se vendiamo una doppia, la disponibilità delle FAM rimarrà invariata perché per 2 FAM abbiamo bisogno di almeno 4 doppie.
  • Se invece vendiamo 3 o più doppie, la disponibilità della FAM sarà ridotta. Il calo della disponibilità delle camere virtuali, che deriva dalla vendita dei loro componenti (DBL), viene mostrata nella riga chiamata "Restrizione" nella Previsione della Disponibilità (Availability forecast).


Nel momento in cui vengono prenotate determinate camere componenti, la camera virtuale di cui fanno parte viene prenotata anch'essa indirettamente. La prenotazione indiretta figura nella sezione "Usata come componente" nella previsione del tasso di occupazione e nel reticolato del calendario camere. 



Quando una camera virtuale viene messa fuori servizio, i suoi componenti sono ancora disponibili. Quando invece un componente viene messo fuori servizio, nemmeno la camera virtuale sarà vendibile.


Le Camere Virtuali nei report


I blocchi della tipologia di camera virtuale possono essere riscontrati in due aree della previsione del tasso di occupazione: nel blocco della tipologia virtuale e in quello dei componenti, dove vengono contrassegnati come "Dalla Camera virtuale".


I blocchi della tipologia di camera componente possono essere identificati nella sezione "Blocco" della tipologia di camera componente - se la disponibilità residua delle camere componenti è inferiore rispetto a ciò che è necessario per le Camere virtuali, potranno essere trovate nella sezione "Vincoli" della tipologia virtuale.


Se una tipologia di camera virtuale è caratterizzata da componenti di 2 o più tipologie di camere differenti, alcuni report potrebbero registrare un maggior numero di notti, in base alle prenotazioni della tipologia di camera virtuale. 

Se si dispone di una tipologia di camera virtuale con componenti di 3 tipologie di camere, si calcolerà quanto segue:

  • Una prenotazione per notte e ospiti genererà un totale di 3 notti e 6 pernottamenti per la data del soggiorno;
  • Una prenotazione per notti e 1 ospite genererà un totale di 12 notti e 12 pernottamenti per il periodo del soggiorno;

Ciò non si verificherà se la tipologia di camera virtuale ha componenti di una sola tipologia di camera.