Buchungen - erweiterte Suche

Der Bildschirm 'Buchungen - erweiterte Suche' bietet eine Vielzahl von Filtern für die präzise Suche, Optionen für die individuelle Anpassung von Ansichten und Werkzeuge für die Bearbeitung von Massenbuchungen. Mit diesem Bildschirm können Sie ganz einfach Buchungen nach verschiedenen Kriterien suchen und auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Listen erstellen.

Buchungssuche

Der Bildschirm kann über das Menü Buchungen->Erweiterte Suche in der Navigationsleiste aufgerufen werden. So führen Sie eine Suche durch:

• Geben Sie mindestens ein Suchkriterium ein. Alle Filter funktionieren in Kombination. Je spezifischer die Kriterien sind, desto präziser ist das Suchergebnis;
• Starten Sie die Suche, indem Sie auf die Schaltfläche  'Aktualisieren' (1) klicken.

Ansicht individuell gestalten

Sie können über die Buchungsmaschine individuelle Ansichten der Ergebnisse erstellen.  Wählen Sie, welche Informationen in der Liste angezeigt werden sollen, wie sie sortiert werden soll, ob es eine Gruppierung geben soll und nach welchen Kriterien die Buchungen sortiert werden sollen. Mit diesem Tool können Sie Ihre eigenen Berichte erstellen und sie schnell direkt in den Bildschirm laden.

Hier's wie man die Standard Ansicht ändert:

• Öffnen Sie den Anpassungsbildschirm - im Feld "Benutzerdefinierte Ansichten", wählen Sie die Schaltfläche Bearbeiten.

• Wählen Sie die Optionen aus, ob die Buchungsnotizen und Alle Gäste (einschließlich der Kontaktperson) angezeigt werden sollen
• Spalten - Wählen Sie aus, welche Spalten im Bericht angezeigt werden sollen. Sie können 44 Spalten ein- oder ausblenden.
• Spaltenreihenfolge - Ordnen Sie die Spalten so an, wie es für Sie am bequemsten ist. Wählen Sie, ob die Buchungsnummer die erste oder letzte Spalte sein soll. Ordnen Sie die Informationen nach Ihren Bedürfnissen an.
• Gruppieren nach - Wählen Sie, wonach die Buchungen gruppiert werden sollen. Die Gruppierung erfolgt nach dem Wert des ausgewählten Feldes, das kann der Status, die Art des Zimmers, das Datum oder eines der 44 Felder sein. Für jede der Gruppen erhalten Sie die Summen - Anzahl der Buchungen in der Gruppe, Anzahl der Erwachsenen, Kinder und Gesamtanzahl der Gäste.
• Sortierreihenfolge - Wählen Sie aus, nach welchem Feld die Daten im Bericht sortiert werden sollen.
• Klicken Sie auf Übernehmen (2) - Sie sehen das Ergebnis, und die vorgenommenen Änderungen werden für das aktuelle Gerät gespeichert, und Sie öffnen die Erweiterte Suche.

Mehrere eigene Ansichten

Sie können mehrere benutzerdefinierte Ansichten kopieren, indem Sie die gewünschten Spalten, die Anordnung, die Sortierung und die Gruppierung der Daten für jede angeben. Die gespeicherten Ansichten können wiederverwendet werden und sind für alle Benutzer des Kontos verfügbar. Dies ermöglicht das Erstellen von standardisierten Berichten für verschiedene Zwecke, die für alle Aufträge verwendet werden können.

Hier erfahren Sie, wie Sie eine benutzerdefinierte Ansicht erstellen:

• Öffnen Sie den Anpassungsbildschirm;
• Sie können die Spalten, die Anordnung, die Sortierung und die Gruppierung ändern;
• Wählen Sie über die Schaltfläche Anwenden das Dropdown-Menü und “Speichern unter” (3);
• Geben Sie einen Namen für den Bericht ein und speichern Sie;

Sie sehen die gespeicherte benutzerdefinierte Ansicht in der Liste auf der linken Seite. 

Wenn Sie Änderungen an der Konfiguration vornehmen möchten:

• Wählen Sie die benutzerdefinierte Ansicht aus der Liste auf der linken Seite;
• Ändern Sie die Einstellungen;
• Wählen Sie “Speichern unter”. Wenn Sie den Namen der Ansicht beibehalten, wird sie aktualisiert. Wenn Sie den Namen ändern, wird sie als neue Ansicht gespeichert, die der Liste hinzugefügt wird.

Um eine benutzerdefinierte Ansicht zu löschen, verwenden Sie die Löschen-Schaltfläche (4)  am Ende der entsprechenden Zeile.

Hier sehen Sie, wie Sie die bereits erstellten Ansichten verwenden können:

• In der Maske mit den Parametern und Filtern können Sie die Ansicht auswählen, die Sie auf die spezifische Suche anwenden möchten. Im Feld “Benutzerdefinierte Ansichten” sehen Sie  eine Liste aller Ansichten, wählen Sie einfach diejenige aus, die Sie verwenden möchten.

• Nach der Erstellung des Berichts können Sie auch dessen Ansicht ändern, siehe unten.

Bearbeitung der Ergebnisse

Wenn die Buchungsliste auf dem Bildschirm geladen ist, können Sie sie auf verschiedene Arten bearbeiten:

• Mit der Schnellschalttaste zum Umschalten zwischen den verschiedenen benutzerdefinierten Ansichten (7) können Sie die Art des aktuellen Berichts leicht ändern. Sie können auch auf den Anpassungsbildschirm zugreifen, um eine neue Ansicht hinzuzufügen oder eine bestehende anzupassen;
• Drucken (6)- die Liste in einer Ansicht Ihrer Wahl drucken;
• Export (5)- exportiert die Liste in einem CSV- und XLSX-Format;
• Um eine neue Suche zu starten, verwenden Sie die 'Suche anpassen' (8) Schaltfläche.

Massenbearbeitungsfunktionen

Der Bildschirm bietet Ihnen die Möglichkeit, eine Reihe von Massenaktionen mit den Buchungen in der Liste durchzuführen. Bevor Sie eine Funktion ausführen, markieren Sie die Buchungen, auf die sie angewendet werden soll. Falls erforderlich, verwenden Sie die Schnelltaste, um alle Buchungen (9)  in der Liste zu markieren. Der Zugriff auf die Massenfunktionen erfolgt über die Schaltfläche "...", oben auf dem Bildschirm.

Hier sind die verfügbaren Optionen:

• Öffnen - bei Auswahl mehrerer Buchungen wird der Modus zum Bearbeiten mehrerer Buchungen aktiviert;
• Zimmer - damit können Sie die automatische Zimmerzuteilung für die ausgewählten Buchungen aus der Liste aufrufen oder bereits zugeteilte Zimmer entfernen;
• Bestätigen- um eine Bestätigungs-E-Mail an die ausgewählten Buchungen zu senden oder um diese Buchungen einfach als "Bestätigt" zu markieren;
• Check-In und Auschecken für Buchungen;
• Buchung stornieren  - Optionen für das Stornieren von Leistungen, die Stornierung der Buchung selbst oder ihre Kennzeichnung als No-Show;
• Aufenthalt ändern - die Funktion ermöglicht es Ihnen, den Aufenthalt mehrerer Buchungen auf einmal zu ändern. Es wird empfohlen, nicht mehr als 50 Buchungen auf einmal zu bearbeiten;
• Rate - eine Option zum Festlegen eines manuellen Preises, einer Raten-Änderung oder zum Umbuchen der Rate;
• Folios - enthält Funktionen für die Bearbeitung von Folios;
• Garantiert - Wechsel zum Garantiestatus der ausgewählten Buchungen;
• Meldescheine - Druckoptionen für die Meldescheine von Gästen;
• Kalenderfarbe- eine Option, um eine spezielle Farbe für die ausgewählten Buchungen zu setzen, um sie leichter auf der 'Zimmerkalender' Bildschirm und auf den Buchungslisten.
• Notizen - Sie können zu ausgewählten Buchungen Notizen hinzufügen. Es ist möglich, gleichzeitig verschiedene Arten von Notizen hinzuzufügen: Notizen, Essensnotizen, Housekeeping-Notizen und Kundenanfragen.