Réservations - Recherche avancée

L'écran 'Réservations - Recherche avancée' fournit un riche ensemble de filtres pour des recherches précises, des options pour personnaliser les vues et des outils pour le traitement en masse des réservations. Cet écran vous permet de trouver facilement des réservations en fonction de différents critères et de créer des listes adaptées à vos besoins.

Recherche de réservation

L'écran est accessible en allant dans le menu Réservation->Recherche avancée de la barre de navigation. Pour effectuer une recherche

• Entrez au moins un critère de recherche. Tous les filtres sont combinés. Plus les critères sont précis, plus le résultat de la recherche sera précis;
• Exécutez la recherche en cliquant sur le bouton  'Rafraîchir'  ;(1) .

Personnalisation de l'affichage

Vous pouvez créer des vues personnalisées des résultats par l'intermédiaire du moteur de réservation.  Choisissez les informations à afficher dans la liste, la manière dont elle doit être triée, s'il doit y avoir un regroupement et selon quels critères les réservations doivent être triées. Cet outil vous permet de créer vos propres rapports et de les charger directement à l'écran. 

Voici comment modifier la vue standard:

• Ouvrez l'écran de personnalisation - dans le champ "Vues personnalisées", sélectionnez le bouton Modifier.

• Sélectionnez les options permettant de voir les notes de réservation et tous les clients (y compris la personne de contact).
• Colonnes - Sélectionnez les colonnes à afficher dans le rapport. Vous avez le choix entre 44 colonnes à afficher ou à masquer.
• Ordre des colonnes - Disposez les colonnes de manière à ce qu'elles vous conviennent le mieux. Choisissez si le numéro de réservation doit figurer dans la première ou la dernière colonne. Disposez les informations en fonction de vos besoins.
• Grouper par - Choisissez par quoi regrouper les réservations. Pour chacun des groupes, vous obtiendrez les totaux - nombre de réservations dans le groupe, nombre d'adultes, d'enfants et nombre total de clients.
• Ordre de tri - Sélectionnez le champ par lequel les données du rapport doivent être triées.
• Cliquez Appliquer (2) - Vous verrez le résultat, et les modifications apportées seront mémorisées pour l'appareil actuel et vous ouvrirez la recherche avancée.

Plusieurs vues personnalisées

Vous pouvez créer de multiples vues personnalisées en spécifiant les colonnes souhaitées, la disposition, le tri et le regroupement des données pour chacune d'entre elles. Les vues enregistrées peuvent être réutilisées et sont disponibles pour tous les utilisateurs du compte. Cela permet de créer des rapports standardisés à des fins différentes, utilisables pour tous les travaux.

Voici comment créer une vue personnalisée:

• Ouvrez l'écran de personnalisation.
• Vous pouvez modifier les colonnes, la disposition, le tri et le regroupement.
• A partir du bouton Appliquer, sélectionnez le menu déroulant et “Enregistrer sous”  ;(3).
• Entrez un nom pour le rapport et enregistrez.

Vous verrez la vue personnalisée enregistrée dans la liste de gauche. 

Si vous souhaitez apporter des modifications à sa configuration:

• Sélectionnez la vue personnalisée dans la liste de gauche;
• Modifier les paramètres;
• Sélectionnez “Enregistrer sous”. Si vous conservez le même nom de vue, celle-ci sera mise à jour. Si vous modifiez le nom, il sera enregistré en tant que nouvelle vue qui sera ajoutée à la liste.

Pour supprimer une vue personnalisée, utilisez le bouton supprimer (4) à la fin de sa ligne.

Voici comment utiliser les vues personnalisées que vous avez déjà créées:

• Dans l'écran des paramètres et des filtres, vous pouvez sélectionner la vue à appliquer à la recherche spécifique. Dans le champ “Custom Views”, vous verrez  une liste de toutes les vues, il vous suffit de sélectionner celle que vous voulez utiliser.

• Après avoir généré le rapport, vous pouvez également modifier sa vue, voir ci-dessous.

Traiter les résultats

Une fois que la liste des réservations est chargée à l'écran, vous pouvez la traiter de plusieurs manières:

• A l'aide du bouton rapide permettant de basculer entre les différentes vues personnalisées (7), vous pouvez facilement changer le type du rapport actuel. Vous pouvez également accéder à l'écran de personnalisation pour ajouter une nouvelle vue ou ajuster une vue existante;
• Imprimer (6)- imprime la liste en utilisant la vue de votre choix;
• Exporter (5)- exporte la liste au format CSV et XLSX;
• Pour lancer une nouvelle recherche, utilisez le bouton 'Modifier la recherche' (8).

Fonctionnalités de modification en masse

L'écran vous permet d'effectuer un certain nombre d'actions de masse avec les réservations de la liste. Avant d'exécuter une fonction, mettez en surbrillance les réservations auxquelles elle doit s'appliquer. Si nécessaire, utilisez le bouton rapide, pour mettre en surbrillance toutes les réservations (9)  de la liste. Les fonctions en bloc sont accessibles via le bouton "...", en haut de l'écran. 

Voici les options qui s'offrent à vous:

• Ouvrir - avec plusieurs réservations sélectionnées, cela active le mode multiple booking edit;
• Chambre - utilisez-le pour appeler la attribution de chambre automatique pour les réservations sélectionnées dans la liste ou pour supprimer les chambres déjà attribuées;
• Confirmation- pour envoyer un emails de confirmation aux réservations sélectionnées ou pour simplement marquer ces réservations comme "Confirmé";
• Check In et Check Out pour les réservations;
• Annuler  - options permettant d'annuler les frais de réservation, d'annuler la réservation elle-même ou de la marquer comme No-Show;
• Modifier le séjour - cette fonction vous permet de modifier le séjour de plusieurs réservations à la fois. Il est recommandé de ne pas traiter plus de 50 réservations à la fois;
• Tarif - une option pour définir un prix manuel, un changement de tarif ou pour réafficher le tarif;
• Folios - comprend des fonctionnalités liées au traitement des folios;
• Garantie - modification du statut de garantie des réservations sélectionnées;
• Cartes d'enregistrement - options d'impression pour les cartes d'enregistrement des clients;
• Couleur Planning - une option pour définir une couleur spéciale pour les réservations sélectionnées afin de les distinguer plus facilement sur le 'Planning des chambres' écran et sur les listes de réservations.
• Notes - Vous pouvez ajouter des notes aux réservations sélectionnées. Il est possible d'ajouter simultanément différents types de notes : Notes, Notes sur les repas, Notes sur les Housekeepers et Demandes des clients.