За да контролирате процеса по фактуриране и следите разчета с конкретния Туроператор използвайте следните справки:
Проверка на сумите по ваучери и ранни записвания
Информация за сумите по ваучери може да получите по няколко начина. Разполагате със следните опции:
Справка "Начисления от резервации на компания по референция"
- Справката дава информация за начисленията, породени от тарифата за резервации, свързани с дадена Компания или Агент. Начисленията се показват, независимо от фолиото, в което се намират, във валута на фолиото;
- Можете да филтрирате резултатите по дата на Пристигане или Заминаване, както и да комбинирате с Референтна дата. Така лесно бихте могли да намерите конкретна група резервации и да извлечете информация за дължимите суми по ранни записвания за конкретен Туроператор.
- Резултатите са групирани по дата на Пристигане/Заминаване (спрямо избрания филтър), Референция(номер и дата) и Резервация. Като за всяко ниво има добавен тотал на сумата, както и общ тотал за цялата група.
Забележка: В справката не се включват начисления, които НЕ са породени от тарифата (ръчно начислени).
Справка "Начисления от резервации по фолиа на компания"
Включва само начисления на резервации, трансферирани във фолиа на Компанията.
- Използвайте за да проверите сумите по ваучери и фолиа на фактуриране;
- Може да изпълните справката за резервациите на дадена Компания като ги филтрирате по дати на пристигане или заминаване, в комбинация с референтна дата (ваучер дата);
- Може да изберете дали в обсега да попаднат отворените или вече приключени фолиа на Компанията.
- Справката включва всички фолиа, които съдържат начисления на резервациите, попадащи в периода. Списъкът е групиран по дати на пристигане/заминаване, включват се основни детайли за всяка резервация, нейната сума и общи суми по ваучери и дати на пристигане/заминаване.
Забележка: В идеалния случай, когато начисленията от тарифата на резервациите за дадена Компания са вече трансферирани към фолиа на същата компания (били те приключени или не), сумите на двете справки (Начисления от резервации по фолиа на компания & Начисления от резервации на компания по референция) със сходни филтри трябва да се равняват. Изключение от това правило биха били сумите на начисления, които не са породени от тарифите на резервациите - такси, сервизи и други (не се включват в справка "Начисления от резервации на компания по референция").
Печатен изглед "По резервации"
Максимално детайлна информация за начисленията по ваучери ще намерите в печатния изглед на фолиото във формат "По резервации". За целта първо трябва да сте трансферирали начисленията към фолио за фактуриране. В този изглед ще намерите резервациите удобно групирани по дата на пристигане и номер на ваучер. Разпечатката включва информация също за датата на ваучера и броя на гостите, така че лесно да проверите сумата на всеки ваучер. Този формат е най-удобен и за ТО след като приключите фолиото.
Състояние на депозитите
Данни за депозитите може да намерите в следните справки и екрани:
- Справка "Дневник депозити" - включва информация за всички депозити фолиа в системата, за които към датата на справката има остатъци и движението по тях в тази дата. Депозитите на всички туроператори ще намерите в група “Компания”;
- Справка "Оставащи депозити" - остатъците по всички депозитни фолиа в системата към датата на справката;
- Списък депозитни фолиа през профила на Компанията - отворете профила на ТО, в секция Фолиа->Депозит ще намерите всички негови депозитни фолиа и остатъците по тях.
Нефактурирани начисления
Справка "Начисления от резервации по фолиа на компания"
- Според нуждите изпълнете справката по дата на Пристигане или по дата на Заминаване;
- За стойност на филтър "Фолио статус" изберете "Отворени фолиа".
Ще получите списък на всички резервации и отворени фолиа, който съдържат услугите на резервациите, попадащи в обсега на справката.
Важно: Включват се само фолиа на конкретната Компания.
Издадени фактури
- Справка “Закрити фолиа” в комбинация с филтър по Компания - ще получите списък с всички документи на ТО, издадени в периода на справката. Разполагате и с необходимите филтри за да отделите документите за аванси от тези за услуги, както и основните от коригиращите документи (дебитни и кредитни известия);
- Справка "Начисления от резервации по фолиа на компания" изпълнена с филтър "Закрити фолиа" - ще получите детайлна информация за съдържанието на закритите фолиа, включващи начисленията на резервациите, попадащи в обсега на справката.
Неплатени фактури
- Справка “Отложени плащания“ в комбинация с филтър по Компания - ще получите списък на всички неплатени закрити фолиа на Компанията;
Важно: Справката не разполага с филтър по получател на фолиото, т.е. фолиа на резервации с получател Компанията не могат да бъдат филтрирани.
или
- Отворете профила на ТО и изберете бутон “Всички фолиа и детайли”, в секция “Закрити фолиа” по подразбиране се зареждат всички неплатените закрити фолиа, чийто получател е съответната Компания, включително фолиа на резервации.