Ежедневен одит

Ежедневният одит е от изключителна важност за коректната обработка на начисленията на резервациите. Той включва обработка на очакваните пристигания и предварителна подготовка за тяхното фактуриране, също и проверка на предстоящите заминавания за наличие на услуги по договор във фолиата на резервациите.

Подготовка на предстоящите пристигания

В деня преди настаняване, обработете резервациите, пристигащи следващия ден.

Фолио за фактуриране 

Създайте фолиото за фактуриране на конкретното пристигане и го асоциирайте към резервациите:

• В профила на Компанията създайте ново фолио (вижте как направите това в статия “Стандартно Фолио - създаване и търсене” ). Обърнете внимание на следните негови детайли:
  • Валута - валутата трябва да отговаря на валутата, в която са договорени цените (според договора с конкретния ТО);
  • Име - въведете име на фолиото, което да отговаря на датата на пристигане. Така по-лесно ще различавате фолиата, когато ги избирате по резервациите;

Вижте как да коригирате настройките в статията “Фолио - настройки”.

Всички следващи стъпки се изпълняват през екран “Разширено търсене на резервации”.   

• Заредете списъка с резервациите, които ще обработвате (използвайте филтриране по дата на пристигане и Компания).
• Задайте фолиото за фактуриране към резервациите. Изпълнете тази стъпка в деня преди пристигане. Така ще намалите вероятността от последващи промени на трансферното фолио както и многократни трансфери, които може да се наложат след прекалкулиране на резервациите. Може да зададете фолиото наведнъж за всички резервации от конкретното пристигане:
  • Маркирайте резервациите и изберете бутон Фолиа->Трансферно фолио при напускане;
  • Изберете фолиото и запишете;
• Проверете дали фолиото е асоциирано към всички резервации в списъка - използвайте филтър “Без трансферно фолио при напускане”.

Прехвърляне на услугите по договор към фолиото

Продължете стъпките от екран "Разширено търсене на резервации" и прехвърлете всички услуги по договор към фолиото, което сте подготвили.

• Изпълнете трансфера към избраното фолио:
  • Маркирайте всички резервации и изберете бутон Фолиа->Трансфер към фолио при напускане;
  • Потвърдете с бутон “Обработи”.
• Проверете дали услугите на всички резервации са прехвърлени. За целта разгледайте списъка и обърнете внимание дали за някоя резервация се вижда наличен баланс. Ако откриете такава резервация, поверете:
  • Дали фолиото на резервацията съдържа  услуги за нощувки или друг вид пакетни услуги, които произтичат от туроператорския договор:
    • Маркирайте резервациите с баланс и изберете бутон Фолиа->Преглед на клиентски фолиа;
    • Прегледайте разпечатката за вида на услугите. Запишете номерата на резервациите, за които откриете услуги по договор (виждат се в разпечатката на фолиото).
  • Отворете за редакция резервацията с нетрансферирани услуги и проверете дали е избрана опцията “Раздели по Компания”. 
  • Ако опцията  не е избрана, следвайте стъпките, описани в Промяна на резервация за да я коригирате. След това отново изпълнете трансфера.

Проверка на утрешните заминавания

Един ден преди отпътуване прегледайте заминаващите на следващия ден резервации, за наличие на услуги по договор в техните фолиа. Предварителната им обработка ще спести евентуално объркване на рецепция при изпращане на резервациите.

• Използвайте Разширеното търсене и заредете само резервациите, които имат баланс. За целта за стойност на филтър “Платено” изберете “НЕ” (добавете филтриране и по дата на заминаване и Компания).
• Ако откриете небалансирани резервации, проверете съдържанието на техните фолиа. Следвайте стъпките, описани в по-горе (Фолиа->Преглед на клиентски фолиа);
• Отворете всяка резервация, в чиито фолиа има услуги за нощувки или друг вид услуги по договор:
  • Ако услугите се намират в отделено фолио с получател Компанията:
    • Проверете дали за резервацията е избрано “Трансферно фолио при напускане”. Ако да, проверете дали това е фолиото за фактуриране на конкретното пристигане. Ако се налагат промени следвайте стъпките описани в Промяна на резервация.
    • Следвайте  процедурата за трансфер, описана по-горе, за да ги прехвърлите към трансферното фолио;
  • Ако  услугите за нощувки са във фолиото на резервацията, прегледайте нейните детайли (избрана ли е опцията “Раздели по компания”). Ако се налагат корекции, следвайте стъпките описани в Промяна на резервация. След това изпълнете процедурата за трансфер, описана в Подготовка на предстоящите пристигания .

Повторен трансфер

Ако се наложи последващ трансфер, са възможни два варианта, според състоянието на трансферното фолио:

• Трансферното фолио все още е отворено - услугите ще се прехвърлят;
• Трансферното фолио вече е приключено- в този случай трансферът не може да бъде извършен:
  • Проверете каква сума и какви услуги са фактурирани за резервацията. За целта отворете и разпечатайте трансферното фолио във формат “По резервации” (фолиото е видимо в самата резервация, секция Тарифи и фолиа->Прехвърлени към други фолиа).
  • Вземете решение дали услугите, които сте открили следва също да се фактурират към Компанията;
  • Ако няма да фактурирате корекциите, просто анулирайте фолиото;
  • Ако е нужно да издадете документ, следвайте стъпките описани в Корекции след фактуриране за издаване на коригиращи документи.