Актуализация Clock PMS+ (27 октомври 2025)

Резервации за Активности

Clock представя бетаверсия на своя нов модул за управление и резервиране на активности – модерно и гъвкаво решение, което помага на хотелите и курортите да разширят услугите си отвъд нощувката.

С него можете лесно да предлагате, управлявате и продавате преживявания като йога сесии, спа терапии, дегустации, трансфери или екскурзии – всичко, което гостите ви могат да преживеят и запомнят.

Хотелите със ол-онклузив, перформанс базирани договори, получават модулът като включен във пакета им. За останалите хотели, модулът може да се тества и ползва безплатно, за времето на бета версията му. 

Новият модул за Активности в Clock ви позволява да предлагате и управлявате допълнителни услуги и преживявания с фиксирани часове, ограничен капацитет и ясна организация. 

Ще разгледаме подробно как работи модулът и ще създадем примерна активност с няколко опции, часове (времеви интервали) и споделен капацитет. Настройките са разделени в следните раздели: Активности, Опции на всяка Активност, Часове на всяка Опция, Тарифи, Работни времена. 

За да настроите Активностите, Опциите и Часовете изберете Настройки -> Активности -> Активности.

Активност 

Това е конкретно преживяване или услуга, което искате да представите на гостите, като например Винен тур, Урок по йога, Разходка с лодка, Масаж, Кулинарен клас

Всяка активност има:

• Име, Описание и Снимки.
• Работно време. Определя периодите в годината и работните дни от седмицата във всеки период, както и началния и крайния час. Също така определя и неработните празнични дни. Може да се споделя между Активностите. 
• Минимум и Максимум гости на резервацията;
• Дали се допускат деца или не 
• Какъв е Капацитетът, който се следи - дали се намалява със всяка резервация или за всеки гост.

Опция 

Всяка активност може да има една или няколко опции. Всяка опция има:

• Име 
• Тарифа. Тарифата отговаря за ценообразуването и може да се споделя между различните опции и Активности. 
• Шаблон за начисление. Данните за начислението - данък, приходна група и категория, собствени полета. Текстът, количеството, цената и валутата се създават автоматично. По тази причина може да ползвате един шаблон за начисление за различни Активности, доколкото основните полета - данък, приходна група и категория, и персонализирани полета да са едни и същи.
• Час - часовете (времевите интервали) се дефинират към всяка опция. Това е крайният елемент, който гостът избира и резервира.
  

Всеки Час (времеви интервал) има:

• Начален час 
• Брояч на капацитета - това е броячът, по който се определя капацитетът. Резервирането на часа, създава начисление с този брояч. От своя страна начислението намалява стойността на брояча за конкретната дата. В крайна сметка начисленията и броячите в тях управляват наличността на часовете. Броячът може да е един и същ за различни часове и между различни опции и активности. По този начин броячът ще управлява капацитета за всички часове, за които е избран. 

Улеснения при настройването на часовете (времевите интервали): 

За определени активности може да имате голямо количество часове. Например при голфа стандартният времеви интервал е 10 минути. Това означава, че за ден може да имате около 50 времеви интервала. А ако имате няколко опции за подобна активност, това може да доведе до стотици времеви интервали. За бързото конфигуриране на подобни казуси сме предвидили следните инструменти:

• Автоматично генериране на часове (времеви интервали) - укажете началния час, интервала и крайният час. Също така укажете с какво име да се създадат броячите на капацитет, както и самият капацитет. Системата ще генерира оказания брой часове, както и нужните броячи на капацитет - за всеки час по един брояч.
• Копиране/поставяне - Тази функция може да ви бъде полезна, ако две или повече опции или активности имат общ капацитет - например имате един туристически гид, но предлагате две различни активности или две различни опции. При копирането/поставянето, часовите интервали се прехвърлят директно, тоест запазват зададения брояч на капацитета. При поставянето имате възможност да изберете дали старите часове  да се изтрият и също така да изключите някои от часовете, които не желаете да се прехвърлят.

Тарифи 

Тарифите, които създадете, може да обслужват една или много опции. Това "споделяне" дава възможност за по-лесно управление на цените - ако дадените продукти (опции) имат еднакви цени и съответно една и съща тарифа, при промяна на цената ще трябва да редактирате само една тарифа.

За да редактирате Тарифите изберете Настройки -> Дейности -> Тарифи. За всяка тарифа може да зададете: базова цена, цена за възрастен, цена за дете. Цената за възрастен/дете се умножава по броя на гостите и се добавя към базовата цена. Например ако тарифата ви е: Базова цена 50, цена на възрастен: 20, цена за дете: 10, то за резервация на Активността за 2 възрастни и 1 дете, цената ще е = 50 (базова) + 40 (20 по 2-ма възрастни) + 10 (1 дете) = 100. Ако нямате базова цена или цена на гост, попълнете 0 в съответното поле. 

При начислението на услуга за Активност, което е с капацитет за гост има особеност свързана със закръглянията. Понеже начислението трябва да има количество, отговарящо на броя на гостите, се налага цената на начислението да се усредни. Нека да разгледаме горния пример, при който цената за 2+1 е 100. В този пример, ако активността е с капацитет за всеки гост, ще се начисли услуга, която е с количество 3 (общият брой на гостите) и цена 33.33. Тоест общата крайна цена ще е 99.99, а не 100. Поради тази особеност при закръглянето, цената, която ще се вижда от клиента при резервиране и впоследствие във фолиото, ще е 99.99.

Работно време 

Работните времена може да се споделят между Активностите. Това означава, че след като създадете едно работно време, може да го изберете за много активности. Така при редактирането на дадено работно време, промените се отразяват за всички активности, за които това работно време е избрано. Работно време има множество периоди в които може да изберете началният час и крайният час на работа, както и работните дни от седмицата. Чрез различните периоди и начален и краен час може прецизно да променяте наличните часове, така че те да следват светлата част на деня. По този начин може да извлечете максимален брой резервации от всеки сезон. 

Началният и крайният част се третират на базата "включително", т.е. това са най-ранният и най-късният възможен слот. Ето и пример:

• Да приемем че за определена Активност имате дефинирани следните часове: 08:00, 09:00, 16:00, 17:00, 18:00 
• Създавате период (примерно летни месеци), в които за начален и краен час въвеждате 08:00 - 18-00. Това ще остави горните часове за продажба.
• Добавяте и период (примерно зимните месеци) с часове 09:00 - 17:00. Това ще остави за продажба 09:00, 16:00 и 17:00.

За да може бързо да изключите даден ден, например празник изцяло от продажбите, може да го добавите в секцията "Почивни дни" за съответното работно време.

Примери за настройка 

Пример 1: Винен Тур

Хотелът Ви предлага следните Винени турове: "5 вина" или "7 вина + премиум вино", като двете имат различни цени. Групите са до 10 човека, като в рамките на тези 10 човека, различни гости могат да си резервират места и всяка резервация може да е за различна опция. На всеки турист се сервират 5 или 7 вина в зависимост от това какво е избрал. Часовете на посещенията са 11:00, 13:30, 15:30. Тази опция се продава както на рецепция, така и през WBE-то.

Настройки:

• Създайте Активност "Винен Тур". 
• Създайте работно време и изберете работните дни от седмицата, 
• Попълнете минимум гости 1 и максимум 10. 
• Оставате празно "Позволени са деца" 
• Изберете "Капацитет спрямо гостите"
• Добавете опция към него "5 вина" 
• Добавете нова тарифа "Винен Тур - 5 вина". В нея попълнете цената за възрастен. 
• Създайте шаблон за начисление "Винен Тур" и го изберете тук.
• Добавете и опцията "7 вина + премиум вино" 
• Добавете нова тарифа "Винен Тур - 7 вина". В нея попълнете цената за възрастен. 
• Изберете шаблон за начисление "Винен Тур". 
• Добавете часовете за "5 вина". 
• Попълнете часа: 11:00 
• В полето Брояч на капацитета - щракнете бутона "+". Системата ще ви предложи име за брояча, съставено от името на Активността, Опцията и Часа. Попълнете капацитет: 10. Понеже в Активността сте избрали "Капацитет спрямо гостите", това означава, че капацитета е 10 човека. Това позволява да се приемат резервации за различен брой гости, докато се запълни капацитета. Запишете.
• Повторете стъпките за 13:30 и 15:30
• Копирайте слотовете от "5 вина" и ги поставете в "7 вина + премиум вино". Това ще прехвърли същите броячи на капацитета.
• След като приключите с конфигурацията, редактирайте Опцията към активността "Винен Тур" и изберете отметката че се продава през WBE-то. 
• Също така не забравяйте да настроите останалите полета и данъка за новосъздадения шаблон "Винен Тур".

Пример 2: Тенис на корт

Хотелът разполага с 4 тенис корта, които гостите могат да резервират. Резервациите са за по 1 час, като кортовете работят през всички дни от седмицата от 7 до 18 часа. Предлагат 3 вида услуги на различни цени - наем корт, наем на корт + ракети, наем на корт + ракети + 4 топки. 

• Създайте Активност "Тенис на корт". Работно време - всички дни от седмицата, 7-18 ч; минимум гости 2, максимален брой 4-ма; децата са позволени; Капацитета НЕ Е за гост. 
• Добавете три опции за трите вида услуги, като за всяка зададете отделна тарифа. В базовата цена задайте цената за наем на корта. В тарифата за "наем корт + ракети" - в базовата цена задайте цената за наем на корта, а в цените за гост и дете, въведете цената за наем на 1 ракета. В тарифата "наем корт + ракети + 4 топки", в базовата цена задайте цената за наем на корт и 4 топки и отново в цените на възрастен и дете, задайте цената за наем на ракета. 
• В първата опция, добавете часовете. 
  • Ползвайте "Генерирай": начален час 07:00, краен час 18:00, 
  • Интервал 60 мин. 
  • Префикс за капацитетните пулове които ще се създадат автоматично - понеже капацитетните пулове ще са едни и същи за всички опции, редактирайте името, така че да съдържа само "Тенис на корт - ". 
  • Капацитет: 4 - отговаря на броя на тенис кортовете. 
• Копирайте създадените часове от първата опция и ги поставете в другите две. След това пренесе същите броячи на капацитета, което означава, че резервирането на един час за която и да е опция, ще отнеме и от часовете на другите опции. 

Пример 3: Масажи/Хидромасажи с фиксирани часове

Модулът не е предназначен за услуги, които се резервират свободно по часови график, при който резервациите може да имат различна продължителност и се цели максимално запълване на графика. Въпреки това, има ситуации при които подобни услуги може да се продават и на принципа на фиксираните часове. Така например, ако в СПА-то предлагате услуги които са със сравнително близка продължителност, бихте могли да обособите времеви интервали, например на кръгъл час или на половин час, и да предлагате различни услуги (опции). Недостатъкът е, че ако ползвате времеви интервали от 1 час, то дори дадена услуга да е 30 или 40 минути, то се заема целият времеви интервал. Колкото по-голяма е разликата в продължителностите на опциите, предоставяни от един специалист, толкова е по-голяма е и загубата на време в модела на фиксираните часове. 

Ето и един пример за настройка. Например, ако предлагате мануални масажи и хидромасажна вана, може да подходите по следния начин:

• Направете две Активности: "Масажи" и "Хидромасажи". Мин/Макс гости: 1. 
• Като различни опции добавете различните видове масажи и вани, като зададете и различни цени за всяка опция. 
• За масажите, направете времевите интервали на 1 час, а като капацитет задайте броя на масажистите с които разполагате. Копирайте часовете между различните опции, за да споделят един капацитет (да ползват едни и същи броячи на капацитета) 
• За Хидромасажните вани, направете времевите интервали на 30 минути, а като капацитет задайте броя на Ваните. Отново копирайте часовете между различните опции за споделяне на капацитета.

Резервация

Гостът може да резервира Активности през WBE-то, а рецепция през новия екран "Активности - наличности". Това създава резервации без стая, които може да видите в екраните за Пристигащи, Заминаващи и В хотела. Повече детайли намерете по-надолу. 

Ето как се отразява в системата направената от госта резервация:

• Резервирането на всяка Активност създава нова, отделна резервация за нея с контактна информация за госта.
• Резервацията е маркирана като резервация без стая. 
• Датата на ползване на услугата е в полето Пристигане. 
• Часът на ползване на услугата е в полето "Час на пристигане". 
• Самата услуга е добавена като дневно начисление към резервацията с калкулираната от Активността тарифна цена.
• Консумирането на капацитета на часа се осъществява от направеното начисление, неговия брояч на капацитета и сервизната му дата. 

Препоръчителният подход при промяна на датата или часа на резервацията е чрез анулиране на старата резервация и създаване на нова през екрана "Активности - наличности". Ако поради някаква причина не може или не желаете да анулирате старата резервация може ръчно да промените датата и часа като: 

• В самата резервация редактирате датата на пристигане и часа.
• В начислението редактирате сервизната дата и броячът на капацитета, отговарящ за новия час.

Нов екран "Активности - наличности"

Отворете новият екран от "Свободни стаи" > "Активности - наличности".

• Попълнете броя на възрастните и децата 
• Изберете дата. 
• Изберете Активност. 
• Ще видите свободните и заетите часове (оцветени). В горния ъгъл на всеки час може да видите и остатъчния капацитет. 
• Щракнете часа, за да го добавите в кошницата. Така избирате часа, но все още нямате резервация. 
• Може да добавите още часове за други Активности по същият начин. 
• Отворете кошницата от горния десен ъгъл на екрана. Там ще видите цената на всяка резервация, както и общата сума. Оттам може и да премахнете добавени редове. 
• Когато желаете да приключите и да създадете резервациите, попълнете имената на госта, имейл или телефон и изберете "Създай" 
• На следваща страница може да видите статуса и създаването на резервациите. След създаването може да отворите всички създадени резервации в Разширеното търсене. 

WBE

Във WBE може да резервирате Активности независимо от стаите или заедно с тях. Самите резервации за Активностите не са обвързани с резервациите за стаи. Това дава максимална гъвкавост при продажбата на Активностите. 

Процесите по резервиране на стая и на Активност са различни и минават през различни стъпки, като последната страница е една и съща - там, където се приключват резервациите за всички добавени стаи и Активности. 

Във WBE-то вече има и нови входни точки. Това означава, че в зависимост от интегрирането или линка, който получава госта, може да се отвори една от следните страници: 

• Календар (старата начална страница) от които се започва резервирането на стая. 
• Избор. Това е нов прост и ясен екран, в които госта трябва да избере какво иска да резервира: Стаи или Активности. 
• Активности. Отваря се директно екрана с Активности. 

Може да изберете да ползвате навсякъде универсалната входна точка "Избор" или да изберете по-специализиран подход - в страниците, описващи типовете стаи, да има линк към "Календара", а в страниците описващи Активностите - линк към "Активности". 

Така или иначе, във вътрешните страници гостът може да сменя между страницата със стаите и Активностите, и по този начин да резервира всяка една от двете или и двете заедно. Смяната става от два нови бутона точно над бутона за промяна на датата. Освен че удобно за госта, това предоставя и възможност за ъпгрейд. 

Резервирането на Активност преминава през следните стъпки:

• Избор на Активност. Гостът вижда снимки и описания за всяко Активност. 
• Избор на Дата и брой гости 
• Опции и свободни Часове. Гостът вижда различните опции и цените им, както и свободните часове. Избира час и го добавя към количката. 
• Последна страница. От тук гостът може да приключи резервацията си или да добави още Активности или Стаи преди това.

Гаранционна политика. 

Резервациите за Активности стават с Гаранционната политика за подразбиране избрана в настройките на ВБЕ-то. Гаранционната политика определя размера на депозита, начина на гарантиране и кенсълационата политика. 

Пристигащи резервации и Резервации - Разширено търсене  

Резервациите за Активностите може да видите в екраните за търсене на резервации - Пристигащи и Разширеното търсене. В Пристигащи, Заминаващи и В Хотела сме предвидили нов, филтър с който може да филтрирате резервациите по тип: Всички, Резервации за стаи, Други резервации (без изискване за стая), Резервации за Активности. Така, ако резервациите за Активности се обслужват на друга рецепция, за всяка от тях може да се избере кои резервации да вижда: хотелската рецепция - резервациите за стая, рецепцията за Активности - резервациите за Активности. Настройката се запомня за станцията и при следващо отваряне на екрана се избира автоматично.

Визуално също лесно може да различите резервациите за Активности: В колоната Стая ще видите името на Активността за което е резервацията, също така има икона и е оцветена в различен цвят. 

В Разширеното търсене на резервации може да намерите подобни резервации чрез съществуващия филтър Тип резервация: Други резервации (без изискване за стая).

Други подобрения

• Календар на дейностите - по подобие на Календара на стаите вече може да виждате и управлявате специалните дни, които да оцветите в различен цвят. По същия начин както в Календара на стаите - щракнете върху реда с датата, за да зададете цвят или да го премахнете. Имайте предвид, че списъкът със специалните дни е общ между Календарите на стаите и дейностите - т.е. каквото изберете в единия календар, ще видите и в другия. 
• Справка Мероприятия / Групи KPI  - в колоната за Други Приходи, добавихме и сумата на начисленията от още две категории: 1. Начисленията, трансферирани от ПОС-а по фолиата на Мероприятието. 2. Начисленията от Резервации или други източници и различни от стаи и храни. 
• Мероприятия - Търсенето на дейности
  • Подобрихме филтъра Тип дейност. Вече може да избирате няколко позиции и по този начин, да получите в една справка, няколко различни избрани типове дейности. 
  • Ново групиране - по Тип дейност. Групирането в комбинация с филтрирането прави списъка по-четим и ясен.
  • При групирането по дата добавихме и деня от седмицата 
  • Код на Мероприятие (WBE). Подобрихме екрана за попълване на кода на мероприятието и избора на блок, за да е по-ясен за вашите гости. По-ясно е показан избраното мероприятие и блок, както и процеса по смяна или премахване на кода. 
• За всички канални мениджъри - добавихме допълнителна проверка при импорта на резервации. Промените и анулациите се импортират, само ако резервацията е  с статус "Очаквана". Ако резервацията вече е със статус "Настанена", изпратена или анулирана, не се импортират никакви промени. В Инбокса такива промени излизат със статус 'Обработетни', а за резервациите се създават задачи. 
• Booking.com - подобрихме импорта на съществуващите, очаквани резервации (reservation summary). При първоначалното пускане на Booking.com, системата може да импортира съществуващите, очаквани резервации чрез специална процедура, която сервизният екип на Клок извършва. В определени ситуации, които не зависят от нас, Booking.com може да предоставят само частична информация за очакваните резервации, макар в други ситуации да предоставя пълната информация. По наше мнение Booking.com не изпращат пълната информация за миналите резервации, в ситуации, когато хотелът не е ползвал PMS връзка досега. От наша страна, реализирахме и двата протокола, така, че да получите възможно най-много информация. При ползване на функцията "Импорт" се опитваме да получим пълната информация за резервациите. Ако чрез тази функция не се получи пълната информация от страна на Booking.com, то може да ползвате новата функция "Import by summaries" при която, резервациите ще се импортират, но с частична информация. Частична информация означава, че Букинг:
  • не изпращат информация за всички гости по резервациите, както и контактни данни. Присъстват имената само на един, основен гост. 
  • не изпращат допълнителните услуги, цените им, както и информация за включените данъци и такси 
  • не изпращат забележки, искания на гости и други описания 
  • не изпращат данни за кредитните карти 
  • изпращат информация за компании и комисионни 
• Променихме списъка с държави и поведението на персонализирание списъци. Преди промяната, това което въведете в персонализирания списък, заместваше пълния списък. Така, за да добавите една държава, трябваше да попълните всички - тоест да попълните целият списък. След промяната, в персонализирания списък, може да добавите само държавите, които желаете да добавите или да подмените имената им. Пълният списък се "слива" с персонализирания списък и така се представя за избор. Персонализираният списък е с приоритет и замества кодовете, ако те съществуват в пълните списък. Освен това, избраните "предпочитани" държави, вече излизат в началото на списъка на всички места където има избор за държава.
• По подразбиране вече Периодът за съхранение на данните за гост  вече има стойност по подразбиране от 120 месеца. 
• Домакински задачи - архив - вече показва и приключените задачи за общите площи. 
• Adyen - добавихме платежните методи Alipay и WeChat. 
• Премахнахме ограничението за броя на компонентите, съставящи виртуалната стая. Преди ограничението беше до 10, но има обекти, в които има нужда от повече компоненти за една виртуална стая. 

Отстранени конфликти

• Календар на дейностите -  Отстранихме проблем, при които календара не работеше, ако в него попадне ден с промяна на астрономическото време (лятно-зимно) 
• Характеристики на стаите - не можеше да се добавят икони, чиито имена съдържат някакво число - например sticky_note_2 
• Руминг лист - не се създаваха резервации, ако бяха свързани с Мероприятие и в него имаше избрано "трансферно фолио по подразбиране"