Актуализация Clock PMS+ (24 март 2025)

Нови функционалности

Pipeline на продажбите на мероприятия

Много от Вас искаха да намерим решение на казуса, свързан с управлението на продажбените етапи на Мероприятията. Мероприятията имат по-сложен продажбен процес, който преминава през различни стъпки. Проследяването на напредъка на всяка сделка, изисква повече от текущо наличните статуси. Допълнително, всеки хотел има собствени навици и собствена процедура по управлението на сделките. За да решим казусите, свързани с организацията на продажбите, добавихме “Етап продажби”, както и нов Pipеline екран, които да е насочен към ясното управление на всички сделки.

Какво е Етап продажби?

“Етап продажби” е ново поле в Мероприятието, с което управлявате неговия статус. Различното от досегашните статуси е, че стойностите на Етап продажби са изцяло настройваеми - тоест може да настройте стойностите такива, каквито най-добре отговарят на вашите нужди.

Важно е да отбележим, че запазваме и старият начин на работа. Ако не добавите никакви етапи, екраните не се променят и  ще показват старите полета на статусите. Тази важна особеност, ще ви даде възможност, когато сте готови, плавно да преминете към нова организация на работа - по-гъвкава и отговаряща към вашите нужди.

В нашите планове е  да добавим същите Етапи продажби  и за резервациите и съответно те също да влизат в Pipеline. Следете нашите актуализации!

Настройките на новите Етап продажби се намира в Настройки->Мероприятия-> Етапи продажба.

• Добавете Етапите продажби, които желаете;
• Краткото име се вижда в таблици и места, където мястото е ограничено;
• Цветът ви помага по-лесно да се ориентирате и да разпознавате отделните етапи. Същото така може да се използва и в Календара на дейностите  (вижте надолу).
• Сортирането е важно. От него зависи подредбата на етапите в Pipеline, а също така функцията за бързо преминаване към следващ статус.
• Гаранционен статус  и Статус на настаняване - Това са "базовите" или досегашните статуси. Изберете стойностите, на които отговаря етапа на продажба към базовите статуси. Когато в мероприятието изберете даден Етап продажба, базовите му статуси ще се променят спрямо зададените в етапа.
• Включи в изглед Pipeline - Дали този етап да е избран по подразбиране за показване в Pipeline екрана.
• Може да изтриете етап, ако той не е избран в нито едно Мероприятие.

Мероприятие 

В екрана за ново мероприятие и в редакция, вече ще може да избирате от новите Етапи продажба. По подразбиране се предлага първия етап, в зависимост от сортирането, което сте задали.

В екрана за редакция, за бърз избор се предлага следващият по ред статус. За повече опции изберете "Повече...",  където ще видите всички етапи.

Новите Етапи продажба позволяват "изключения" за конкретно Мероприятие. Споменахме, че базовите статуси на мероприятието се променят спрямо зададените в Етапа продажба, обаче може да имате нужда от изключения. Например, ако мероприятието е в етап  "BEO Waiting", който сте настроили да е с гаранционен статус "Опционално", но имате причина да направите  конкретното  Мероприятие с гаранционен статус "Гарантиран", имате два варианта:

1. Да имате отделни етапи продажби за всички ситуации - например "BEO Waiting" и "BEO Waiting/Guaranteed", но подобен подход би увеличил броя на етапите

   или

2. Да направите изключение за самото Мероприятие и да го направите "Гарантирано" без да сменяте неговия Етап продажба. Това може да направите от екрана "Повече.." от смяната на статусите. Там изберете "Редакция статус" и изберете какъв да бъде гаранционни или статуса на настаняване за това Мероприятие. Имайте предвид, че следващата смяна на Етап продажба, ще донесе собственият си статус и изключението ще отпадне. От същият екран, може да премахнете етапа продажба на Мероприятието, ако по някаква причина искате да направите това.

В Мероприятието сме добавили още две нови полета, които ще Ви помогнат за управление на продажбите - Очаквана стойност на сделката и Очаквана дата на приключване на сделката. Двете полета може да намерите в екрана за ново Мероприятие, а в редакцията са под депозита - "Очаквано".

Pipeline

Pipeline е специален, нов екран, които е насочен към управление на продажбите и показва мероприятията в перспективата на техните етапи на продажба. Може да го отворите от менюто за навигация Мероприятия -> Pipeline. Ако сте в търсенето на мероприятия, ще го намерите като нов таб за бърз достъп.

Какви опции има екрана:

• По подразбиране са избрани етапите, които сте маркирани като “Включи в изглед Pipeline";
• Може да избирате произволна комбинация от етапи, които желаете да включите в екрана.
• Екранът има три изгледа: Традиционният "Pipeline" изглед, Компактен изглед и Табличен изглед удобен за печат. Може да ги сменяте бързо с бутон в горния десен ъгъл.
• В екрана може да видите суми на очакваните приходи за всеки етап и мероприятията с този етап. 
• Директно може да редактирате очакваната сума и дата на приключване на всяко мероприятие.
• Имате множество възможности за филтриране на мероприятията:
  • В зависимост от очакваната сума - повече или по-малко от указана сума;
  • Датата на приключване - преди или след указана дата.
  • Броя на гостите на мероприятието - повече или по-малко от указания брои гости.
  • Период на пристигане на мероприятието;
  • Разпределено на - потребител или отдел;
  • Маркетинг показатели - Сорс, Канал, Сегмент;
  • Валута за сумите (ако използвате повече от една валута).
• Може да сменяте и начина на сортиране на мероприятията: растящо или намаляващо по дата на създаване, дата на пристигане, компания, очаквана стойност на сделката и очаквана дата на приключване на сделката.
• Бързи бутони за смяна на статуса на Мероприятието. Един бърз бутон, с които премествате мероприятието в съседния десен статус и един бутон, с който може да изберете всеки статус от списъка. Ако изберете статус, който анулира мероприятието, ще се отвори екрана за анулиране, където да изберете нужните опции.

Календар Дейности

В Календара на дейностите може да изберете новата опция за оцветяване на дейностите в цвета на Етапа на продажба. В календара изберете иконата за настройки, горе  вдясно и активирайте "Покажи цветовете на Етап продажба". Тази нова опция ви дава пълен контрол върху цветовете в календара, тъй като винаги може да промените цветовете на Етапите продажба, според вашите нужди.

Още една промяна е, че в този режим на оцветяване ("Покажи цветовете на Етап продажба") се отчита и цвета избран в Мероприятието. Цвета на Мероприятието има приоритет пред цвета на етапа продажба и дейностите ще се оцветят в цвета, избран в Мероприятието.

"Покажи цветовете на Етап продажба" се запомня за текущото устройство и при следващо отваряне на календара няма нужда да го избирате отново.

Търсенето на Мероприятия

В търсенето на Мероприятия, ако има настроени Етапи продажба, те се показват като основна опция за избор. Търсенето по базови статуси е запазено - за да ги видите изберете "Покажи всички". Добавена е и нова колона за Етап продажби.

Входящи имейли за Мероприятието

Досега в Мероприятието виждахте изпратените имейли, които сте създали от екрана на самото  Мероприятие - било то BEО, други шаблони или новосъздадени имейли. Това обаче далеч не е цялата кореспонденция с клиента. Не се виждаха нито получените писма от клиента, нито вашите отговори, ако са изпратени директно от пощенската ви кутия. Решихме да подобрим това. Вече ще може да виждате свързаната кореспонденция с клиента. За целта трябва да предоставите достъп на системата до вашата обща пощенска кутия (IMAP сървъра) от които изпращате и получавате писма (например [email protected]). Clock ще сканира регулярно писмата в кутията, ще открива изпратени и получени писма, свързани с предишна кореспонденция по Мероприятието и ще ги добавя в списъка с имейли в Мероприятието.

За момента системата открива връзките, когато те са последваща кореспонденция на писмо, изпратено от екрана на Мероприятието. Предвиждаме също така да добавим възможност, първоначалните имейли, за които няма информация към какво се отнасят, да бъдат впоследствие свързани с Мероприятие. Когато добавим и тази функция, ще имате изцяло пълният архив на кореспонденцията, достъпен директно в самото Мероприятие.

Към системата може да свържете едни пощенски адрес (кутия), ако ползвате различни адреси за комуникация с клиентите си, тогава може да направите следното: да оформите обобщена пощенска кутия - нов специален, обобщаващ адрес - например [email protected]. След това добавете правила към всеки от адресите,които ползвате, да копират получените и изпратените имейли в общата кутия. Така ще оформите обобщена пощенска кутия която системата да следи и ще имате пълната кореспонденция.

За да конфигурирате връзката, отидете в меню Всички настройки -> Система -> IMAP Настройки.

Подобрения

Нови екрани - Пристигащи, Заминаващи, В хотела и Разширено търсене на резервации

Преработихме изцяло основните екрани за търсене на резервации – Пристигащи, Заминаващи, В хотела и Разширено търсене. Те вече са значително по-интерактивни, функционални и бързи, като увеличихме производителността им с впечатляващите 400%. Така може да обслужвате гостите си по-бързо и ефективно. Може да достъпите новите екрани като от менюто за навигация изберете Резервации и след това изберете върху бутон "NEW", в съответния ред.

Ето какво ново има в екраните:

• Всички гости от резервацията - Търсенето по данни на госта - име, имейл, телефон, вече търси освен по данните на основният гост и по допълнителните гости, както и по лицето за контакт. Също така, имената на всички гости и лицето за контакт се виждат в таблицата с резултатите. Добавили сме опция за това дали да се показват всички гости или само основния. Така може да избирате между по-компактен или детайлен изглед. Специално за оперативните екрани ( Пристигащи, Заминаващи, В хотела) смяната на тази опция не предизвиква презареждане на екрана и променя изгледа моментално. 
• Интерактивно показване и скриване на забележките - Подобно на горната опция, за Пристигащи, Заминаващи и В хотела, смяната на тази опция не предизвиква презареждане на екрана.
• Добавихме цвета на резервацията в колоната с номера - Това ще направи още по-полезно това поле.
• Ъпгрейд на стая - Във всички търсения, вече може да различите резервациите които имат Ъпгрейд на стая. Добавихме икона (стрелка нагоре) пред типа стая/номера стая, която индикира наличието на ъпгрейд. А в Разширеното търсене вече има филтър, с които може да намерите всички резервации с Ъпгрейд на стая.

• Масовите функциите вече са достъпни от бутона с точките - горе вдясно.
• Нова масова функция: Разпределение от номер стая - При този модел на разпределение, системата подрежда стаите по имена и избира стаи последователно от определен номер нагоре или надолу. Чрез функцията може да разпределяте стаи на групи, така че те да са близо една до друга. Ако не попълните номер, разпределението ще стане по зададеният в настройките модел на разпределение: Поред, Случайно, Равномерно натоварване, Уплътняване или Динамично на база на заетостта. 
• Нова масова функция - Добави начисления - Чрез новата функция може да изберете множество резервации от списъка и да начислите на всички една или няколко услуги. Особено полезна за хотелите обработващи повече групи, тази функция ще минимизира някои рутинни задачи до няколко клика. От масовите функциите изберете Фолиа->Добави начисления.
• Нова масова функция - Добавяне Бележки - Вече може да добавите бележки за цяла група. Може да добавите забележки от различните типове наведнъж: Бележки, Бележки изхранване, Бележки за домакинството и Заявки на клиенти. Изберете бутона за масови функции ->Бележки.

• Разширено търсене на резервации - в колона Блок, добавихме информация за типа стая

Разширено търсене на резервации

Направихме сериозна доработка на възможностите за персонализация на търсенето, като с новия мощен механизъм, вие лесно и бързо може да изградите собствени справки, касаещи списъците с резервации. Това значително разширява начина на ползване на екрана и неговата полезност.

Възможности за персонализация:

• Отворете екрана за персонализация -  в поле “Персонализирани изгледи”,  изберете бутона за Редакция.

• Изберете опциите дали да виждате Бележките на резервациите и Всички гости (включително лицето за контакт)
• Колони - Изберете кои колони да се виждат в справката. Имате избора измежду 44 колони които може да покажете или скриете.
• Ред на колоните - Разместете колоните, така че да са най-удобни за вас. Изберете дали номерът на резервация да е първа или последна колона. Подредете информацията според вашите нужди. 
• Групирай по - Изберете по какво да се групират резервациите. Групирането ще се извърши по стойността на избраното поле, може да е Статус, Тип стая, Дата или което и да е поле от 44-те полета. За всяка от групите ще получите сумарните стойности - брой Резервации в групата, брой на Възрастните, Децата и общия брой на гостите.
• Сортиране - Изберете по кое поле да са подредени данните в справката.
• Натиснете Приложи. Ще видите резултата, а направените промени ще се запомнят за текущото устройство когато отваряте Разширеното търсене.

Персонален изглед

Чрез бутона Приложи (описан по горе) променяте основният изглед на Разширеното търсене. Какво става обаче, ако желаете да имате няколко различни изгледа, от които да избирате? Добавихме и такава възможност. Може да създадете много персонални изгледи, като за всеки изберете колоните, подредбата, сортирането и групирането. Запишете всеки изглед и така ще можете да го ползвате повторно. Нещо повече - записаните изгледи са достъпни за всички потребители в акаунта. Това дава възможност да създадете стандартизирани справки за различни цели, които да се ползват от всички потребители и на всички работни места. Ето как да създадете персонален изглед:

• Отворете екрана за персонализация;
• Може да промените колоните, подредбата, сортирането и групирането;
• От бутона Приложи, изберете падащото меню и “Запиши като”;
• Въведете име за справката и запишете;
• Ако желаете да промените записания персонален изглед, най-лесният начин е да го изберете от списъка вляво, да промените настройките и да изберете “Запиши като”. Ако запазите същото име на изгледа, той ще се актуализира. Ако промените името, той ще се запише като нов изглед.
• Може да изтриете даден персонален изглед с бутона за изтриване, в края на неговия ред.

• В екрана с параметрите и филтрите, може да изберете изгледа, който да се приложи. В поле “Персонални изгледи”, ще  видите списък с всички изгледи, просто изберете този, който искате да използвате.

• След като генерирате справката, също можете бързо да промените нейния изглед. Кликнете върху бутона за персонализация в горния десен ъгъл. Ще се отвори списък с всички запазени персонални изгледи – изберете този, който най-добре отговаря на нуждите ви. 

Други подобрения

• Гост/Руминг лист импорт - две нови подобрения към новата ни функционалност:
  • Разпознаване на имейли на гостите - Ако в руминг листа присъстват имейли, те ще бъдат разпознати автоматично и асоциирани с госта.
  • Групов референтен номер - При ползването на старата функционалност в резервациите "Създай Няколко", всички резервации получават общ референтен номер започващ с  # и по този начин се оформя група резервации, дори да нямат Мероприятие. Същата функционалност добавихме и в Густ/Руминг лист импорта. Ако в сорса на данните (първа страница), няма зададени референтни номера (номера започващи с #), то на втора стъпка се предлага общ номер (попълва се автоматично и отговаря на датата и часа). Може да го премахнете или промените ако желаете. Този номер ще се пренесе към резервациите и те ще се оформят като група от резервации.
• ID Processor - преминахме към нова версия на софтуера за разпознаване и извличане на данни от паспортите и документите на гостите. В новата версия се разпознават повече документи и разпознаването е подобрено. Ако все още не ползвате ID Processor-a, може да прочетете повече за него в The ID Processor
• Дневник Депозити  (v2) - в секциите Начално салдо, вече имам само една стойност - самият баланс. Премахнахме другите суми,защото те носеха объркване за потребителите. 
• Импорта на резервации от CSV - добавихме опция да бъде изключена проверката на заетостта. По този начин, даваме възможност да се импортират споделени резервации. Съветваме ви да не използвате тази опция, освен ако нямат основателна причина да изключите проверката на заетостта. 
• Добавихме нова валута - Caribbean guilder (XCG).

Отстранени конфликти

• Справки “Резервации по сегменти” и “ Начисления по сегменти” - оправихме проблем при който, етикета на избраните сегменти и подредбата на самите сегменти в него, не отговаряше на генерираните данни.
• Adyen payout reconcile - коригирахме проблем, при който сумите от определени валути се третираха в центове и се деляха на 100. Също така системните потребители излизаха с ИД (код), вместо с име.
• Календара на дейностите - отстранихме проблем със защриховането на дериватните заемания, когато заемането се отнася за повече от един ден.
• В начисленията коригирахме проблем, при който, в определени ситуации, текста на начислението се записваше и като текст за отпечатване. Следствие на това, можеше да възникнат грешки, свързани с правата за редакция на текста за отпечатване или увеличаване броя на начисленията при преизчисляване.

Локализации

• По-късно тази седмица: България - Фискализация - Добавихме нова настройка за начина на фискализация на отстъпки и консумирани аванси. В момента, отрицателните редове се фискализират като "корекции". Това е така, защото функцията за корекции на фискалното устройство може да приеме данъчна група и затова е най-удобната за тази операция. Закона от друга страна изисква да се използва функцията за "Отстъпка". Отстъпката обаче не работи с данъчна група и има доста повече ограничения при използването ѝ. Вече може да изберете по какъв начин да се фискализират отстъпките и приспаднатите аванси - чрез Корекция или Отстъпка. Консултирайте се с нашия отдел по поддръжката за предимствата и недостатъците на двата метода.
• България - ЕСТИ- подобрихме експорта на данни в няколко аспекта:
  • Изтриване на гости. Експортът открива ситуации, в които даден гост е експортиран към ЕСТИ и след това е изтрит от системата. В такива случаи ЕСТИ експорта подава команда за изтриване. Тази функция е полезна и при ползването на новата функционалност за отделяне на гостите в нова резервация, където госта ще бъде изтрит от едната резервация и добавен като нов в друга.
  • За всеки от експортите вече може да проверите детайлите, които той съдържа. Така може да одитирате направените експорти и съдържанието им.
  • За да бъде ясна последователността на експортите, добавихме следната организация: за да създадете нов експорт, трябва преди това да укажете какво е състоянието на предният експорт - дали успешно е изпратен към ЕСТИ или има грешки и е отхвърлен. В противен случай, при опит да създадете нов експортен файл, системата ще върне съобщение за грешка.
  • При генерирането на данните, ако има липсваща информация за госта, която се изисква от ЕСТИ, но липсва в системата, за съответната кутийка в таблицата ще видите предупредителна икона. Това ще Ви помогне много по-бързо да откриете проблемите и да ги коригирате.

Пълна информация за експорта към ЕСТИ ще намерите ТУК.

Интеграции

• Private Analytics / Google BigQuery:
  • Към таблицата Charges беше добавено ново поле report_segment_id. Тази промяна позволява по-лесен достъп до информацията за сегментиране на начисленията.;
  • Към таблицата Bookings беше добавено ново поле self_pre_checked_in. Полето съдържа дата и час, когато гостите са извършили самостоятелно настаняване, и може да се използва за анализ на използването на функцията за самостоятелно настаняване.
• API
  • Когато планирана смяна на стая по резервация бъде потвърдена, тя се счита за обновяване на резервацията и съответно се включва в известията от типа booking_update;
  • Следните нови параметри бяха добавени към bookings endpoint-а, за да се улесни тълкуването на информацията в booking_room_changes:
    • current_room_id - Показва текущото room_id на резервацията, в случай че е преместена в друга стая и то е различно от arrival_room_id.;
    • room_change_confirmed_at - кога промяната на current_room_id е била потвърдена
• Lightspeed POS L Series - коригиран е визуален проблем при начисления, прехвърлени от изтрит Lightspeed POS L Series. Тези начисления генерираха грешки в екрана folio, които вече са отстранен;
• QuickBooks Online - актуализация до последната microversion на API-то на QuickBooks Online, за да се осигури бъдеща съвместимост на интеграцията.