Актуализация Clock PMS+ (14 януари 2025)

Нови функционалности

Импорт на Гости/ Руминг Листи

За този нов модул използвахме иновативен и уникален подход, за да предоставим мощен инструмент, който да помага на хотела да обработва с лекота групи от всякакъв размер. Това не е просто "импорт" от структуриран файл. Това е интерактивен помощник, обхващащ процеса по обработка на данни, получени от организатора на групата, до създаването на резервациите. Най-голямото предизвикателство беше, как да измислим такъв помощник, който да работи с всякакви и различни по тип и структура файлове.

Ето и обобщение на функциите:

• Работи с всякакви входни формати: pdf, doc, txt, xls, email и т.н. - всичко, от което може да копирате текст;
• В реално време системата показва как "разбира" разпределението на гостите по стаи, още докато редактирате входните данни;
• Запазва оригиналните описания от гост листа като забележки, за да ги ползвате на следващите стъпки;
• Работи с различен брой имена на гостите, в зависимост от входните данни;
• Може да разпознае обръщенията към гостите;
• Може да укажете дали гостите са възрастни или деца, както и възрастта на децата;
• Може да разбере референтният номер и дата на всяка резервация;
• Пренася автоматично информация от Компанията, Мероприятието и Блока, за да не я попълвате ръчно;
• Дава информация за остатъка от блокираните стаи в реално време, докато разпределяте стаите по блоковете.
• Дава възможност да редактирате всички полета преди импорта;
• Дава възможност за междинно записване и четене към/от прикачен файл към мероприятието преди финалния импорт.

Обработката на един Гост/Руминг лист, преминава в три стъпки:

1. Подготовка на текста на Гост/Руминг листа, така че да бъде разделен по Стаи.
2. Разпределение на Стаите по Блокове (ако има такива).
3. Допълване на останалите полета по резервацията, Преглед и Записване на резервациите.

Подготовка на текста на Гост/Руминг листа.

Отворете новият екран за импорт. Ако сте в Мероприятието, натиснете бутона Гости / Руминг лист - импорт в Блок секцията или от главната навигация - секцията Резервации.

Началото е просто. Отворете файла съдържащ Гост/Руминг листа, който сте получили от вашият партньор, копирайте съдържанието му и го поставете в полето в ляво (1).

В реално време ще видите в дясната част (2) как системата е "разбрала" файла.

Следвайте няколко прости правила, за да разпределите гостите по стаи, както и да може системата да извлече максимално много информация, без да се налага ръчно въвеждане:

• Копирайте и поставете желания текст от Вашия Руминг лист. Поддържат се всякакви формати (email, pdf, xls, doc, jpg, txt, други).
• Изберете форматът на името, както и дали въведения списък включва обръщения.
• Поставете имената на гостите в началото на реда.
• Сложните имена, съставени от много части, трябва да бъдат свързани с "_", която ще бъде премахната автоматично след импорта. Пример: "Adria van der Berg" > "Adria van_der_Berg".
• Текстът, въведен след имената на гостите, се използва като забележка.
• За да разделите гостите по стаи, използвайте празен ред.
• '@' в началото на реда маркира госта като дете, а числото задава детската възраст ( @ , @2 , @10). За да направите бърза промяна и да маркирате госта като дете, кликнете върху червения бутон "Възрастен", от списъка в дясно (2).
• '-' в началото на реда маркира текста като забележка и го пренася на следващите стъпки.
• За да извлечете Референтен номер и Дата, поставете '#' преди номера на резервацията и '/' преди датата. (#BO23-12345/01.01.2024)

За допълнително улеснение при подготовката на стаите, сме добавили няколко бързи функции - бутоните над редактора в лявата част.

• Изберете с какви данни за гостите разполагате - обръщение и брой и подредба на имената (3);
• Бутон за бързо премахване на празните редове (4) в целият текст;
• Бутон за бързо разделените на избраните редове по един гост (5) в стая;
• Бутон за бързо разпределение на избраните редове по двама госта (6) в стая;
• Бутон за бързо слепване на избраните имена (7), ако са от няколко думи "von der Leyen" -> "von_der_Leyen".

Всички зададени или пропуснати данни тук, могат да бъдат попълнени на последната стъпка.

Разпределение на Стаите по Блокове (ако има такива)

На тази стъпка, ще определите Компанията, Агента, Мероприятието (8)  и Блоковете (9), с които са свързани резервациите. Ако сте започнали процеса от конкретно Мероприятие, тези данни вече са попълнени. Ако мероприятието има блокове, може да изберете кои стаи към кой блок се отнасят.

Докато разпределяте блоковете, виждате за всеки блок - броя на блокираните оставащи стаи, които се намалят, докато свързвате стаите с блоковете. Тези цифри са обобщени и показват минимума от стаите на блока за целият период. В определени ситуации, тези обобщени цифри може да не са достатъчно точни - например ако резервирате няколко последователни периода, в които стаите не се застъпват. В такива ситуации може да ползвате детайлният изглед на справка Използвани Блокове, към която сме добавили бърз линк.

Системата попълва следните полета за бъдещите резервации автоматично, на база на това какво сте избрали.

• Периода - от Мероприятието;
• Типа стая - от Блока;
• Тарифата и ръчната цена - от Блока;
• Гаранционната политика и Храните - от Тарифата на Блока;
• Цвят, Разходен център и Маркетинг Сегментации - от Мероприятието.

А ето и нещо интересно! В Мероприятието добавихме ново поле: "Трансферно Фолио по подразбиране". Ако в това поле, попълните фолио на Мероприятието, то резервациите ще се създадат с избрано това фолио за трансфер. В този случай, начисленията от тарифите автоматично ще се формират и поддържат във фолиото на Мероприятието, включително, при удължаване, промяна на престоя или преизчисляване.

Имайте предвид, че все пак Компанията, Агента и Мероприятието не са задължителни - може да импортирате резервации и без тях. В такива случаи, данните за резервациите няма да се попълнят автоматично и ще ги попълните на следващата стъпка.

Допълване на останалите полета по резервацията и Преглед

На тази последна стъпка, имате възможност да прегледате всички резервации които ще бъдат създадени. Също така може да промените всички автоматично попълнени данни или да допълните нови.

В таблицата с резервациите, в хедъра ще забележите че за определени колони има бутон за редакция (10). Ако го изберете ще може да попълните данните за гостите или резервацията директно в таблицата.

Също така, може да ползвате екрана за масово попълване (11). Изберете резервациите и щракнете бутона за редакция (11) горе в ляво. Попълнете полетата, които желаете да актуализирате и запишете. За да изтриете съдържанието на вече попълните полета - изберете бутона с иконата за изтриване в дясно от полето.

Ето и никои интересни функции, които може да ползвате:

• Освен резервации за стаи, може да създавате и резервации за гости без престои в хотела - от формата за редакция, изберете чек бокса "Изисква се ресурс стая" (12) на позиция 'Не'.
• Може да забраните импортирането на дадени стаи, ако прецените, че не трябва да се създават резервации за тях - изберете полето "Не импортирай" (14) на 'Да'
• И накрая още една интересна функция - "Отдели доп.гости при настаняване"(13). Знаем, че в доста ситуации се налага да ползвате функцията "споделяне" на стая, при която две резервации се настаняват в една стая. Добавихме нова функционалност, която Ви позволява да отбележите стаите, които ще имат "споделени" резервации предварително. Вижте за това по-надолу.

Автоматично приключване на фолиата на предплатените резервации в BookDirect и Чек-ин Киоска

За държавите, чието законодателство изисква издаване на документ на клиента, при пълно, предварително заплащане на услугите, добавихме нова функционалност за BookDirect и Киоска. И за двата продукта, след като активирате съответната нова настройка, системата ще приключва фолиото, ако то е напълно платено. От своя страна, приключването може да изпраща издадения документ на имейла на клиента (съществуваща функционалност). Допълнително, вижте и свързаната функционалност за електронни фискални бонове в секцията "Локализация".

Ето и няколко детайла:

• За да активирате функцията, изберете настройките "Издаване на документ за предплатени резервации" (за BookDirect) и "Затвори фолиото след плащане" (за Чекин киоска). Допълнително има и настройки за типа документ, който да се използва при приключването.

• Затваряне на фолиото ще се задейства автоматично, ако след плащането, балансът на фолиото е 0, т.е. фолиото е платено изцяло. 
• В BоokDirect, ако се създават няколко резервации и плащането е за пълните им суми, всички начисления ще бъдат прехвърлени в първото фолио, което ще бъде затворено автоматично, ако балансът му е 0.
• Ако настройките изискват фискализация, то такава ще бъде активирана и фолиото ще бъде фискализирано. 

Автоматизация на промяната на данъците

Знаем, че законодателството и размера на данъците, макар и рядко, се променят. Тази промяна създава множество затруднения свързани с ръчно актуализиране на размера на данъците в отворените фолиа и шаблоните за начисление. Затова създадохме специален модул, с чиято помощ може да автоматизирате този процес. В него може да заложите правила, по които системата да промени данъците. Промяната може да стане автоматично на дадена дата или да активирате промяната ръчно.

Ето повече детайли:

• За да настройте новият модул, отворете Настройки -> Всички настройки -> Начисления и данъци -> Промяна на данъци - политика
• Добавете нова политика - попълнете описание, по което да се ориентирате каква ще е промяната.
• Изберете дали искате промяната на данъците да се отрази върху шаблоните за начисление (15) и/или начисленията в отворените фолиа (16).
• Ако касае начисленията в отворените фолиа, системата ще филтрира начисленията, чиято дата на приход е СЛЕД попълнената дата в полето "след Дата на приходите" (17) и ще актуализира само тях. Ако желаете да промените всички начисления в отворени фолиа, в това поле попълнете някаква дата в миналото.
• Ако желаете политиката по промяна да се изпълни автоматично, попълнете полето "Дата на автоматично изпълнение"(18). В такъв случай, политиката ще се активира автоматично, малко след смяната на датата.
• Добавете правилата (19), които да бъдат изпълнени. За всяко правило попълнете - за коя група на приход се отнася и евентуално за коя категория. Попълнете също така текущият размер на данъка и новият размер на данъка. 

• При добавянето на правила, може да използвате тяхната подредба, за да спестите многото правила при по-сложни казуси.

• Ако използвате данъчни кодове и желаете да ги промените, попълнете и тях - стария код и новия данъчен код, с който желаете да го смените.
• Може да изпълните политиката и ръчно - отворете екрана "СТАТУС" и натиснете бутона "Изпълни". 
• В екрана Статус може да проверявате статуса на изпълнение на политиката. Тя се изпълнява без значение дали е отворен екрана или не.

Подобрения

Фолиа

• Отстъпки върху трансферите от ПОС - при прилагане на отстъпка, вече може да избирате и групите на приходи от ПОС, което ще отстъпи и трансферираните начисления от ПОС системата.
• Максимален % Отстъпка в ПМС и ПОС - настройка за всеки потребител. Добавихме нова настройка към всеки потребител "Макс. процент отстъпка". Намира се в редакцията на потребителя в таба Потребител. По подразбиране полето е празно, което означава, че няма ограничение. Ако попълните полето с желаният процент:
  • При ползване на функциите за отстъпка в ПМС и ПОС, системата ще контролира въведеният процент да не надвишава зададеният за потребителя.
  • Ако във фолиото вече има добавена отстъпка, системата няма да позволи добавяне на втора, без значение какъв е процента. В такива ситуации, първо е нужно да анулирате старата отстъпка, преди да добавите нова.
• Бърза функция за създаване на депозитно фолио на база само на нощувките - Ако издавате депозитни фолиа за частичните плащания получени по резервацията, новата функция може да Ви улесни. Досегашната функционалност даваше възможност да създадете депозитно фолио на база на всички начисления или на база  избрани начисления. Новата функция ви дава възможност бързо да издадете депозитно фолио, като отчита само нощувките, без да се налага да ги избирате една по една. Намерете новата функция в екрана на фолиото, секцията с начисленията -> бутона Всички -> "Създай аванс - стаи/пакети".
• "Фолио на един ред" разделя консумираният Аванс - До момента, разпечатката групираше всички начисления единствено по данъчни групи. Консумацията на Аванс е отрицателна операция която намаля сумата. Ако не се отдели на отделен ред се променя характера на фолиото и не се разбира сумата на предоставените услуги, защото групата излиза с намалена стойност или направо с нула. Затова, добавихме още един критерий за разделение на редовете - ако във фолиото има начисления от консумация на Аванс, то те излизат също на отделни редове.
• Печата на фолиото - нова опция за скриване на текстовете "За Плащане" и "Платено". За хотелите, които не използват отложените плащания, организирани в Clock PMS+ и тези надписи във фолиото водят до объркване на контрагентите, вече може да ги скриете от стандартните разпечатки във фолиата. Настройките за показване/скриване на различни елементи от стандартните фолио разпечатки се намират в Настройки -> Всички Настройки -> Документи -> Печат на фолиа - по подразбиране. Новата опция добавена там е "скрий лейбълите 'За плащане' и 'Платено'".
• При редакцията на данни за компанията или профил, добавихме бутон, който да отвори самата компания/профил. Така може да редактирате всички полета, включително кастъм полетата.
• Фолио - зареждането на начисленията е оптимизирано и много по-бързо, за ситуации, когато начисленията са относително малко, но броят на резервациите е по-голям. 

Мероприятия

• Архивиране на Зали и Ресторанти - С архивирането може да скриете от списъците и календара помещенията, които вече не съществуват поради преустройство или по други причини. Понеже те са били използвани в стари резервации, не може да бъдат изтрити, а трябва да се архивират. Архивирането ще ги скрие за бъдещо ползване и ще ги изключи като бройка от лицензирането. Новата функционалност е свързана с две нови полета в Залите и Ресторантите:
  • Дата на влизане в експлоатация (Активно от) - Полето е задължително. При създаване на Зала/Ресторант, попълнете от коя дата, залата или ресторанта функционират. За съществуващите зали и ресторанти, полето е попълнено автоматично. 
  • Дата на излизане от експлоатация (Активно до) - Когато решите да архивирате дадена Зала или Ресторант, в това поле попълнете датата, от която залата е извън експлоатация. Не попълвайте дата в бъдещето, защото след като попълните каквато и да е дата, залата/ресторанта ще бъде архивирана и няма да се вижда в списъците.
• Площ на Залите/Ресторантите - Към всяка Зала/Ресторант добавихме ново поле за площта на помещението. Освен че служи за информация в Календара, полето е предназначено за бъдещи статистически/KPI справки. За да е ясно в каква мерна единица са стойностите, попълнени във всяка Зала/Ресторант, добавихме още едно поле, където може да попълните текст за самата мерна единица (например 'm2', 'ft2', ...). По подразбиране е 'm2'. Настройката се намира в Настройки -> Всички настройки -> Мероприятия -> Общи.
• Трансферно Фолио по подразбиране - В екрана на Мероприятието добавихме ново поле в секцията с Фолиата - Трансферно Фолио по подразбиране. Полето е предназначено да прехвърля информация към Резервациите, когато създавате резервации към Мероприятието през новия екран "Гости / Руминг лист - импорт". Фолиото, избрано в "Трансферно Фолио по подразбиране" ще бъде прехвърлено към резервацията - в опцията "Трансфер към фолио на Компания/Агент". Това е най-лесният начин, всички начисления от тарифите да бъдат насочени към едно, обобщаващо фолио за Мероприятието. По отношение на Резервацията и опцията "Трансфер към фолио на Компания/Агент" напомняме, във фолиото на Мероприятието/Компанията се трансферират начисленията от тарифата, тарифният пакет и тур. данък. Начисленията, избрани в резервацията (Дневни начисления), ръчно направените начисления, както и автоматичните свързани с типа стая се насочват към фолиото на резервацията. За момента, новото поле в мероприятието "Трансферно Фолио по подразбиране" се използва само чрез  "Гости / Руминг лист - импорт", но скоро ще може да се използва и при ръчно създаване на резервации към Мероприятие.
• Трансфери на начисления - Тази опция определя дали към фолиото на Мероприятието или Компанията може да бъдат трансферирани начисления. Опцията се настройва в самата компания и касае фолиата на Компанията и фолиата на Мероприятията на компанията. Изведохме полето Трансфер на начисления от Компанията в екрана на Мероприятието. Така то е лесно и бързо достъпно. Добавихме информацията в секцията с Фолиата, както и възможност бързо да отворите Компанията и да промените настройката.

• Добавихме нов BЕО шаблон за визуалният редактор, който съдържа както бруто, така и нето сумите за всички елементи. Това ще даде по-ясна информация на вашите контрагенти за стойността на Мероприятието.

Разделяне на резервации за по-лесно споделяне на стаи.

В различни ситуации, се налага две резервации да споделят една и съща стая. Казуси изискващи това, може да са комбинация от индивидуална резервация или резервации от различни компании и т.н. Споделянето на стая от две резервации изискваше предварително да се разпредели номер на стая и на двете резервации. Това предварително разпределения, създава неудобства при управлението на стаите. Добавихме нова функционалност, която да улесни споделянето на стая. 

Ето детайли за нея:

• Не е нужно предварително да създавате две резервации. Създайте една резервация за двамата или повече госта и отбележете опцията "Отдели допълнителните гости при настаняване", налична под полетата "Възрастни / Деца."
• При настаняване системата автоматично ще раздели резервацията на две, като в първата резервация ще остане основният гост, а останалите гости ще се прехвърлят в новата резервация. Двете резервации ще споделят една и съща стая.
• Втората резервация, създадена от отделянето, е копие на първата, като всички основни данни се прехвърлят. Особеност има в номера на втората резервация. Вместо да получи нов номер, както е обичайно при копирането, номерът на втората резервация е като номера на първата с добавено ".2" накрая. Тоест ако оригиналният номер е бил "L12002", то номерът на отделената резервация ще е "L12002.2".  
• При разделянето на резервациите, цената също ще се раздели. Разделянето е пропорционално на гостите. Това означава, че ако са 2-ма, цената ще се раздели на две, а ако са трима - първата резервация (с основният гост) ще получи 1/3 от цената, а втората (с 2-ма госта) 2/3 от цената. Разделената цена се записва като ръчна цена в двете резервации.
• Функцията по разделяне може да се извика и ръчно. Това може да стане както преди настаняване, така и след настаняване. Изискването е резервацията да има разпределена стая и да има добавени повече от един госта (профили). Може да достъпите новата функция от екрана за преглед на резервацията бутон "Функции".

Локализация - Електронни фискални бонове за фискални принтери Датекс

Добавихме нова функционалност, чрез която може да решите казусите, в които трябва да издадете фискален бон, но клиентът не е пред Вас. Електронният фискален бон е нормален фискален бон, който се извлича от Датекс фискалният принтер и се записва в електронен вид към фолиото на клиента. Самият фискален Бон, излиза в разпечатката на затвореното фолио след документа във формата, която се изпраща на имейла на клиента. Тоест, фискалният бон не се отпечатва във фолиото, ако фолиото е отворено от ПМС-а, а се разпечатва само ако фолиото бъде изпратено на клиента по имейл и клиентът отвори фолиото от този линк. Какво е нужно за да може да изпращате електронни фискални бонове на вашите клиенти:

• Да ползвате Фискален принтер Датекс;
• В настройките на Датекс принтерите, за всеки принтер изберете "Поддръжка на електронен бон".
• В настройките на Фискална политика, трябва да имате избран фискален принтер по подразбиране. Този принтер ще се използва, когато приключването на фолиото и фискализацията се случват от BookDirect или Киоска.
• Ако прецените, може да поддържате отделен фискален принтер (по подразбиране) за фискализациите от BookDirect и Киоска, който да бъде настроен в режим "Електронен магазин". Предимството на този режим е, че фискалният принтер не ползва хартия, което означава, че може да работи 24/7 и да издава електронни бонове без опасност да спре. Ако добавите такъв принтер, изберете него за принтер по подразбиране.
• Активирайте опцията за автоматично изпращане на затворените фактури на имейла на клиента: "Автоматичен имейл при приключване на фолио".
• Ако желаете, може да изберете и двете настройки, чрез които автоматично да приключвате напълно платените фолиа в BookDirect и Киоска. Фолиата ще се изпратят на клиентите Ви, придружени с електронен фискален бон.

Други подобрения

• Настройка на цвета на лентата на навигация - Когато ползвате множество хотели и всеки хотел е на отделен таб в браузъра, трябва да проверявате името на хотела, за да разберете в кой хотел работите в момента. За да улесним тази задача, вече може да изберете цвят за лентата на навигацията за всеки отделен хотел. По този начин много по-бързо ще се ориентирате в кой от хотелите сте в даден момент. Новата настройка се намира в Настройки -> Всички Настройки -> Хотел -> Потребителски интерфейс. Настройките са две - за цвета на фона и цвета на шрифта. Запишете след като ги промените, за да видите ефекта. 
• Всички ООS статуси за дадена стая - Лесно може да видите списък с всички въведени OOS статуси за конкретна стая. Отворете Настройки -> Всички Настройки -> Стаи -> Стаи. Намерете стаята и отворете екрана за редакция. В долната част на екрана изберете бутона "Статуси на стаите". От него може да изтриете грешно въведени статуси, както и да видите лог на промените по OOS статуси. 
• Справка "Изхранване-обобщено" - добавихме филтър по ресторант. Това ще позволи на обектите с повече ресторанти да получат по-ясна прогноза за храненето.  
• В BookDirect - добавихме пояснителни текстове към цените, затова дали цените включват или не включват данъци. С това освен че става по-ясно за гостите, задоволяваме и изискванията на мета-сърч провайдърите.
• В екран "Домакински задачи" - добавихме филтър по сектор. 
• В справка "Пристигания/Заминавания - обобщено" - добавихме още една колона за заетите стаи от блоковете. Показва се остатъчният блок. Чрез новите данни, може да се правите много по-точно планиране на очакваната заетост. Колоната е добавена само във новата справка, която може да намерите във "Всички справки (new)".

Отстранени конфликти

• Datecs фискализация - отстранен е проблем при фискализация на дробни количества по-малки от 1 (например 0.25). При такива дробни количества, в редки ситуации, бона не се фискализираше поради разлики в закръглянията. 
• Отстранен е проблем, при които ако в шаблон за начисление, свързан с тарифата, е посочено количество по-голямо от 1, то това количество се начислява, вместо да се начисли правилното количество - 1.
• Шаблоните за мероприятие - автоматичното разпределение на Зали и Ресторанти, не беше правилно, ако се избере Подредба. Автоматичната логика не отчиташе правилно нито избраната Подредба, нито капацитета на залите за нея.
• D-edge - променихме алгоритъма за извличане на информация за Агента, като се гледат двете възможни места където може да бъде подаден.
• При използване на е-менюто от ПОС-а за рум сървиз от Личния портал на госта, в редки ситуации, когато в резервацията няма отворено фолио, излизаше грешка при трансфера от ПОС-а към хотелската сметка.
• Справка Прогноза и темп на заетостта/приходите - отчиташе прихода от изтекли или консумирани блокове. Приходът вече се отчита върху остатъчният брой стаи в блока.
• Екран Домакински задачи - при по-стари версии на Chrome излизаше грешка при редакция на задачи или автоматично разпределение. Също така, грешка излизаше и при опит за редакция на задача и задаване на 0 кредити. 

Интеграции

• AppConnector - В някои случаи интеграцията на Atomize се появяваше като активирана, въпреки че не беше;
• SALTO KS - Най-новото решение за контрол на достъпа на Salto, SALTO KS, беше интегрирано и сега гостите ви могат лесно да получат достъп до своите стаи и други ограничени зони в хотела удобно от своя Личен портал на госта. Повече информация за интеграцията и за това как може да бъде конфигурирана можете да намерите тук;