Актуализация Clock PMS+ (23 април 2025)

Нови функционалности

Календар на стаите

Много персонализация и нови удобства – така накратко може да се характеризира новият Kалендар на стаите. Добавихме много нови възможности за персонализация на календара, така че всеки да го ползва максимално удобно според задачите си. Също така добавихме нови функционалности, с които да може по-бързо и ефективно да свършите задачите си и да обслужите гостите.

Ето списък на подобренията:

• Персонализация на цветовете;

• Персонализация на изгледа;

• Много нови филтри;

• Групиране и сортиране;

• Показване на резервациите БЕЗ стая;

• Икони за характеристиките на стаите и бърза визуализация на информация за стаята;

• Домакински статус се актуализира в реално време и може да дава известия;

• Нов метод за разпределяне и преместване на резервации;

• Бърза промяна на периода на резервацията;

• Бързо заключване/отключване на промяната на стаята в резервацията;

• Управление на преместванията;

• Ранни пристигания и Kъсни заминавания - визуализация и бърза редакция;

• Още подобрения.

Пълно описание на всички подобрения ще намерите в Календар на стаите - версия 2.

Гост/Руминг лист импорт към съществуващи резервации

Гост/Руминг лист импорта беше приет много добре от Вас. Решихме да разширим неговата функционалност, така че освен да създава резервации, да може да се използва и за да актуализира гостите във вече създадени резервации. Надяваме се така да стане Ваш незаменим помощник, при обработката на групите. Има два основни сценария, които може да ползвате:

1. Да ползвате оригиналният руминг лист, който сте получили и да свържете стаите от руминг листа с резервациите.
2. Да изготвите "Шаблон" на руминг лист, в който присъстват номерата на резервациите. Шаблонът може да се попълни с имената на гостите от Вас или да го изпратите на вашия партньор, който да го попълни. При работа с подобен шаблон, свързването ще се извърши автоматично, защото в руминг листа ще присъстват номерата на вашите резервации.

Системата синхронизира данните автоматично – обновява съществуващи гости, добавя липсващи и премахва излишни. Повече детайли, как да използвате тази нова функционалност, ще намерите в  Гост/Руминг лист импорт към съществуващи резервации.

Месечно фактуриране 

Добавихме нов инструмент, който да автоматизира процеса на месечното фактуриране и драстично да намалите ръчните операции. Целта на модула е автоматично да намери начисленията за даден месец във фолиата на Гостите/Компаниите, да ги трансферира в новосъздадено фолио, да затвори фолиото и по възможност да го плати с кредитна карта. Основните казуси които решаваме са следните:

• Дългосрочни престои: Ако фактурирате дългосрочните гости с цена на нощувка, може да ползвате новата функционалност. В този случай, резервацията е за дълъг период, а в основното фолио на госта имате начисления за всеки ден, спрямо тарифата му. Може лесно и бързо да фактурирате всички подобни резервации за даден месец.
• Компании с договори за месечно фактуриране: Ако имате договори с Компании, които са чести гости и фактурирате нощувките и услугите, ползвани в миналият месец, новата функционалност може да ви помогне да автоматизирате процеса.

Подробности, как да използвате този нов инструмент, ще намерите в Месечно фактуриране

Справките за Храните, вече може да отчитат и допълнително начислените услуги. 

До момента, в справките за храните се включваха храните така, както са избрани в резервациите. В случаите, когато храната не е еднаква за целия период на резервацията, а гостът избира за кои дати да я плати и за кои не, това създаваше проблеми при обработката. За да я отчетат справките за хранене, освен че трябваше ръчно да се начисли услуга, беше необходимо в резервацията да бъде отбелязана и "Дата на различно изхранване".

Променихме това. Справките за храните вече отчитат и двата възможни източника - храните, зададени в резервациите и начисленията за храни.

• За храните, зададени в резервациите няма разлика от преди. Те се отчитат както и досега.
• Начисленията за храни се отчитат спрямо тяхната дата и количество. За да бъде разпознато едно начисление, като начисление за храна, е нужно следното:
  • В шаблоните за начисления, както и в самите начисления сме добавили две нови полета: "Изхранване" и "Изхранване на Дете". В първото изберете за кое хранене се отнася шаблона/начислението, а във второто, дали това е храна за дете или не. В зависимост от това, количествата на начисленията ще бъдат добавени към другите храни в справките, касаещи храненето, за датата съответстваща на дата на начислението.

Промяната дава по-голяма гъвкавост при продажбата на храните - например храните, които се предлагат като опционални, допълнителни услуги в Букинг енджина и Личния портал, ще бъдат автоматично включени както в планирането, така и в оперативните справки. А за гостите ще е още по-удобно, понеже могат сами да избират дните и количеството на тези услуги (храни). Максимална гъвкавост, без нужда от ръчна обработка!

ПОС - "Направи отворено" на сметка

Добавихме нова функция, която да ви улесни в случаите, когато след като приключите сметката на клиента, откриете, че има грешни артикули, количества или суми. До момента, трябваше да анулирате сметката и да въведете всичко наново в нова сметка. Освен, че е трудоемко и дава възможност за грешки, това издаваше нови бонове в кухнята, които също водеха до объркване. Ето как работи новата функция:

• Затворили сте сметката, но в нея има грешка в начисленията.
• Намерете сметката от "Приключени сметки" и я достъпете.
• Изберете функцията "Направи отворено" и попълнете причина.

• Избраната сметка ще бъде анулирана. Ако има активна фискализация, за старата сметка ще се издаде сторно фискален бон. Бонове за кухнята НЯМА да бъдат отпечатани. 
• Начисленията (артикулите) ще бъдат копирани в нова сметка. 
• Плащането от старата ще бъде трансферирано в новата.
• Новата сметка ше се отвори на екрана за редакция на начисленията (артикулите). Към новата сметка може да направите корекциите, които желаете - да добавите артикули или да премахнете редове. За добавените/премахнатите артикули ще се отпечата бон в кухнята.
• Ако има промяна в сумата за плащане,може да:
  • Добавите плащане;
  • Да анулирате старото и да добавите ново;
  • Да направите рефънд на плащането с кредитна карта и да направите ново плащане;
• Ако няма промяна в плащанията и желаете да затворите фолиото с текущото плащане, може да изберете "Получател / издай документ" -> типа на документа -> Издай.
• Ако има активна фискализация, за новата сметка ще се издаде нов фискален бон.

Подобрения

• Към системата добавихме функция, която изпраща на клиента имейл, с който го уведомяваме за направеното плащане с кредитна карта. Няма нужда от настройки от ваша страна. Имейли се изпращат на всички клиенти. Изключения от това правило са плащанията с ОТА карти.
• Фолиата - малка промяна, свързана с автоматичното изпращане на фолиото по имейл при затваряне. До момента имаше една настройка, която управляваше процеса по автоматично изпращане - шаблон за автоматичното изпращане. Това обаче създаваше проблеми за клиентите, които искаха да се изпращат имейли автоматично, но само от определени точки - чек-ин Киоска и Личния портал на госта. Новите настройки са две - едната е за това дали за да изпращат автоматични писма ВИНАГИ, а другата е за шаблон, който да се изпраща. Ако изберете само шаблон, имейлите няма да се изпращат винаги, а само от местата, които изискват изрично това - Чекин Киоска, Личния портал, Букинг енджина и Месечното фактуриране.
• Промяна в максималният период, за който можеше да се пускат статистическите справки. Променихме ограниченито така, че вече позволяваме да се пускат справките за период от 366 дни и да могат да покрият една календарна година.
• В Разширеното търсене добавихме нов филтър - Месечно фактуриране. Така може да получите списък с резервациите, маркирани за месечно фактуриране.
• Нова опция - "Заключване на плащанията в балансирани затворени фолиа" - Новата опция се включва от Всички настройки -> Документи -> Документи-други. Ако е включена, системата не позволява да добавяте, трансферирате или анулирате плащания, ако фолиото вече е балансирано. Изключение прави Рефънда на картови плащания, който е позволен. Може да използвате тази опция, за по-добра съвместимост с вашата счетоводна система или за по-добър контрол върху операциите с плащанията. 
• Екрана за Ново мероприятие - "Разпределено на потребител" вече се попълва автоматично с текущия потребител, така както беше в старият екран.
• Разширено търсене - Филтър по тарифа - Полето вече позволява филтриране на тарифите, което ви улеснява ако имате много тарифи. 
• Справка "Начисления по дни, месеци и години - обобщено" - вече е достъпна и в ПОС-а, през новия екран на справките.
• Google Ads Enhanced Conversion за Букинг енджина - За да може да функционира "Enhanced Conversion"-а, добавихме още един параметър за целите на тракинга - хеш на имейл адреса. "Хеш" означава, че имейл адресът се превръща в кодиран стринг и може да се ползва от други системи за нуждите на анализа, без да е видим самият имейл адрес. Името на новото поле е 'hashedGuestEmail' и стойността му е попълнена на последната стъпка на Букинг енджина, като кодираната стойност, отговаря на имейла на Основния гост или Контактното лице.
• Към новите търсачки на резервации (Пристигащи, Заминаващи, В хотела, Разширено търсене) добавихме масовата функция "Отвори фолиа в нов таб". Може да изберете до 10 резервации и да отворите техните фолиа на отделни табове в браузъра.

Отстранени конфликти

• Паузи в името на тарифния план предизвикваха ненужно преизчисляване на начисления.
• Оправихме мобилният изглед на някои от новите справки, чийто филтри бяха в две колони.
• В екрана на фолиото, датата на приключване отчиташе регионалните настройки и в определени случаи не беше вярна. Няма подобен проблем с разпечатките.
• Букинг енджина и Централния Букинг енджин, вече показват преведено името на хотела. Полето е старото: t_account_name. Намира се във Всички настройки ->Общи преводи -> "Други етикети/преводи : Акаунт".
• В новата справка "Начисления - проверка на доп. полета"- не работеше филтъра Категория приходи.
• Търсене по име на гост в Пристигащи/Заминаващи/В хотела (новите) работеше много бавно.
• Новото разширено търсене - оправихме подредбата при групиране по дата на пристигане, заминаване, създаване и редакция. 
• Търсенията на резервациите (новите) - коригирахме проблем, който не позволяваше да се отвори екрана за Ключ карти
• Търсенията на резервациите (новите) - отстранихме проблем, заради който в определени ситуации не работеше изпращането. 
• Екраните „Пристигащи“ и „Заминаващи“ (новите) – коригиран е проблем, при който при определени локални настройки списъците с резервации не се филтрираха правилно спрямо избраната дата.
• Туроператорски договори - Екрана допускаше празни базови цени и след това тарифата не можеше да сметне цената. Вече трябва да се попълни 0, ако това е казусът.

• Отстъпка-шаблон - не се показваха полета тип Numeric, ако за тях няма въведен списък от стойности.

• Room Cloud - мапинга на тарифите - при по-дълги имена на продуктите, таблицата не се събираше в екрана.