Le module spécialisé "Contrats avec les TO" vise à faciliter le calcul des prix dans les contrats avec les voyagistes. Chaque contrat est saisi dans le profil de la société à laquelle il se réfère. Ce module nécessite l’activation de l’extension "Bons d’échange" pour votree abonnement.
Le contrat comporte deux paramètres principaux : "Conditions" et "Tarifs". La première partie concerne les conditions tarifaires telles qu'elles apparaissent dans le contrat. La deuxième partie consiste à configurer la manière dont ces conditions peuvent être appliquées dans les réservations en tant que tarifs sélectionnables.
Création d'un contrat de tour-opérateur
Pour ajouter un contrat de tour-opérateur à une société spécifique, procédez comme suit :
- Ouvrez le profil de la société pour examen ;
- Naviguez jusqu'à la section « Contrats des tour-opérateurs » et sélectionnez le bouton « Ajouter » ;
- Cliquez sur la première section dans le coin supérieur gauche et saisissez les paramètres de base du contrat. Chaque contrat est associé à une seule entreprise (1), et les prix de ce contrat sont exprimés dans une seule devise (2). En outre, chaque contrat doit avoir un nom défini. Ces champs sont obligatoires.
- Taxe de séjour (3)- Pour chaque contrat, vous pouvez choisir d'ajouter ou non la taxe de séjour. Sélectionnez la valeur dans la section du nom du contrat. Les options possibles sont conformes aux paramètres standard:
- En tant que charge supplémentaire distincte pour chaque jour.
- Aucune charge supplémentaire : aucune charge distincte ne sera appliquée, mais un texte distinct sera visible dans les documents décrivant le montant de la taxe de séjour incluse.
Avant de procéder à la saisie des conditions tarifaires du contrat, vous devez configurer les paramètres suivants :
Types de chambres et pensions
Pour chaque contrat, vous devez spécifier les types de chambre et de pension qu'il inclut. Ici, vous pouvez définir les types de chambre et de pension selon la terminologie du tour-opérateur, telle qu'elle est écrite dans le contrat. En utilisant cette terminologie, vous bénéficiez des avantages suivants:
- Les services figurant sur la facture que vous fournissez au tour-opérateur reprendront la terminologie du contrat. L'interprétation par le tour-opérateur sera ainsi plus claire. Par exemple, au lieu d'avoir le nom PMS+ du type de chambre, vous pouvez avoir celui défini dans le contrat - par exemple DBSV. Il en va de même pour les repas (pensions).
- Selon une condition du contrat, vous pouvez loger dans différents types de chambres. Par exemple : dans le contrat, vous pouvez avoir un prix pour " Double ", que vous pouvez lier à plusieurs types de chambre différents - " Double Mer " et " Double Parc ".
Remplissez les types de chambres et les pensions dans la partie supérieure gauche du contrat.
Dans l'exemple ci-dessus, nous avons créé deux types de chambre - DBL et APP - et 3 pensions - RO, BB, HB.
Tous les noms sont définis comme ils sont indiqués dans le contrat réel.
Groupes d'âge
Si le contrat contient des prix différents pour les enfants, vous devez définir un ou plusieurs groupes d'âge. Par exemple : vous pouvez saisir deux groupes - "Enfants de moins de 2 ans" et "Enfants de moins de 12 ans". Utilisez un texte court mais clair pour le nom du groupe. Ce texte apparaîtra dans la description des frais s'il se rapporte à un enfant. Pour chaque groupe d'âge, vous devez indiquer l'âge maximum couvert. Pour un calcul correct des prix, vous devez indiquer l'âge des enfants dans chaque réservation.
Dans l'exemple ci-dessus, nous avons créé 2 groupes d'âge - Nourrissons avec un âge maximum de 2 ans et Enfant avec un âge maximum de 12 ans.
Saisons
Définissez les saisons pour lesquelles vous avez des prix de chambre différents. Donnez à chaque saison un nom court et ajoutez les périodes couvertes. Vous pouvez ajouter plusieurs périodes dans une même saison. Les périodes des saisons ne peuvent pas se chevaucher.
Dans l'exemple ci-dessus, nous avons créé 3 saisons - basse, moyenne et haute. Cependant, les saisons Basse et Moyenne couvrent chacune deux périodes différentes.
Codes d'activation
Les Codes d'activation vous permettent de déclencher des remises ou des charges supplémentaires, uniquement pour les réservations sélectionnées, qui, par exemple, font partie d'une promotion. Pour ce faire, il suffit de saisir le code d'activation correspondant dans la réservation. Dans cette section, vous devez définir tous les codes qui seront liés à des réductions ou des frais supplémentaires spécifiques. Définissez-les avec des noms courts et clairs :
- Cliquez sur l'icône du crayon pour ouvrir l'éditeur ;
- Introduisez le code et confirmez avec la touche « Entrée » du clavier ou cliquez sur le bouton à la fin de la ligne ;
- Ajoutez autant de codes que nécessaire et confirmez en cliquant sur le bouton « Sauvegarder ».
Notez que les Codes d'activation ne sont pas un élément obligatoire lors de la configuration d'un contrat de tour-opérateur et peuvent être ajoutés ultérieurement si nécessaire.