L'interface du gestionnaire de canaux dans Clock est conçue pour informer l'équipe de l'hôtel de chaque opération automatisée, ce qui lui permet de rester informée à tout moment.
Ces notifications sont créées sous forme de tâches à faire. Les utilisateurs chargés des opérations du Channel Manager doivent avoir accès au moins aux canaux de tâches suivantes (pour plus de détails, voir ici) :
- Réservations ;
- Channel Manager ;
Important : ces tâches doivent être vérifiées régulièrement. Une fois qu'une tâche a été vérifiée et traitée, elle doit être marquée comme terminée afin de maintenir la liste des tâches bien organisée.
Si vous avez des questions concernant une tâche à faire, veuillez contacter l'équipe d'assistance Clock.
Types de notifications
Nouvelle Réservation
Cette tâche avertit l'équipe de l'hôtel chaque fois qu'une nouvelle réservation est importée.
Actions recommandées :
- Vérifiez la réservation dans Clock et comparez les détails avec la réservation sur l'OTA.
- Si tout est correct, marquez la tâche comme terminée.
Dans certains cas, l'importation de la réservation peut échouer ou ne pas être traitée correctement. Si vous ne savez pas comment procéder, veuillez contacter l'assistance Clock.
Remarque : Il s'agit du seul type de tâche pouvant être désactivé, bien que cela ne soit pas recommandé.
Tâche « Réservation modifiée »
Cette tâche avertit l'équipe de l'hôtel chaque fois qu'une réservation existante est mise à jour sur l'OTA (par exemple, lorsqu'un client modifie les détails de la réservation).
Actions recommandées :
- Vérifiez la réservation mise à jour dans Clock et comparez-la avec les informations mises à jour dans l'OTA.
- Si la mise à jour est correcte, marquez la tâche comme terminée.
Un problème courant lié aux modifications de réservation survient lorsque :
- Une chambre a déjà été affectée à la réservation ;
- Les dates de réservation sont modifiées ;
- La chambre affectée n'est pas disponible pour les nouvelles dates.
Dans ce cas, l'équipe de l'hôtel doit décider de la marche à suivre : supprimer la chambre attribuée puis importer la modification OU rendre la chambre disponible pour les nouvelles dates puis importer la modification.
Tâche de réservation annulée
Cette tâche est créée lorsqu'une réservation est automatiquement annulée dans Clock à la suite d'une annulation reçue de l'OTA.
Actions recommandées :
- Vérifiez la réservation annulée.
- Si des frais d'annulation s'appliquent, facturez-les et émettez une facture.
- Si vous décidez de renoncer aux frais d'annulation, ceux-ci doivent être annulés.
Remarque : un problème courant lié aux annulations survient lorsque le message de réservation XML d'origine provenant de l'OTA est manquant dans Clock. Dans ce cas, le système ne peut pas trouver et annuler la réservation automatiquement.
Si la réservation a été créée manuellement, elle doit également être annulée manuellement.