Modification des PAX, des dates et impact sur la facturation

Modification des PAX

Pour illustrer le processus de modification du nombre de participants, considérons un exemple où, à l'origine, nous avions un événement avec 90 PAX par défaut, une salle de réunion et une activité de restauration avec 90 PAX.

Appuyez sur le bouton Modifier PAX (1) et sur l'écran suivant, indiquez le nouveau nombre de PAX. Le système répertorie toutes les activités et indique automatiquement le nouveau nombre de PAX pour chaque activité qui comptait 90 PAX à l'origine :

Par exemple, nous avons un événement avec 90 PAX par défaut, une salle de réunion et une activité de restauration avec 90 PAX par défaut.

Au cas où une activité particulière aurait un nombre de PAX différent des 90 par défaut, par exemple si l'activité de restauration n'est pas effectuée par tous les clients, le champ « Nouveau PAX » sera vide et vous pourrez soit le sauvegarder tel quel, soit saisir une nouvelle valeur :

Effet sur les frais

Lorsque vous modifiez le nombre de PAX, le système change automatiquement la quantité de frais qui correspondait au nombre de PAX d'origine. Dans notre exemple, tous les frais dont la quantité initiale était de 90 seront modifiés et passeront à 80.

Modification des dates d'événement ou d'activité

Modification des dates d'un événement

Pour modifier les dates d'un événement, utilisez le bouton Calendrier sur la page principale de l'événement.

Plusieurs options s'offrent à vous :

• Déplacer (1) - vous pouvez sélectionner un nouveau jour d'Arrivée pour l'événement. Le système mettra à jour toutes les activités et tous les frais relatifs au nouveau jour d'Arrivée.
• Prolonger la période (2) - le système ajoutera de nouveaux jours vides à l'Événement. Les activités et les frais existants ne sont pas affectés.
• Réduire la période (3) - le système réduira la période de l'événement et annulera les activités et les frais pour les dates annulées.
• Période uniquement (4) - vous pouvez mettre à jour la période de l'événement sans affecter les dates d'activités et de frais. Les dates du bloc de chambre sont ajustées car elles suivent toujours la période de l'événement.

Modification des dates par activités

Vous pouvez également modifier la date d'une activité particulière. Dans la section Activités, cliquez sur celle que vous souhaitez modifier. L'écran Modifier s'affiche et vous pouvez modifier la date.

Impact sur les frais

• Lorsque vous utilisez l'option 'Déplacer' pour l'Événement, le système modifiera la date des frais, par rapport à la nouvelle date d'arrivée.
• Lorsque vous utilisez l'option 'Réduire' pour l'Événement, le système annulera les frais enregistrés pour les dates qui sont supprimées.
• Lorsque l'on modifie la date d'une activité, le système ajuste les dates des frais enregistrés dans le cadre de l'activité.

Lorsque l'on modifie la période de l'événement ou les réservations de salles de réunion et de restauration liées, la date de service des frais dans les folios ouverts sera automatiquement modifiée en fonction de la nouvelle période.

• Frais de l'événement - frais affichés directement dans le folio de l'événement - un décalage de date en fonction de la période s'appliquera.

• Lorsque des frais sont enregistrés par le biais des réservations de salles de réunion et/ou de restauration, la date de service de tous les frais dans les folios ouverts sera modifiée conformément à la nouvelle date de début.