Il est extrêmement important de configurer correctement les tâches pour garantir l'automatisation souhaitée sans rencontrer de problèmes liés à des paiements "oubliés" ou à une surfacturation. Vous trouverez ci-dessous quelques tâches que nous avons identifiées comme étant les plus populaires, ainsi qu'une explication des configurations. Nous ajouterons progressivement d'autres exemples.
Important: la configuration des tâches est propre à chaque propriété et dépend fortement de vos paramètres et conditions générales dans le système - paramètres de la politique de garantie, paramètres des tarifs/forfaits, etc. Nous présentons ci-dessous quelques exemples de base pour vous donner un aperçu des possibilités qui s'offrent à vous. Nous vous recommandons vivement de nous contacter à l'adresse clockpms@clock-hs.com pour discuter de vos besoins, vérifier votre configuration globale et vous aider à créer la configuration de tâches la plus précise possible.
Débiter automatiquement une carte virtuelle Expedia à la date d'arrivée d'une réservation
Lorsque vous travaillez avec les cartes virtuelles Expedia, vous avez la particularité de ne pouvoir débiter ces cartes qu'à partir du jour d'arrivée de la réservation concernée. Une approche similaire est appliquée par d'autres OTA qui utilisent également des cartes virtuelles.
Cela ajoute un niveau de complexité car vous devez mettre en œuvre le chargement des cartes virtuelles dans vos opérations quotidiennes, ce qui nécessite une formation et comporte des risques d'erreurs - chargement manqué, chargement de montants erronés, etc.
Avec l'Autopilote de paiement, vous pouvez créer une tâche qui débitera automatiquement ces cartes et vous n'aurez plus à vous soucier de ces étapes.
Voici une tâche que nous avons créé pour gérer cette opération et vous pouvez trouver des explications ci-dessous:
Nous avons configuré:
- (1) - La tâche à effectuer 0 heures Jusqu'à l'arrivée de la réservation, ce qui signifie qu'elle sera traitée le jour de l'arrivée.
- (2) - Nous avons indiqué que seules les réservations OTA (telles que créées via le gestionnaire de canaux) seront traitées.
- (3) - Nous avons indiqué que parmi ces réservations OTA, seules celles auxquelles Expedia est rattachée en tant qu'agence seront traitées.
- (4) - Nous avons indiqué qu'un paiement devait être effectué et qu'il fallait utiliser l'OTA (carte virtuelle).
- (5) - Nous avons indiqué de débiter le solde du folio.
- (6) - Nous avons indiqué que si le paiement est réussi, le folio sera clôturé avec " facture " et une tâche A Faire sera créée pour nous en informer.
- (7) - Si le paiement échoue, une tâche A Faire sera créée pour nous en informer.
Masquer les folios des réservations avec des cartes virtuelles OTA depuis le portail MyBooking
Les OTA qui collectent le paiement pour vous et envoient une carte virtuelle ont également tendance à envoyer ces réservations avec un prix qui a déjà été déduit de leur commission. Cela signifie que les frais dans le Folio seront ceux envoyés par l'OTA, et non ce que le client a réellement payé à l'OTA - par exemple, s'il a payé 1000 EUR à l'OTA, l'OTA nous envoie un prix de 850 EUR (leur commission déduite). Comme les clients ont accès à leurs folios dans le portail MyBooking, ils peuvent voir ce folio et commencer à se demander quel est ce prix, pourquoi il est inférieur à ce qu'ils ont réellement payé et pourquoi cette facture existe puisqu'ils ont déjà payé.
En utilisant l'autopilote de paiement, vous pouvez créer une tâche qui masquera les folios de ces réservations après leur création, éliminant ainsi toute confusion potentielle.
Nous avons configuré:
- (1) - La tâche à exécuter 0 heure après la création de la réservation.
- (2) - Pour traiter les réservations OTA et, qui plus est, les réservations OTA qui ne comportent qu'une carte OTA (virtuelle).
- (3) - La tâche consistant à effectuer uniquement l'action " En cas de succès " - il n'y aura pas de paiement/pré-autorisation impliqué.
- (4) - L'action "En cas de succès" qui sera exécutée consiste à masquer le folio dans le portail MyBooking.
Facturation du solde d'un dépôt
Avec cet exemple, nous voulons montrer comment vous pouvez automatiser la facturation du reste d'une réservation avant l'arrivée.
Dans ce cas, nous avons une politique de garantie "Flexible 50%" qui exige un prépaiement de 50% au moment de la réservation et le reste sera facturé un jour avant l'arrivée. L'objectif de la tâche est de facturer automatiquement le solde.
Nous avons configuré:
- (1) - La tâche à effectuer 24 heures avant l'arrivée de la réservation.
- (2) La tâche pour traiter uniquement les réservations avec la politique de garantie 'Flexible 50%'.
- (3) - La tâche à effectuer pour traiter le paiement et utiliser la carte du client dans la réservation.
- (4) - La tâche consistant à débiter le solde du folio. Étant donné que 50 % ont déjà été payés au moment de la réservation, le solde du folio correspondra aux 50 % restants. Veuillez noter que si, entre le moment de la réservation et 1 jour avant l'arrivée, le client a ajouté des services supplémentaires via le portail MyBooking, ils seront également facturés puisqu'ils feront partie du solde du folio. En fonction de votre configuration, cela peut être évité (si nécessaire).
- (5) - Si la facturation est réussie, la tâche enverra un e-mail créé dans le Guest Mailer pour informer le client de la réussite de la transaction et une tâche A Faire sera créée pour nous en informer.
- (6) - Si la facturation échoue, la tâche enverra un e-mail créé dans le Guest mailer pour informer le client de l'échec de la transaction et lui demander de régler le problème - soit vous contacter, soit aller sur le portail MyBooking et payer le reste. Le statut de la réservation sera également modifié en "Non garanti" et une tâche sera créée pour nous informer de l'échec de la transaction.
Facturer automatiquement des frais d'annulation
Un autre processus qui peut être automatisé à l'aide du pilote automatique de paiement consiste à facturer automatiquement des frais d'annulation.
Dans l'exemple ci-dessous, notre politique d'annulation stipule qu'en cas d'annulation, les frais seront annulés et des frais d'annulation d'un montant d'une nuit seront facturés. La tâche facturera automatiquement cette nuit.
Nous avons configuré:
- (1) - La tâche à exécuter 2 heures après qu'une réservation est marquée comme annulée/No show.
- (2) - La tâche à traiter uniquement pour les réservations avec une politique de garantie Flexible et qui ne sont PAS des réservations OTA (en raison des particularités des politiques d'annulation des OTA).
- (3) - La tâche de prendre le paiement et d'utiliser la carte du client dans la réservation.
- (4) - La tâche de facturer 100 % des frais dans le folio sous le groupe de revenus " Frais d'annulation ".
- (5) - En cas de succès, la tâche enverra un e-mail de notification au client, fermera le folio et émettra une facture et créera une tâche A Faire pour nous notifier.
- (6) - En cas d'échec, la tâche enverra un e-mail de notification au client concernant l'échec de la transaction et le fait qu'il doit payer des frais d'annulation et créera une tâche A Faire pour nous en informer.