Après nous être familiarisés avec les principaux détails des folio, nous allons maintenant examiner le type le plus couramment utilisé - un folio standard. Vous comprendrez comment créer un folio et quel est le moyen le plus simple de le trouver.
Folio de réservation
Lors de la création de chaque réservation, un folio standard est automatiquement créé pour celle-ci, où les services du tarif sélectionné dans la réservation sont affichés. Le folio est ouvert et vous pouvez y inscrire des services et des paiements supplémentaires. Si, à un moment donné, le folio est fermé, un nouveau folio standard peut être ouvert, si nécessaire. Cela peut se produire automatiquement ou manuellement:
- Automatiquement - le système ouvre toujours un folio, si les frais doivent être reflétés dans la réservation, mais tous ses folios sont fermés ou annulés à ce moment.
- Manuellement - vous pouvez ajouter manuellement un nouveau folio à une réservation à tout moment. Il suffit de trouver la réservation et de l'ouvrir. Allez dans la section " Tarif et folios " et sélectionnez le bouton " Ajouter un folio " (1). Le folio sera créé et ajouté à la liste des autres folios de réservation.
Section " Tarif et folios "
Dans cette section, outre la possibilité d'ajouter de nouveaux folios, vous pouvez également trouver tous les folios de réservation, quel que soit leur statut. Dans la ligne de chaque folio, nous avons des informations sur le montant des services affichés et le solde du folio. Au bout de la ligne, vous trouverez des boutons rapides pour enregistrer de nouveaux frais (2), paiements (3) et initier des transactions par carte (4) si vous utilisez un processeur de paiement dans le folio, ainsi qu'un bouton pour fermer directement le folio à partir d'ici (6). Grâce au bouton "Ouvrir" (5), vous ouvrez le folio pour le consulter, où toutes les autres opérations du folio sont disponibles.
Folio Société
Les folios Société sont créés en relation avec le Folio de la Société. Ils sont généralement conçus pour résumer les services d'hébergement dans les réservations d'une entreprise. Comme les folios de réservation, ils peuvent être créés automatiquement ou manuellement. En raison de l'objectif spécifique de chacun de ces folio, ces folios sont le plus souvent créés manuellement. Voici comment ajouter un folio Société:
- Trouvez une société et ouvrez-la pour la consulter, en utilisant le menu de navigation Société->Recherche d'entreprise;
- Allez dans la section Folios->Ouvrir des folios;
- Utilisez le bouton "Ajouter un folio" (7) pour ajouter un nouveau folio standard. Le système crée le folio et l'ouvre pour édition, afin que vous puissiez commencer à travailler avec lui immédiatement.
Section Folios
Cette section est divisée en groupes en fonction du type de folio. Outre la possibilité de créer de nouveaux folios, vous trouverez ici une liste de tous les folios ouverts afin d'y accéder et de les utiliser. Vous trouverez plus de détails sur les folios sociétés en cliquant sur le bouton "Tous les folios et détails" (8). Pour plus d'informations sur les folios Sociétés, voir ICI.
Folio d'événements
Les événements sont un élément séparé dans Clock PMS+, pour lequel vous pouvez créer des folios associés. Comme les deux types précédents, ils peuvent être créés automatiquement et manuellement. Voici comment ajouter un nouveau folio d'événement standard:
- Trouvez l'événement et ouvrez-le pour le consulter. Le moyen le plus simple de le faire est de sélectionner Événement->Recherche-événement dans le menu de navigation;
- Accédez à la section " Folios ". Pour créer un folio standard, utilisez le bouton "Nouveau folio" (10);
- Le folio sera créé et ajouté à une liste.
Section Folios
Outre la possibilité d'ajouter de nouveaux folios d'événements, c'est ici que vous pouvez trouver et accéder à tous ses folios pour les modifier. Dans la ligne de chaque folio, vous avez des informations sur le montant des services facturés et le solde du folio. À la fin de la ligne, vous trouverez des boutons rapides pour enregistrer de nouveaux frais (13), paiements (11) et initier des transactions par carte (12) si vous utilisez un processeur de paiement dans le folio, ainsi que le bouton Fermer (14) pour fermer le folio. Pour ouvrir le folio, il suffit de cliquer dessus.
Folios de non-résidents
Les folios non-résidents sont créés uniquement manuellement. Utilisez-les dans les cas où vous devez facturer des services et émettre un document à une personne qui n'est pas un client de l'hôtel et qui n'entre dans aucune des catégories déjà examinées. Pour ajouter un folio:
- Dans le menu de navigation, sélectionnez Autres fonctionnalités->Folios de non-résidents;
- Utilisez le bouton "Ajouter un folio" (15) pour créer un nouveau folio standard;
- Le système créera un nouveau folio et l'ouvrira pour examen, afin que vous puissiez commencer à travailler avec lui immédiatement.
Sur cet écran, vous trouverez une liste des folios de non-résidents ouverts.
Recherche rapide de folio
Vous savez déjà que l'une des façons rapides de trouver un folio donné est d'accéder à l'élément connexe pour lequel le folio a été créé et de consulter la liste de ses folios. Nous avons développé des instruments vous permettant de trouver un folio donné dans le système, indépendamment de son type et de son statut. Il suffit de connaître l'un de ses attributs: numéro de folio, numéro de document (s'il a été émis) ou les données de son destinataire. Suivez les étapes suivantes:
- Dans le menu de navigation, sélectionnez Autres fonctionnalités->Recherche rapide de folio;
- Saisissez les critères de recherche et utilisez l'icône de la loupe (16) pour lancer la recherche;
- Si la recherche est fructueuse, vous verrez apparaître un lien vers le folio pour y accéder.
