Dans cet article, nous vous présentons les différents écrans opérationnels de Housekeeping que vous pouvez utiliser.
Rapport Housekeeping
Le rapport Housekeeping est l'outil principal pour obtenir des informations sur les tâches à effectuer et leur localisation, en se basant sur les tâches générées pour la journée, y compris celles restant à faire des jours précédents.
L'un des principaux avantages d'une solution Cloud comme Clock PMS+ est le fait que votre personnel d'étage peut accéder et utiliser ce rapport pour voir les tâches de le journée et éventuellement changer les statuts, ajouter des commentaires et plus encore. Si vous n'êtes pas en mesure de donner accès au système à votre personnel d'étage, vous pouvez imprimer le rapport et le distribuer à votre équipe. Pour accéder au rapport et le générer, accédez au menu Housekeeping Assistant -> Rapport Housekeeping. Vous verrez ce qui suit:
- (1) - le numéro et le type de chambre, le secteur et le statut HS
- (2)- ajouter une nouvelle tâche ou un statut supplémentaire. Plusieurs statuts différents possibles pour la même chambre. Dans l'exemple, la chambre 102 a deux statuts distincts et individuels avec des tâches. Ces deux statuts doivent être traités chacun séparément.
- Sale - généré par le schéma d'activité habituel avec ses activités respectives.
- Inspecter - ajouté par la réception avec le texte correspondant car le client leur a signalé un problème
- (3) - activités liées à la tâche et à la personne en charge.
- (4) - pour modifier la tâche en question - terminer, modifier, etc.
- (5) - pour voir les arrivées, départs, réservations prévues.
Suivi en direct des activités Housekeeping
Alors que le rapport Housekeeping est un outil conçu pour être principalement utilisé par les femmes de chambre, le suivi en direct des activités Housekeeping est un outil utile, à la fois pour le personnel d'étage et pour lea réception. Pour accéder au suivi en direct, naviguez vers le menu Housekeeping Assistant -> Housekeeping Suivi en direct.
Avant d'ouvrir l'écran, vous pouvez sélectionner :
- indication sonore (1) doit-elle être activée lorsque des changements sont apportés au statut Housekeeping des chambres
- si les chambres doivent être regroupées par secteur Housekeeping (2) ou si seules les chambres d'un secteur particulier doivent être affichées (3)
L'objectif de cet écran est de fournir des informations en temps réel sur les changements concernant le Housekeeping. Veuillez noter que cet écran est particulièrement utile lorsque vous donnez accès à l'application Housekeeper App à votre personnel d'étage et que ce dernier effectue des changements au cours de leur travail - en marquant le nettoyage d'une chambre comme étant "en cours", en marquant une chambre comme étant propre et terminée, etc.
Comme vous pouvez le voir dans l'image ci-dessus, les statuts et les couleurs des chambres changent en temps réel.
- L'intensité de la couleur verte d'une chambre indique à quel point le changement est récent - plus le vert est foncé, plus le changement est récent.
- Le bouton situé dans le coin supérieur droit de l'écran vous permet d'afficher tous les changements survenus depuis le dernier démarrage du moniteur, avec l'heure, la chambre et son nouvel état. De cette façon, même si vous manquez l'indication sonore, vous pouvez consulter ultérieurement tout ce qui s'est passé pendant le laps de temps que vous avez manqué.
En donnant accès à votre personnel d'étage au système et en utilisant le suivi en temps réel à la réception, vous éliminez l'ancienne méthode de communication entre le service d’étage et la réception - plus de talkie-walkie, d'appels téléphoniques ou de passage du superviseur toutes les heures pour vous informer des chambres nouvellement nettoyées. Toute la communication entre ces deux départements peut se faire à travers Clock PMS+ et en temps réel.
Astuce: Nous recommandons d'épingler l'onglet Moniteur sur votre navigateur. De cette façon, il sera toujours ouvert, mais ne gênera pas trop le personnel de la réception. De plus, pour utiliser pleinement l'option d'indication sonore, le moniteur doit être ouvert.
Prévisions Housekeeping
Lors de la configuration du module Housekeeping, vous avez peut-être appliqué des "crédits" aux différentes activités et schémas d'activités et, en outre, vous avez défini des crédits par défaut pour chaque femme/valet de chambre. C'est dans les prévisions Housekeeping que ces crédits sont principalement utilisés - en fonction de la configuration et du travail à effectuer, vous obtiendrez une prévision du nombre de femmes/valets de chambre dont vous aurez besoin. Vous pouvez accéder aux prévisions à partir du menu Rapports -> Prévision Housekeeping.
- Lorsque vous générez le rapport prévisionnel, vous pourrez visualiser les activités à réaliser quotidiennement, les schémas d'activités prévus, le total des crédits nécessaires et le nombre estimé de personnes requises pour chaque jour de la période concernée.
- Grâce à l'option de regroupement par secteurs Housekeeping, vous pouvez connaître la charge de travail de chaque secteur pour une période donnée et planifier à la fois le personnel et les stocks pour ce secteur - draps, détergents, consommables, etc.
En utilisant les prévisions, vous pouvez planifier votre personnel avec précision et éviter d'avoir trop ou pas assez de personnel pour les tâches à accomplir.
Archives des tâches Housekeeping
Le rapport "Archives des tâches Housekeeping" vous permet de consulter la liste des tâches terminées pour une période donnée. En utilisant les filtres de chambre ou de personnel d'étage, vous pouvez par exemple, facilement suivre toutes les personnes qui sont entrées dans une certaine chambre. Vous pouvez accéder au rapport en allant dans le menu Rapports-> Archives des tâches Housekeeping.