Les frais dans Clock PMS+ reflètent tous les biens et services utilisés par les clients. Un contrôle opportun des frais garantira l'exactitude des rapports sur les revenus et l'émission ultérieure des documents correspondants.
Droits de l'utilisateur
Pour gérer les opérations de facturation, vous disposez des droits d'utilisateur suivants :
- Frais : Créer - permet aux utilisateurs d'enregistrer des frais dans des folios et de corriger la date d'un frais existant ;
- Frais : Modifier et annuler - permet de modifier le prix, la devise et la quantité des frais enregistrés. Permet également d'annuler des frais existants ;
- Frais : Modifier le texte d'impression - permet de modifier uniquement le texte d'impression ;
- Frais - Enregistrement personnalisé des frais - permet d'enregistrer des frais sans utiliser de modèle prédéfini. Permet de modifier tous les autres champs des frais existants qui ne sont pas contrôlés par les deux droits ci-dessus ;
- Frais : Transfert - permet de transférer de frais entre différents folios.
Diverses opérations avec les réservations et les folios exigent que les utilisateurs aient des droits de traitement des frais. Pour plus d'informations sur ces opérations et les droits d'utilisateur nécessaires, voir Droits des utilisateurs pour les opérations de réservation et Droits des utilisateurs pour les opérations de folio et de frais.
Rapports de contrôle
Suivi des modifications des frais
Clock PMS+ conserve un historique de toutes les modifications importantes apportées aux frais - prix, quantité, devise, etc. Vous pouvez suivre toutes les modifications apportées à un frais spécifique, les changements au sein d'un folio donné ou l'ensemble des opérations de facturation dans le système pour une date ou une période spécifique. Vous trouverez des informations détaillées à ce sujet dans l'article Contrôle des frais.
Vérification des frais valables par chambre
Pour examiner rapidement les différents types de services facturés aux réservations, nous avons créé le rapport « Frais par chambre ». Utilisez-le pour vérifier les frais quotidiens dans chaque chambre.
Vous disposez des filtres suivants :
- Date (1) - sélectionnez la date pour laquelle vous souhaitez suivre les frais enregistrés ;
- Groupes de revenus (sélection rapide) -des filtres prédéfinis sont disponibles :
- Chambres, Forfaits, Taxe (2) - affiche tous les frais relevant des groupes de revenus : Chambres, Forfaits et Taxe de séjour ;
- Extra, Restauration, Autres (3) - comprend tous les frais des groupes de revenus : Services supplémentaires, Restauration et Autres ;
- Autre (4) - permet d'afficher les frais de tous les groupes de revenus ou de sélectionner un groupe de revenus et une catégorie spécifiques, par exemple, catégorie - « Restauration », groupe - « Minibar » ;
Les deux cases à cocher situées sous les filtres vous permettent d'étendre le rapport en incluant des informations sur les noms des clients (5) et les chambres sans frais (6) pour la date sélectionnée.
Frais non facturés
Vous pouvez obtenir des informations sur les frais non facturés à partir des rapports suivants :
Rapport sur l'ancienneté des frais en Folio ouvert
Ce rapport permet de suivre les frais non facturés en fonction de leur ancienneté. L'âge des frais est calculé comme la différence entre la date actuelle et la date du service. Grâce aux filtres, vous pouvez facilement trouver, par exemple, tous les folios contenant des services de plus de 30 jours. Voici comment les utiliser :
- Age de facturation le plus ancien/Age de facturation le plus récent (7) - utilisez l'un des filtres ou les deux en combinaison pour définir l'âge minimum de facturation ;
- Type de payeur (8) - génère des listes distinctes de folios en fonction de leur type de payeur - Réservations, Sociétés ou Événements ;
- Société (9) - filtrer les folios en fonction d'une société spécifique ;
Rapport sur les folios ouverts
Ce rapport fournit le montant total des frais les folios ouverts, avec la possibilité de suivre les folios séparément pour les sociétés, les événements et les réservations. Par exemple, il permet d'identifier rapidement s'il existe des frais non facturés valides dans les folios des réservations annulées ou dont le départ a été effectué.
