Le folio de groupe est un folio similaire à tous les autres, à la seule différence qu'il contient des charges de sources très diverses et reliées par un dénominateur commun, comme les charges de toutes les réservations d'une entreprise pour le mois précédent ou toutes les charges liées à un événement, etc.
Le grand nombre de charges dans le folio peut mener à des difficultés lors de la préparation de la facturation. Grâce à Clock PMS+, vous n'aurez pas de tels soucis puisque le système reconnaît les folios de groupe. Lorsque vous ouvrez un tel folio, les données relatives aux charges sont affichées dans une vue compacte, sans perte de temps à afficher les détails de toutes les charges du folio.
Section des charges - vue compacte
La vue compacte est automatiquement activée en cas d'utilisation de folios de groupe importants. Elle vous permet de vous familiariser rapidement avec le contenu du folio et de rechercher les charges que vous aimeriez traiter.
À la place des informations détaillées sur les charges, la vue compacte vous montre des informations sur leurs sources.
- Pour retrouver une charge donnée, vous devrez d'abord retrouver sa source. Pour ce faire, nous avons ajouté un filtre Source en haut de l'écran. Si la source est une réservation, vous pouvez effectuer une recherche par le numéro de la réservation et le numéro de référence, la date d'arrivée, le nom des clients, etc - toutes les informations que vous voyez dans la ligne de résumé.
- Une fois la source identifiée, vous pouvez ajouter la charge en cliquant sur le bouton "+" au début de la ligne. Au besoin, vous disposez également d'un lien rapide vers la réservation correspondante (source).
- Vous pouvez également utiliser des filtres de charges supplémentaires pour accélérer la recherche au sein d'une source, le cas échéant. Pour plus d'informations sur les filtres de l’écran des charges, voir Filtre de charges.
Traitement des charges provenant de plusieurs sources
Comme vous le savez, vous devez d'abord sélectionner les charges, afin de pouvoir leur appliquer certaines fonctions. La sélection doit se faire au sein d'une même source. Voici comment procéder si vous devez appliquer une fonction à des charges provenant de plusieurs sources :
- Utilisez le filtre Source pour retrouver chacune des sources ;
- Ouvrez les charges de la source spécifique et sélectionnez les services auxquels vous souhaitez appliquer la fonction;
- Répétez les étapes pour le reste des sources et une fois que vous aurez sélectionné toutes les charges, appliquez la fonction correspondante.
Remarque : Vous pouvez facilement passer du mode compact au mode détaillé de l’écran et combiner différents filtres ; la sélection de charges choisie ne sera pas supprimée tant que vous n'aurez pas appliqué la fonction correspondante.
