Fonctions " Répartition par société " et " Répartition par agence "
Afin de mieux organiser les comptes débiteurs des tour-opérateurs, des agences et des sociétés, nous avons créé un type spécial de transfert à partir des réservations - "Répartition par société" et "Répartition par agence". Contrairement à la fonctionnalité "Transfert vers le folio par défaut de la société ou de l'agence" qui transfère les charges vers un seul folio de la société ou de l'agence, ce type de transfert vous permet de mieux contrôler l'endroit où les charges sont transférées. Cette approche permet de conserver les charges le plus longtemps possible dans l'enregistrement, où elles peuvent être facilement trouvées et contrôlées.
Le transfert lui-même est effectué automatiquement lors du Check-out de la réservation. Pour une plus grande flexibilité, vous avez également la possibilité d'initier manuellement le transfert avant que les réservations ne soient marquées comme étant parties.
Comment ça marche?
- Lorsque vous créez les réservations, vous pouvez sélectionner un profil de société et l'une des options "Répartition par agence" ou "Répartition par société" (1) (en fonction du rôle de la société dans la réservation). Après avoir enregistré la réservation, deux folios seront créés - un pour l'agence/la société avec les charges tarifaires et un second folio pour les charges de la réservation elle-même.
- Créez des folios dans le profil de la société en fonction de la manière dont vous allez facturer les réservations, par exemple par Arrivées, Promotions, Marchés, etc,
- Dans le champ "Checkout du folio de transfert" de la réservation (2), vous pouvez choisir parmi tous les folios ouverts de la société/l'agence sélectionnés dans la réservation, à l'exception des folios de dépôt et de correction. Vous devez sélectionner ici le folio vers lequel les charges des réservations doivent être transférées après le checkout.
- Pour sélectionner une valeur de champ pour plusieurs réservations, utilisez la recherche avancée de réservation. Trouvez les réservations et sélectionnez celles vers lesquelles vous souhaitez transférer leurs charges sur l'ensemble des folios de la société. Utilisez la fonction de mise à jour en bloc pour définir le Folio de transfert pour les réservations sélectionnées, bouton Folio->Check-out du folio de transfert. Par défaut, la liste proposera la première société sélectionnée dans la réservation à partir du haut de la liste.
- Lors du checkout, si le Check-out du folio de transfert est activé pour la réservation, le système transférera les charges de tous les folios de la réservation dont le destinataire est le même que celui du folio de Checkout. Les folios de réservation ne seront PAS transférés, ils doivent être payés à la réception.
- Si vous souhaitez lancer le transfert avant le checkout de la réservation, vous pouvez le faire à partir de la recherche avancée. Sélectionnez les réservations pour lesquelles vous souhaitez exécuter le transfert et sélectionnez la fonction Folios->Transférer vers le folio de check-out maintenant.
Spécificités:
- Si, après avoir créé une réservation, vous sélectionnez l'option "Répartition par Société" ou "Répartition par Agence", les charges ne seront PAS automatiquement transférées et vous verrez un message "Les charges existantes ne seront PAS automatiquement transférées". Cependant, l'option sera prise en compte pour les nouvelles charges - par exemple lors de la modification du séjour de la réservation.
- Si des paiements figurent dans le Folio de l'agence/de la société dans la réservation, le transfert de charges ne sera pas autorisé. Supprimez les paiements avant de procéder au checkout de la réservation;
- Seules les charges des folios ouverts seront transférées;
- Une fois laissé vide, l'ancien folio est annulé;