En règle générale, dans Clock PMS+, nous créons une seule réservation pour une chambre, à laquelle nous ajoutons tous les clients enregistrés dans cette chambre. Cependant, en pratique, il arrive qu'il soit nécessaire de créer des réservations individuelles pour les clients partageant la même chambre, par exemple lors de l'organisation de forums professionnels où chaque Client prend en charge sa nuitée, ou parce que les clients occupant la chambre doivent être facturés séparément en raison de contrats d'entreprise, ou tout simplement parce qu'ils arrivent et/ou repartent à des dates différentes.
Voici comment aborder cette situation :
Partage de chambre
Tout d'abord, créez une réservation pour chacun des clients avec les paramètres spécifiques à chaque réservation. Pour regrouper les réservations, vous pouvez les lier à un numéro de référence commun qui vous permettra de les retrouver. Toutefois, cela n'indique pas au système que les Clients des deux réservations partageront une seule et même chambre.
Pour préciser que les réservations seront consignées dans une seule et même chambre, il est nécessaire d'attribuer une seule et même chambre. À défaut, le système considérera que chaque réservation est attribuée à une chambre individuelle. Voici comment procéder :
- Attribuez un numéro de chambre pour la première réservation ;
- Ouvrez la réservation suivante pour la modifier et sélectionnez le même numéro de chambre dans la liste de la "Chambre d'arrivée". Sauvegarder ;
- Un message d'avertissement s'affiche à l'écran, indiquant que la chambre a déjà été occupée par une autre réservation. Vous verrez une liste du reste des réservations attribuées à cette chambre. Pour confirmer, cliquez sur le bouton "Continuer".
Répétez les étapes pour toutes les réservations que vous souhaitez attribuer à la même chambre. Dans les renseignements de chaque réservation, vous verrez des informations sur le partage de chambre ainsi que les renseignements sur le reste des réservations.
Dans le Planning des chambres, les réservations sont affichées avec des périodes qui se chevauchent.
Important: L'option d'attribution de plusieurs réservations à une salle est contrôlée par le droit d'utilisateur du PMS : Chambre.
Prix de la chambre partagée
En cas de partage d'une chambre, vous devez savoir que le prix de chacune des réservations sera calculé individuellement conformément aux conditions de son tarif. Pour le calcul du prix, les clients des autres réservations partageant la chambre ne sont pas pris en compte. Si la somme de toutes les réservations ne correspond pas au prix de la chambre, utilisez l'option de prix manuel et définissez le prix approprié pour chaque réservation.