Organiser des projets complexes devient beaucoup plus simple avec la fonctionnalité "Plans d'Action To-Do". Prenons l'exemple de l'organisation d'un mariage. Vous pouvez créer un plan d'action détaillé qui comprend toutes les tâches à effectuer, comme la réservation du lieu, l'envoi des invitations, la coordination du traiteur, et bien plus encore. Chaque tâche peut être programmée à une date précise relative à l'événement, par exemple, l'envoi des invitations deux mois avant le mariage ou la confirmation du menu un mois avant. Cela vous permet de vous assurer qu'aucun détail ne sera négligé.
Configuration
Pour configurer les plans d'action des tâches à faire :
- Allez dans Paramètres -> MICE -> Tâches - Plans d'action et ajoutez un nouveau plan.
- Remplissez les champs nécessaires pour créer votre tâche à faire.
- Si vous assignez un utilisateur spécifique dans le champ Utilisateur assigné, cette tâche sera toujours attribuée à cette personne. Si vous laissez ce champ vide, vous pourrez choisir l'utilisateur lors de l'utilisation du plan. Ainsi, certaines tâches peuvent être attribuées à des utilisateurs spécifiques, tandis que d'autres pourront être assignées selon vos besoins au moment de l'utilisation.
- La date de la tâche à faire est relative et peut être basée sur deux options : Date de création ou Date d'arrivée.
- Dans le champ Offset Days, indiquez le nombre de jours avant ou après la date relative à laquelle la tâche doit être créée. Par exemple, pour une tâche "7 jours après la création de l'événement", inscrivez "7". Pour une tâche "30 jours avant l'arrivée de l'événement", inscrivez "-30" (un nombre négatif pour indiquer avant l'arrivée).
Utilisation
Pour ajouter un plan d'action de tâche à faire à un événement :
- Ouvrez l'événement et dans la section Tâches à faire, cliquez sur le bouton Plan d'action.
- Recherchez et sélectionnez le plan que vous souhaitez appliquer.
- Les dates de création et d'arrivée de l'événement seront automatiquement renseignées. Vous pouvez les modifier si nécessaire, ce qui ajustera les tâches en conséquence.
- Vous avez la possibilité de désigner un utilisateur pour les tâches qui n’ont pas encore d’affectation.
- Enregistrez vos modifications. Les tâches associées au plan d'action seront ajoutées à l'événement avec les dates et les utilisateurs appropriés. Vous pouvez répéter ce processus pour ajouter plusieurs plans à un même événement.
